Gemeenschappelijk begrip vereist een gemeenschappelijke taal

Harmonieuze samenwerking vereist perfecte communicatie.  En dat is elke dag een opgave merk ik in mijn opdrachten en trainingen.
Deze blog schreef ik in 2014 maar het nut van dezelfde taal spreken is van alle tijd. Denk aan de toren van Babel. De bouwers spraken ineens verschillende talen.. Deze beroemde Babylonische spraakverwarring maakte samenwerking onmogelijk en het gezamenlijke doel (de toren afbouwen) werd niet gerealiseerd.
Samenwerking is gebaseerd op gemeenschappelijk begrip, hetzelfde beeld hebben van waar je samen aan werkt. Maar dit begrip kan voor iedereen anders zijn of verschillend worden geïnterpreteerd. Het is daarom belangrijk om goed onder woorden te brengen wat je bedoelt en na te gaan bij de ander wat er is overgekomen. Zes tips hoe jij daar als manager leiding aan kan geven!

 Tip 1: Is hier sprake van terminologieverwarring?
In organisaties worden allerlei specialistische termen gebruikt, die per kennisgebied verschillen. Maar ook over onderwerpen die iedereen aangaat in de organisatie kunnen meerdere termen rondgaan. Bijvoorbeeld hoe de kernactiviteiten en doelstellingen heten. Het ontbreken van een goede gemeenschappelijke taal resulteert vaak in veel frustratie en gemopper, waardoor de samenwerking verslechtert. Niemand heeft in de gaten dat de oorzaak een spraak- en terminologieverwarring is.

Mijn advies: herken het gevaar dat collega’s verschillende betekenissen geven aan hetzelfde begrip. Dit kan voortkomen uit een gebrek aan voorstelling van elkaars taken en verantwoordelijkheden. Of uit bewuste onwil, bijvoorbeeld als iemand zijn of haar eigen mening wil doordrukken. Ik besef me hoeveel energie het vraagt om de begrippen van een ander je eigen te maken. Ben jij je wel bewust van je eigen begrippen en de terminologie?

Tip 2: Wat bedoel je precies?
Mensen gebruiken in een organisatie vaak verschillende woorden om het doel dat ze samen nastreven te omschrijven. Het beeld dat ze zich daarbij vormen, wordt bepaald door hun referentiekader. Iedereen heeft dus eigen ideeën over de betekenissen van woorden en de context waarin ze worden gebruikt. Bij de ontwikkeling van het gemeenschappelijke begrip houden we daar regelmatig onvoldoende rekening mee.

Mijn advies: wees in gesprekssituaties eisend en alert als het gaat om de gebruikte termen, zowel naar jezelf als naar je
gesprekspartners. Herken en benoem de termen en inhoud van het gesprek. Heb geduld, blijf onderzoeken, stel vragen en zorg voor verheldering van wat er wordt bedoeld. ‘Wat bedoel je precies’ is daarbij een prima vraag!

Tip 3: Ontwikkel een ‘woordenboek’
Het valt me steeds meer op: hoe vaak te pas en te onpas ingewikkelde terminologie en onbegrijpelijk jargon worden gebruikt. Waarom? Het is de vraag of mensen zelf wel weten wat ze met deze vage ‘stoplappen’ bedoelen. In ieder geval begrijpen we elkaar niet. En het vergt tegenwoordig blijkbaar moed om aan te geven dat je de ander niet snapt. Dit belemmert natuurlijk de besluitvorming, het maken van afspraken en uiteindelijk de effectiviteit van de samenwerking.

Mijn advies: stel met elkaar een woordenboek of lijst samen. Besteed tijd aan het opstellen van een overzicht met goede beschrijvingen van concepten die relevant zijn voor de samenwerking. Met een goede conceptuele definitie én met informatie over bijvoorbeeld het gebruik van een bepaalde term, verbetert je de (specialistische) communicatie en bespaar je overlegkosten en frustratie.

Tip 4: Maak het veilig
Ik merk dat in de praktijk het lastig blijft om op een open en integere manier te praten over problemen en daar samen aan te werken. Niet iedereen wordt gehoord en er worden weinig vragen gesteld. Ook het uiten van kritiek of twijfels blijft achterwege in het formele overleg maar bloeit op bij het koffie apparaat. Ik denk dan: medewerkers voelen zich hier niet vrij en comfortabel genoeg, waardoor hun inbreng beperkt en/of niet van hoge kwaliteit is. Het is jouw taak als manager om hier iets aan te doen.

Mijn advies: Communiceer open en voorkom dat machtsverschillen de kwaliteit van het overleg beïnvloeden. Zorg dat iedereen deel kan nemen aan de discussie. Onderzoek ook of iedereen begrijpt wat er wordt gezegd en vraag om verheldering. Is er bereidheid om zich te verdiepen in elkaars problemen, meningen en begrippen? Bevorder duidelijkheid door  de argumenten die worden ingebracht samen te vatten en verwoord ze steeds op dezelfde manier met de overeengekomen terminologie (zie tip 3).
Maak met elkaar afspraken over de regels van feedback geven en ontvangen en onderstreep het belang van ‘alles op tafel’ krijgen. Want dan kan je pas echt aan een probleem werken.

Tip 5: Doe niet zo moeilijk
Stel er wordt veel en vaak overlegd over dezelfde onderwerpen, maar het lukt niet om het gemeenschappelijk begrip eenduidig en begrijpelijk te verwoorden. Bij nieuwe pogingen om de zaken helder te krijgen, ontstaat er nog meer ingewikkelde terminologie en onbegrijpelijk jargon. De frustratie en de onderlinge irritatie nemen toe, doordat bij de uitvoering van de werkzaamheden telkens blijkt dat ‘we
toch weer niet hetzelfde bedoelen’. Bovendien wordt niet onderkend dat er sprake is van spraak- en terminologieverwarring (tip 1).

Mijn advies: houd op met dat moeilijke gedoe en gescherm met woorden. Pak een whiteboard of een groot vel papier en ga
tekenen. Maak schema’s, plaatjes en beelden. Bedenk een goede metafoor of vertel een verhaal. Ga samen kijken bij collega’s in de organisatie waar het wel goed werkt en laat zien wat je bedoelt. Gebruik voorbeelden.

Tip 6: Ga uit van de logica van het systeem
De definities van termen en het gebruik van terminologie zijn context gebonden. Deze context wordt
bepaald door ‘de logica van het systeem’. Bij een bakkerij is deze logica dat de grondstoffen, het productieproces, de productiemiddelen en de taakverdeling gericht zijn op het bakken van brood. De logica maakt duidelijk wat de bedoeling is en geeft richting aan de gemeenschappelijke taal. Hoe eenvoudig dit ook klinkt, de logica van het systeem is vaak complex en op verschillende
manieren te interpreteren. Er is dan sprake van een fundamenteel probleem.

Mijn advies: stel de logica van het systeem centraal! Hoe? Door collega’s te vragen wat hun context is. Wat zijn we hier eigenlijk aan het doen? Hoe past dat in ons processenplaatje of in ons organogram? Waar hebben we het nu precies over? Wat is onze bedoeling? Wat willen we hiermee? Het met elkaar bespreken van de logica van het systeem werkt in mijn ervaring heel bevrijdend bij spraak- en terminologieverwarring. Zonder duidelijkheid hierover zijn tip 1 tot en met 5 vrij zinloos. Dat dat maar even duidelijk is!

Meer tips?
Natuurlijk kun je op onze pagina Nieuws & Inspiratie  meer Common Sense tips en andere blogs van mij en mijn collega’s lezen. Je kunt ook overwegen om een training bij ons te volgen. Bijna 20 jaar geven we al de training Managen met Leiderschap (Common Sense). Kijk eens in onze  agenda wanneer je kunt binnenstappen op een Kennismakingsavond. Hier leggen we uit wie we zijn en hoe onze trainingen zijn opgebouwd.

Michael Bres