Product owners hebben vaak verschillende lijstjes met werk. Uiteindelijk komt alles vaak wel op een backlog terecht, maar zeker in het voortraject blijken er meerdere lijstjes te bestaan. Lijstjes voor beheer en onderhoud, lijstjes voor wet-en regelgeving, lijstjes voor nieuwe functionaliteit, lijstjes voor een specifieke klant en ga zo maar door. Veel product owners worstelen ermee hoe ze met al die lijstjes moeten omgaan. Stakeholders vechten om voorrang, managers zetten je onder druk en sommige teams zijn vreselijk eigenwijs en doen hun eigen zin. Er zijn allerlei verschillende technieken om deze chaos onder controle te krijgen, maar of ze allemaal wel zo effectief zijn is de vraag. Tijdens een etentje raakte ik erover in gesprek met Youri. Hij maakte een mooie vergelijking met zijn eigen werk als brandweerman.

Al het werk categoriseren

Youri vertelde me dat hij met zijn team veel verschillende taken en verantwoordelijkheden heeft, waaronder natuurlijk het blussen van branden. Maar ook het redden van mensen uit gecrashte auto’s en het verlenen van eerste hulp aan mensen en dieren. Dit zijn de taken van het lijstje acute hulpverlening. Hij pakt een bierviltje en legt dat op tafel. Daarnaast is er nog een lijstje preventieve hulpverlening waarop het uitvoeren van controles en het geven van adviezen over brandveiligheid staan. Een derde lijstje bevat onderdelen als  het verzorgen en onderhouden van hun uitrusting en op het vierde lijstje staat het bijhouden van kennis en vaardigheden door het volgen van cursussen en trainingen.

Aan jezelf en je team werken is ook werk

Brandweerman is een veelzijdig beroep met veel onzekerheden, maar ook met de nodige spanning en stress. Youri maakt dingen mee waar ik hem niet om benijd. Gelukkig is er professionele ondersteuning beschikbaar, maar hij vertelt me dat sommige gebeurtenissen voor altijd op zijn netvlies staan gebrand. Daar komt de laatste tijd steeds vaker ook nog eens agressie van omstanders bij. Het praten over deze impactvolle gebeurtenissen om ze te verwerken en om te leren er mee om te gaan, is het vijfde lijstje. Uiteindelijk liggen er 5 bierviltjes naast elkaar op tafel.

Alles is belangrijk

Kijk, legt Youri met uit, dit is wat we doen en alles is belangrijk. Als we geen aandacht besteden aan onze uitrusting dan kan dat onszelf of anderen in gevaar brengen. Als iemand 112 belt dan kunnen we niet zeggen dat we nu even bezig zijn met het schrijven van een adviesrapportje. Alles moet, alles is belangrijk, maar ook wij kunnen niet twee dingen tegelijk.

Aha, ik snap het al, zeg ik tegen Youri. Om alles te kunnen doen en aandacht te geven  reserveer je ongeveer 20% van je tijd voor ieder bierviltje.

Stem de bezetting af op de lange termijn

Nee, zo werkt dat dus niet. Soms heb je iets heftigs meegemaakt en ben je alleen nog maar bezig met viltje 5. Een goed advies geven of zelfs paraat staan voor een volgende calamiteit lukt dan gewoon niet. Je wordt dan tijdelijk niet ingeroosterd voor calamiteiten en aan andere activiteiten doe je ook even niet mee. Er wordt bij het bepalen van het aantal formatie plaatsen, rekening mee gehouden dat er in zijn geheel voldoende capaciteit beschikbaar moet zijn voor calamiteiten. De gemeente gaat er vanuit dat we daar een derde van onze tijd mee bezig zijn en stemt daar op basis van allerlei modellen onze bezetting op af. Nog niet zo lang geleden is er een hele nieuwe wijk bij gebouwd, die binnen ons gebied valt. Toen zijn we meegegroeid om de verwachte groei in incidenten aan te kunnen.

Plan op korte termijn

Voor alle andere activiteiten bepalen we met elkaar de prioriteiten. Dat doen we door voor ieder viltje een norm te bepalen. Dreig je onder die norm te komen dan krijgt het viltje een hogere prioriteit. Vervolgens kijken we binnen ieder viltje welke activiteiten het meeste bijdragen aan het bereiken van de norm. Deze activiteiten zetten we dan bovenaan. De laatste stap is dat we de activiteiten daadwerkelijk inplannen in de tijd. We pakken de agenda’s en roosters erbij en stemmen met elkaar af hoe alles in elkaar past. Dan kan het dus voorkomen dat we een belangrijke oefening een weekje later plannen omdat een collega net die week vrij is.

Als ik jullie product owner was zou ik eerst bepalen welke bierviltjes ik allemaal heb. Dat zal uiteen lopen van het oplossen van incidenten, het voldoen aan wet en regelgeving,  het voldoen aan eisen op het gebied van veiligheid, beschikbaarheid en efficiency, het oplossen van achterstallig onderhoud en het toevoegen van nieuwe functionaliteit. Voor ieder viltje bepaal je de norm. Het is erg krachtig als je dat met al je stakeholders samen doet. Daardoor ga je de inhoud beter snappen en creëer je ook meer begrip en draagvlak voor je keuzes. Als er nu bijvoorbeeld 100 incidenten open staan op het viltje ‘bugs’ en jullie vinden met elkaar dat dit er niet meer dan 80 mogen zijn dan kies je bij het plannen 20 incidenten en zet die hoog op je backlog. Je reserveert dus niet standaard x% van je capaciteit voor incidenten, maar je selecteert iedere keer opnieuw het werk, zodat je aan je norm voldoet. En als je alle normen haalt dan wordt het tijd om je doelen wat scherper te stellen. Kies ze dus in het begin niet te ambitieus, want dan blijft alles belangrijk en schiet je er niets mee op. Wij kiezen onze normen altijd zo dat ze binnen 3 maanden allemaal gehaald kunnen worden.

O ja, hou wel altijd tijd over om brandjes te blussen. Ik hoop alleen dat dat bij jullie geen 30% hoeft te zijn.