Het managementboek Team Topologies: Organizing Business and Technology Teams for Fast Flow, analyseert feilloos waar organisaties tegenaan lopen in hun wens om sneller en flexibeler klantwaarde te leveren. En bieden daar bovenop ook nog een concrete, werkbare aanpak.
Gregor Abbas, Manager CIO Office bij de ANWB, implementeert sinds een half jaar het framework van Team Topologies en is enthousiast: “De teams herkenden veel toen we Team Topologies presenteerden. Eindelijk erkenning voor de problemen waar ze elke dag tegen aanlopen. We kijken nu op een totaal nieuwe manier naar de samenwerking tussen teams. Hun cognitieve belasting neemt langzaamaan af en iedereen weet beter wie waarvoor verantwoordelijk is.”

Veel organisaties ervaren spanning tussen de ambitie om sneller en flexibeler waarde te leveren voor hun klanten en de bestaande inrichting van systemen en teams. De vraag waarmee deze organisaties worstelen komt in de kern hier op neer: hoe organiseren we een effectieve en efficiënte samenwerking tussen de teams die verantwoordelijk zijn voor onze systemen? Team Toplogies biedt een concreet antwoord op die vraag.

Teveel afhankelijkheden tussen teams

Gregor Abbas, met ruime ervaring in het optimaliseren van de samenwerking tussen business en IT, had precies deze vraag. “Begin vorig jaar organiseerde het MT IT ANWB onder leiding van Werner Vaarwerk (Axis into Management) een aantal sessies waarin we onze manier van Agile werken onder de loep namen. ANWB wil wendbaarder worden en in Customer Journeys samenwerken. In dat kader vroegen we ons af: wat levert Agile werken ons op, hoe goed doen we het eigenlijk en hoe ervaren onze collega’s deze wijze van werken?
Een aantal dingen vielen ons op: teveel onderlinge onafhankelijkheden als we features wilden realiseren. In de planning van een nieuwe feature waren er veel hand-over momenten. We zijn veelal georganiseerd in applicatieteams en dat is niet handig als je met snelheid klantwaarde wilt realiseren. Welke methodieken zijn er dan om dat op te lossen? We waren al begonnen met het gebruiken van elementen uit SAFE en dat heeft veel opgeleverd, maar dat loste niet de oorzaak op. Werner bracht toen Team Topologies in.”

Er komt altijd iets bij, er gaat nooit iets af

Gregor vertelt verder: “De kennismaking met dit managementboek maakte ons bewust van een ander probleem dat we hebben en ook vaak horen uit de teams. “We hebben zoveel te doen, krijgen we nou weer iets nieuws erbij. Er gaat nooit iets af”. De cognitieve belasting van  de teams was te groot.
Een andere eye opener was dat we ons realiseerden dat ook bij de ANWB het IT landschap zich is gaan vormen naar de communicatiestromen binnen de organisatie. In Team Topologies heet dat Conways law. Dat staat samenwerking in de realisatie van features in de weg en helpt niet bij het snel en flexibel realiseren van de klantwaarde.

Feest van herkenning en erkenning

Al de pijnpunten die wij ervaarden vormen het fundament van Team Topologies. Dat was een feest van herkenning voor het MT, en werd bevestigd toen we een kennissessie voor de gehele IT organisatie organiseerden. De reacties die we toen kregen waren nog veel belangrijker.
Collega’s gaven aan dat ze dit nu precies hadden gemist in de afgelopen jaren toen we met de Agile transformatie aan de slag waren. Dat dit een compleet andere manier is van kijken naar de samenwerking.
Dat klopt. In plaats van elke keer processen bedenken waarmee we de afhankelijkheden beter konden afstemmen, richten we de teams nu anders in, zodat deze autonomer zijn. Dat zorgt dat je minder events hoeft te organiseren waar je het elke keer hebt over afstemming van taken en opleveringsmomenten tussen de teams. Dat is wel een verademing.
De auteurs zijn zelf IT consultants. Ze hebben aan den lijve ervaren waar de pijnpunten zitten in de praktijk.”
Werner vult aan: “In de teams waarin ik deze methodiek nu toepas krijg ik in de check ins en -outs altijd een hoge score op het Mentimeter poppetje ‘hoop’. Dat komt doordat mensen zich eindelijk erkend voelen in de dagelijkse problematiek. En dat de manier waarop het wèl echt beter kan, concreet en toepasbaar is. Het is een logisch verhaal en dat resoneert bij iedereen. Want het levert meer werkplezier en meer succes.”

Klein beginnen, organisch uitbouwen

Gregor: “En zo zijn we dus begonnen. Daar waar de pijn het grootst was zijn we teams anders aan het inrichten, aansluitend bij de thema’s van de ANWB. Klein beginnen, ervaren en dan organisch door ontwikkelen. Bijvoorbeeld: de dienst Wegenwacht gaat over meerdere teams binnen IT. We laten IT teams nu beter aansluiten op de doelen van de business. Concreet het digitaliseren van de intake. In plaats van bellen naar de alarmcentrale bij pech kun je nu op je telefoon dit proces digitaal starten om hulpverlening te krijgen. Onze teams staan nu beter opgesteld voor deze verbetering en we blijven daarin verbeteren.

Minder zijsturing, meer duidelijkheid

Maar wat levert dat anders inrichten van teams nu op?
Gregor: “We staan nog in de startblokken, eerlijk is eerlijk. Maar we zien nu al verbetering. We zitten in een organisatie die deels Agile en deels waterval is georganiseerd. Gevangen tussen die twee werelden kregen de IT teams veel zijsturing van projectmanagers die hard aan het rennen waren om hun doelen te halen. Door strakker te kijken naar wie waar voor verantwoordelijk is in het systeem,  is er minder zijsturing. Voor de teams is er meer duidelijkheid in wat er van ze verwacht wordt.”

Hulp

Gregor: “Team Toplogies is een helder geschreven boek met praktische voorbeelden. Toch helpt het enorm dat Werner er is. Hij houdt ons het toekomstperspectief waar we naar toe willen telkens voor maar met het besef waar we vandaag staan. Grote stappen werkt niet altijd bij ANWB. Welke kleine stappen kunnen we nu maken?”

Gregor schiet in de lach bij zijn volgende uitspraak: “Het blijft me verbazen dat Werner de juiste oplossingen uit verschillende theorieën op de juiste momenten bij de juiste problemen weet in te brengen. En dat is van waarde om deze methodiek naar de praktijk te brengen.”

Never ending story

Gregor sluit af: “Organisaties stoppen niet meer met veranderen. Ik zie reorganisaties als een paardenmiddel en een teken dat je te lang niet aan je organisatie hebt gewerkt om up-to-date te blijven. Je moet op zoek gaan naar een mechanisme om die verandering continue aan de praat te houden. Hoe je werkt wordt even belangrijk als wat je doet. En daar zijn we nu goed mee bezig.”

Introductie workshop Team Topologies

Op 16 juli as. en op een paar data in het najaar organiseert Axis into Management een praktische online introductie workshop. Voor iedereen die sneller en flexibeler klantwaarde wil leveren binnen zijn organisatie en nieuwsgierig is naar hoe je dat het beste aanpakt.
In een dagdeel leer je -interactief, snel en diepgaand – welke analyses en theoretisch framework Team Topologies biedt, en heb je grondig inzicht in hun aanpak.

Kijk hier voor alle praktische informatie (data, kosten) en inschrijving.

Wat is dat, Team Topologies?

In dit artikel dit artikel leggen  Werner Vaarwerk en Peter van Poppel helder en bondig uit wat het managementboek Team Topologies inhoudt, en waarom zij er zo enthousiast over zijn.