De meeste organisaties rotzooien maar wat an. En noemen dat ook nog eens Agile.
Het verschil tussen bureaucratie, adhocratie en een wendbare organisatie is ook niet goed te duiden en daar begint het gerotzooi. Jan-Sake neemt je mee in de verschillen en schetst de voordelen van een wendbare organisatie. 

Toen ik nog op de middelbare school zat had ik nog zo’n ouderwetse boekentas. Zo’n rechthoekige leren tas die je na de pauze vaak op z’n kop terug vond op jouw tafeltje. De klep van die tas plakten we vol met stickers en op een daarvan stond bij mij de spreuk ‘Ik rotzooi maar wat an’. Pas jaren later begreep ik dat het een quote was van Karel Appel. Dat heeft me wel weer een beetje gerust gesteld.

Agile of totale vrijheid?

Ik denk vaak aan deze spreuk als ik mensen hoor praten over Agile. Ik kom bijna dagelijks allerlei variaties op Karel Appel’s quote tegen.
Zoals dat we wel wat werk uit de planning kunnen halen, want we zijn immers Agile. Of we sturen iemand even naar een ander team, omdat het daar zo druk is en dat dan vergezeld van de opmerking dat je wel een beetje Agile moet zijn. Structureel een paar uurtjes overwerken, afspraken niet nakomen, onduidelijke kwaliteitscriteria of een focus op alleen de korte termijn.
Het zijn allemaal kenmerken van een typische ad hoc organisatie, die goed gepraat worden door te zeggen dat dat Agile is. Het is helemaal niet erg als dit een keertje voor komt, maar als het een patroon wordt dan is er toch echt iets anders aan de hand. Dan ‘rotzooi je maar wat an’.

Ad hoc leidt vaak tot chaos

De oorzaak zit hem erin dat het erg lastig is om het verschil te zien tussen een ad hoc organisatie (een adhocratie) en een wendbare (Agile) organisatie. In de laatste ben je echter wel een stuk beter af. De resultaten zijn vele malen beter en het is er ook nog eens een stuk leuker om te werken. Onder de motorkap zijn er tussen beide vormen essentiële verschillen die hier aan ten grondslag liggen. Als je deze verschillen niet kent en herkent dan kun je zomaar in de valkuil stappen om uiteindelijk in complete chaos terecht te komen.

Bureaucratie is nog altijd beter dan een adhocratie

De meeste organisaties kunnen we typeren als bureaucratisch.
Woorden die daarbij horen:  efficiëntie, formeel, planmatig, controle, hiërarchisch en discipline.
De meeste mensen zijn hiermee opgegroeid, vanwege de simpele reden dat ruim 80% van de organisaties de laatste 100 jaar bureaucratisch zijn georganiseerd. De nadelen van een bureaucratie laten zich tegenwoordig echter steeds meer voelen. Ze zijn stroperig, star, duur en ook niet erg leuk om in te werken. Ondermaatse prestaties, een groot verloop en een hoog ziekteverzuim zijn het zichtbare gevolg. We kunnen daar allemaal genoeg voorbeelden bij bedenken.

Naast de ondermaatse prestaties is de wereld tegenwoordig ook nog een stuk complexer geworden. Veranderingen in de maatschappij volgen elkaar in hoog tempo op. Om daar mee om te kunnen gaan is het noodzakelijk om als organisatie te transformeren naar een wendbare organisatie.
Om een succesvolle verandering door te kunnen maken, moet je wel weten wat een wendbare organisatie is.
Op welke principes is zo’n organisatie gebouwd en welke overtuigingen liggen er aan ten grondslag. Het spreekt voor zich dat het niet heel verstandig is om zonder de principes en overtuigingen te kennen een veranderingstraject op te starten. Als je geluk hebt dan blijf je zonder een duidelijk kompas een bureaucratische organisatie met hoogstens wat nieuwe Agile terminologie en Agile gebruiken. Veel sneller en wendbaarder wordt je er niet van worden en de resultaten zullen ook niet heel veel verbeteren. Het is dan meer een verandering voor de bühne.

Als je minder geluk hebt dan verval je in een adhocratie en dan ben je veel slechter af. De resultaten gaan geheid tegenvallen en je loopt het risico dat je vervalt in chaos. Medewerkers raken gedemotiveerd, worden ziek of vertrekken. Dat is natuurlijk geen leuk vooruitzicht en de meeste organisaties zullen het niet zover laten komen.
Het management grijpt dan in en draaien de zelforganisatie terug door de controle weer over te nemen en de commandostructuren te herstellen. Door het aanbrengen van orde in processen en procedures en door strikte controle, herstellen ze de (schijnbare) rust.

De Agile Leadership game geeft inzicht waar je staat en waar je naar toe wilt als wendbare organisatie

De Agile Leadership Game is een leuke èn effectieve manier om met jouw team inzicht te krijgen in de principes en achterliggende overtuigingen van een wendbare organisatie. Aan de hand van een open en intensief gesprek over de zichtbare organisatiekenmerken ontdek je waar jijzelf en je teamleden nu staan en wat jouw ambities en die van de anderen zijn.
In de praktijk komt vaak een mix van organisatie kenmerken voor. Je bent nooit 100% bureaucratisch, maar een bepaalde mix van bureaucratie, adhocratie en een wendbare organisatie. Het spel helpt jouw team om die latent aanwezige kennis op tafel te krijgen en gezamenlijk beeld te creëren.

Benchmark

De Agile Leadership Game is door tientallen teams gespeeld en daarmee ook een prachtige benchmark. Axis into Management heeft gegevens van ziekenhuizen, overheidsinstellingen, vervoersbedrijven en grote financiële instellingen.
Leer met dit mooie en leerzame spel waar je met jouw team staat in jouw Agile transitie ten opzichte van de rest van Nederland. De ervaringen uit de praktijk leveren samen met een stevig in de theorie verankerd kompas, concrete aanknopingspunten op om met elkaar een succesvolle verandering vorm te gaan geven.
Niet slechts voor de bühne en je rotzooit al helemaal niet maar wat ‘an.

In mijn volgende blog schrijf ik over de concrete verbeteringen die de teams hebben opgepakt naar aanleiding van De Agile Leadership Game.

Quotes van spelers

“Als je het er met elkaar over hebt dan blijken we het toch minder oneens met elkaar te zijn.”

“Ik zie nu wel dat alles met elkaar samenhangt. Je kunt niet één dingetje veranderen want dan kom je met jezelf in de knoop.”

“Ik schrok ervan dat wij als managers een heel ander beeld hebben van de organisatie dan het team.”

Axis into Management

Jan-Sake Kruis