Stop met focus op deadlines, focus je op het doel

Is het nu 2030 of 2035 dat 74 procent van de stikstofgevoelige Natura2000-gebieden onder de kritische depositiewaarde (50% reductie) moet zitten? Van der Plas zegt 2035 en dat klopt met wat er nu in de wet staat . Het kabinet is ambitieus en wil dat die 74% al in 2030 wordt gehaald, maar moet daarvoor eerst de wet wijzigen. Dat proces is nog niet afgerond en dus wordt er driftig gedebatteerd en gediscussieerd over het juiste getalletje. Voor en tegenstanders buitelen over elkaar heen. De een zegt dat we niet zo dogmatisch moeten zijn. De ander zegt “afspraak is afspraak”. Misschien moet het wel een heel ander jaartal worden: 2025 of zo. En ondertussen gebeurt er niets.

Het juiste gesprek

Het is het verkeerde gesprek dat gevoerd wordt. We praten en praten over het proces, maar ondertussen komen we geen steek verder. Het doet mij allemaal erg denken aan de tijd dat scrum nog niet bestond. De tijd dat de meeste mensen bij het woord agile nog aan veel te jonge turnsters dachten. Maar ook de tijd dat we met klanten nog fixed price, fixed date contracten afsloten. Je werd als projectmanager afgerekend op het halen van de deadline en op het binnen de marges blijven van het afgesproken budget. Het projectteam sloot zich voor lange tijd op in een kantoor en in de rapportages stond keurig in groene cijfers dat we 23,45% van de activiteiten hadden uitgevoerd en ook de kosten vielen nog netjes binnen de afgesproken toleranties.

Tot de echte deadline heel dichtbij kwam en bleek dat er toch wat tegenslagen waren. Dat die laatste 20% van het project toch echt niet in de laatste 20% van de tijd ging passen. Tijd voor een escalatie rapport, een vervelend gesprek, discussies over wat nu wel en niet binnen de scope viel (“nee sorry, dat heb je echt verkeerd begrepen er staat …) en een klant die zijn portemonnee wel moest trekken want anders was alles voor niets geweest. Misschien waren nog wat personele wisselingen nodig om iedereen gerust te stellen en dan met een nieuwe datum en een nieuw budget konden we weer lekker onder water duiken. Tot de volgende escalatie.

De tijd die je nu niet besteedt aan actie is voor altijd weg

Agile was het antwoord op dit vervelende probleem. We stopten met sturen op tijd en geld en gingen sturen op functionaliteit. Weg met fictieve deadlines, weg met uitgebreide analyses om het (valse) idee te hebben dat we alles onder controle hebben. We leggen de focus op wat waarde is. Dit blijkt vooral in complexe omgevingen met veel belangen en veel ideeën verrassend goed te werken. Omgevingen waar het gaat over creativiteit en waar korte feedback loops cruciaal zijn, omdat de omgeving steeds weer veranderd. Dat geeft ons de mogelijkheid om steeds weer bij te sturen, om te reageren op de actuele situatie en op die manier stap voor stap je hogere doel te halen. Eigenlijk ben je veel beter ‘in control’ dan als je alles van tevoren bedenkt en alleen nog stuurt op de uitvoering ervan en alle risico’s die jouw perfecte plan bedreigen probeert te beheersen en weg te managen.

Wat is nu en enige belangrijkste

Die 74% is een prachtig doel (waarom eigenlijk geen 75%, dat is een veel interessantere discussie). Het doel is om die 74% zo snel mogelijk te halen. Niet in 2030, niet in 2035 dat is allemaal niet relevant. Het moet zo snel mogelijk, maar wel met oog voor hoge kwaliteit van de besluitvorming en het resultaat. Dus niet zeggen dat als de reductie maar 40% voor 74% van de gebieden is, dat we dan het doel gehaald hebben. We gaan niet op de kwaliteit inboeten omdat we 10 jaar geleden een soort van heilige deadline hadden afgesproken.

Er is maar een vraag belangrijk en dat is de vraag wat nu het grootste en belangrijkste probleem is dat ons in de weg staat om een grote stap te zetten richting die 74%. Beantwoord die vraag vandaag nog en ga er morgen direct voortvarend mee aan de slag. Los het op en stel dezelfde vraag dan weer opnieuw. Wedden dat we ver voor 2030 die 74% gehaald hebben?