Blogserie: Zes Common Sense tips voor managers

Pakjesavond nadert weer. Heb je wel eens nagedacht over de agility van deorganisatie van Sinterklaas en zijn geweldige vaardigheden om leiding te kunnen geven aan deze grote zelforganiserende onderneming? Deze CEO gaat terug naar de oorsprong van de organisatie: bijdragen aan de collectieve waarde die het plezier van kinderen centraal stelt.
Sinterklaas richt zijn organisatie maximaal in op het leveren van cadeautjes die voor de kinderen het meest waardevol zijn, binnen een vooraf bepaalde prijsklasse. Ieder jaar verzamelt en prioriteert hij de verlanglijstjes van alle kinderen – zo creëert hij de voorwaarden om zo goed mogelijk invulling te geven aan elke kinderwens. Sinterklaas weet als geen ander wat daarbij de kracht is van zelforganiserende Pieten, sympathisanten en stakeholders die prima in staat zijn om invulling te geven aan de keuze, aanschaf en levering van de cadeaus.

Hoe doet die man dat? Zes tips uit het Common Sense Management Framework.

Tip 1: Geef een duidelijke gemeenschappelijke richting aan
Iedereen weet dat de Sint met vaste rituelen en duidelijke verwachtingen aangeeft wat de bedoeling is van het vieren van zijn verjaardag: kinderen blij maken. De Pieten hoeven daar geen opdracht voor te krijgen, ze gaan er vanuit zichzelf mee aan de slag.

Het advies van Sint: ook in jouw organisatie zijn een doel, visie of missie nodig voor wat jouw Pieten doen. Zij hebben wederzijds ingestemd met deze gemeenschappelijke focus en zijn prima in staat om zelfstandig passende afspraken te maken en na te komen, zodat de gevraagde klantwaarde wordt geleverd. Het is niet nodig om de Pieten te motiveren om er een dolle boel van te maken, plezier te hebben en te experimenteren. Die motivatie ontwikkelen ze helemaal zelf binnen de gemeenschappelijke richting die Sint aangeeft. O

Tip 2: Geduld en nog eens geduld
Sint weet als geen ander dat het hebben van een gemeenschappelijk doel niet betekent dat de realisatie daarvan vanzelf gaat. Zelforganisatie ontwikkelt zich letterlijk met vallen en opstaan en het duurt vaak even voordat alle Pieten begrijpen wat de bedoeling is. Bovendien moet de organisatie in kunnen spelen op onverwachte situaties en het chaotische verloop van de samenwerking doordat de Pieten zichzelf verliezen in het experimenteren. De Sint benoemt daarom regelmatig en met geduld dat het enige bestaansrecht bestaat uit het kunnen leveren van klantwaarde. Sint doet dit standvastig en verstandig.

Het advies van Sint: richt je aandacht op het teamwerk, de participatie van je Pieten en de communicatie met hen om een beter team en samenwerking te krijgen. Het is de taak van de Sint dat de Pieten de doelen kennen en hier naar kunnen handelen. Natuurlijk merk je dat niet bij alle Pieten het doel goed landt in hun werkresultaten. Dat vraagt van jou een onderzoekende en inhoudelijk kritische houding.

Tip 3: Creëer vrijheid en autonomie
De eigenaardigheid van Pieten is dat ze altijd doen waar ze zelf zin in hebben en voornamelijk geïnteresseerd zijn in het maken van plezier. Ze hebben eigen belangen, streven eigen doelen na en ontwikkelen zich van niet zulke slimme helpers en het schrikbeeld van kinderen tot medewerkers met unieke talenten en kindervrienden. De Sint heeft de hoop al opgegeven dat hij de neuzen van alle Pieten dezelfde kant op kan laten wijzen. Maar de Sint weet ook dat dit helemaal niet nodig is.

Het advies van de Sint: zorg er voor dat alle Pieten meewerken aan het gezamenlijke doel op basis van een wederzijdse toestemming. Een Piet is Piet omdat hij of zij dat wil zijn. De Sint heeft daarover niets te zeggen, omdat hij geen natuurlijk gezag heeft over zijn gelijke. Wel moet de Sint zorgen voor het invullen van de voorwaarden en voor het creëren van een platform voor de samenwerking tussen alle Pieten. Hun bereidheid om zich in te zetten voor het gemeenschappelijke goed doet de rest. Geen enkele Piet wordt dus gedwongen om pepernoten te strooien, op daken te klimmen, door schoorstenen te glijden en pakjes uit te delen. De jaarlijks op 5 december te leveren topprestatie is alleen mogelijk wanneer dit voortkomt uit vrijheid van handelen, wederzijdse instemming en autonomie.

Tip 4: Herken, erken en benut alle talenten
Een knecht is een knecht, een Piet is een Piet en een medewerker een medewerker. De Sint merkt de laatste tijd dat deze terminologie verwarrend werkt en weerstand oproept. Ook de gele, groene, zwarte, paarse of witte kleur van medewerkers is tegenwoordig een attentiepunt. Bovendien kan er sprake zijn van misvattingen in de sfeer van perceptie, hoe iemand erover denkt hoeft nog niet te betekenen dat het ook zo is. Zo is een knecht, Piet of medewerker niets anders dan iemand met specifieke taken en talenten die hij of zij inzet voor het gezamenlijke doel. Allerlei bijbedoelingen of discussies over kleur van de ogen, de haardracht, manier van lopen, taalgebruik, omvang, et cetera, kunnen dan achterwege blijven.

Het advies van de Sint: Rol- en functieduidelijkheid zijn in een agile omgeving van cruciaal belang. Het geeft minder gedoe en is bevorderend voor de vrijheid van handelen. Zo kan ieder doen wat hij of zij wil met respect voor ieder ander zijn mening. Erken een Piet om wat hij of zij kan en wil, de rest is bijzaak. De Gedichtenpiet, Kleurplatenpiet, Muziekpiet, Pepernotenpiet, Pakjespiet, Hoofdpiet, Wegwijspiet, Hardlooppiet, … zijn allen zeer gelukkig doordat ze hun talenten in kunnen zetten. Het vervelende is wel dat die vervelende schoorstenen ervoor zorgen dat de meerderheid zwart van het roet is.

Tip 5: Aandacht voor structuur en taakverdeling
Sint snapt goed dat voor de realisatie van het gemeenschappelijke doel voldoende structuur nodig is. En dat heeft hij uitstekend voor elkaar, zonder er zelf veel aan te hoeven doen. Er zijn veel meewerkende toeleveranciers, de logistieke keten is ingericht en er is een vrij natuurlijk proces van marketing en feestelijke versiering. De hele organisatie is zo agile en zelf organiserend, het lijkt haast of daar niets voor hoeft te gebeuren. Ook de afspraken en gezagsverhoudingen om de grappen en grollen van de Pieten te beheersen zijn duidelijk. De structuur biedt echter voldoende ruimte voor eigen inbreng en initiatief en is daarmee een prima basis voor een wendbare organisatie.

Het advies van de Sint: waarborg de keuzevrijheid, ontwikkelingsmogelijkheden en belangen van alle betrokkenen. Een beetje Sint is hierin een ware agile meester. Iedere betrokkene is in staat zich vrij te bewegen en eigen keuzes te maken. De capaciteiten, wensen en behoeften ontwikkelen zich vanzelf in samenhang met wat iedereen wil. Je taak in het geheel is het organiseren van de samenwerking. Het enige waar je als manager op hoeft te letten, is dat alles wat de Pieten en andere betrokkenen doen, gericht is op de bedoeling: het blij maken van de kinderen. Zo ontstaan automatisch nieuwe ideeën en maatregelen om dit te bereiken.

Tip 6: Heb uitzonderlijk vertrouwen
Een opvallend verschijnsel is dat er rondom de Sint altijd een hoop misgaat, maar dat het altijd goed komt. Hoewel de Pieten streken uithalen, doen waar ze zelf zin in hebben en telkens nieuwe problemen veroorzaken, stelt de Sint hun intentie nooit ter discussie en heeft hij een uitzonderlijk vertrouwen in hen. Bovendien wordt iedere streek of tegenslag omgebogen in een stimulans om de flexibiliteit en het leervermogen van het Pietenkorps te verbeteren. En hoe hoog de werkdruk ook is, de Sint blijft altijd een standvastige en verstandige CEO met uitmuntende managementvaardigheden.

Het advies van de Sint: heb vertrouwen in je Pieten en hun vermogen tot het ontwikkelen van kennis en kunde om problemen aan te pakken. Doordat zij kunnen experimenteren binnen een georganiseerde samenwerking is hun leer- en aanpassingsvermogen ongekend groot. Er zijn meer dan voldoende ideeën voor het aanpakken van de problemen met de pepernotenmachines, pakjesfabriek, gedichtengenerator of bezorging van cadeaus via de meest onmogelijke toeleveringsroutes. De uitdagingen in de praktijk zijn niet gering, maar u kunt rekenen op de gemobiliseerde kennis en kunde van uw Pieten. Waar nodig onderneem je initiatieven om de samenwerking te organiseren of de juiste voorwaarden te creëren. Natuurlijk zijn er vaak genoeg redenen om te twijfelen aan wat de Pieten je vertellen of ontdek je dat jij zelf vergissingen hebt gemaakt. Een beetje Sint vertrouwt echter op wat hij zelf begrijpt en gebruikt zijn gezonde verstand. Common Sense.