In mijn studententijd had ik een bijbaantje als vakkenvuller bij de Makro. Een paar keer per week klokte ik uiterlijk om 6.00 uur in en om 9.00 uur zat het werk er weer op. Ik werkte met een team van 6 collega’s op de food afdeling en het was onze taak om een flink aantal pallets met nieuwe koopwaar in de schappen te plaatsen. Als alle nieuwe voorraad was weggewerkt dan ruimden we alle rommel op en veegden we alle gangen. Als laatste moesten we nog spiegelen. Spiegelen is het verschuiven van de artikelen naar voren, zodat het net lijkt alsof het schap bomvol producten staat.
De timebox van de vakkenvuller
We moesten hard werken, want er waren heel wat pallets te verwerken en alles moest spik en span zijn als om 9 uur de eerste klanten binnen kwamen. Meestal lukte dat niet helemaal en bleven er altijd wel wat klusjes liggen. Mansur, onze teamleider baalde daar stevig van en vroeg iemand dan om een uurtje over te werken. Dat kostte de Makro natuurlijk extra geld en daarom voerde hij de druk bij de luie studenten flink op met motiverende uitspraken als “niet lullen, maar vakken vullen”. Mansur was best wel een geschikte kerel en was niet te beroerd om zelf ook de handen uit de mouwen te steken. Dat hij zijn taak uiterst serieus nam bleek er ook wel uit dat hij altijd goed oplette of iemand niet te laat kwam. Hij legde ons ooit uit dat wij last hebben van het studenten syndroom. Jullie studenten stellen altijd alles uit tot het laatste moment en die tijd van niets doen ben je voor altijd kwijt, doceerde hij. Als we met z’n allen 5 minuten later beginnen dan moet ik aan het eind iemand 30 minuten laten overwerken. Dus zorg dat je op tijd bent. Hij zette deze redenering kracht bij door laatkomers en plein public flink de les te lezen.
Er was geen speld tussen zijn redenering te krijgen en dus zorgden we meestal dat we op tijd aanwezig waren. Geen enkele student zit om 6 uur in de ochtend immers op een uitbrander te wachten. Nog even snel een bakkie doen en dan stipt op tijd aan de slag.
Extra capaciteit levert meer werk op
Op een gegeven moment werd ons team uitgebreid met een extra medewerker. Er was blijkbaar voldoende budget of misschien had Mansur wel een overtuigend betoog gehouden bij het hogere management. We waren nu met z’n zevenen en dat zou voldoende ruimte moeten geven om voortaan op tijd klaar te zijn. Overwerken zou niet meer nodig zijn. Mansur was een blije man.
Het duurde niet zo heel erg lang voordat je de oude patronen weer terug zag komen. Om 9 uur waren alle pallets weggewerkt, was er opgeruimd en geveegd en de meeste vakken waren gespiegeld. Er stond vaak nog wel een karretje met allerlei verdwaalde losse producten die nog terug gezet moesten worden op de juiste plek. Het viel me op dat Mansur regelmatig weer iemand vroeg om even een uurtje langer te blijven. Ik denk dat Mansur de wet van Parkinson nog niet kende, want anders had hij ongetwijfeld ingegrepen.
De wet van Parkinson
Cyril Northcote Parkinson schreef in 1942 zijn boek over ‘de wet van Parkinson’. Hij neemt daarin de bureaucratie van het Brits imperium op de hak. Met een flinke dosis humor en cynisme constateert hij dat het ambtenarenapparaat nog ieder jaar met een paar procent groeit, terwijl het imperium op dat moment juist kleiner aan het worden is. Sommige mensen denken dat zijn wet hetzelfde is als het studenten syndroom waar Mansur ons mee om de oren sloeg, maar Parkinson bedoelde wat anders. Wat hij constateerde is dat er ruimte is voor meer ambtenaren, omdat er steeds meer werk bij komt. Meer werk om uiteindelijk hetzelfde resultaat te behalen. Bij het studentensyndroom gaat het om het uitstellen van de start, terwijl het bij zijn wet gaat om extra activiteiten die gedaan moeten worden. Natuurlijk rijst dan de vraag of al dat extra werk wel zo zinvol is of dat het overbodige activiteiten zijn. Ik denk dan gelijk aan allerlei bureaucratische regeltjes, zoals onnodige rapportages, zinloze controles en onnodige vergaderingen. Of aan Mansur die bedacht had dat we in het magazijn voortaan ook moesten spiegelen.
Zoek de balans
Als je met je team kort cyclisch werkt in periodes van 2 of 3 weken, dan is de kans op het studenten syndroom niet zo heel erg groot. De meeste mensen voelen dan direct vanaf het begin al de noodzaak om tempo te maken. De deadline is immers al snel in beeld. Dat gevoel van urgentie is bij teams die hun werk nooit af krijgen en het gemakkelijk doorschuiven naar de volgende iteratie overigens al een stuk minder. Die teams kunnen wel een Mansur gebruiken om ze scherp te houden.
De wet van Parkinson is lastiger te tackelen. Daarvoor moet het team steeds kritisch blijven op wat zinvol is en welke activiteiten ze moeten afstoten. Als een blinde alleen maar door hollen is op de langere termijn contraproductief en put mensen uit. Het is daarom zaak om een gezonde balans te vinden in productie draaien, reflecteren en verbeteren en op gezette tijden ook ruimte creëren voor plezier en ontspanning. Een randvoorwaarde is wel dat je met elkaar de regie kunt houden op het eigen werk. Wordt je door anderen gedwongen met allerlei regeltjes en verplichtingen, dan wordt het een lastige opgave. Managers en staf functionarissen hebben hierin ook een belangrijke verantwoordelijkheid. Met elkaar haal je onnodige activiteiten en regeltjes weg of je waakt ervoor dat ze niet ontstaan. O ja, en organiseer regelmatig wat tijd om met elkaar de batterij weer op te laden, want soms moet je ook gewoon even lullen in plaats van vakken vullen.