Kim Stanley Robinson is een Amerikaanse sciencefiction auteur die in 2021 ‘Het ministerie voor de toekomst’ publiceerde. Hierin beschrijft hij een ministerie dat is opgericht om de belangen te behartigen van al diegenen die nog niet geboren zijn maar wel worden geraakt door de besluiten die vandaag worden genomen. Uiteraard vraagt Robinson hier aandacht voor de klimaatverandering maar het idee van inspraak van ‘zij die nog geen stem hebben’ is niet nieuw. Denk aan het verwijtende ‘How dare you?’ van de minderjarige en daarom nog niet stemgerechtigde Greta Thunberg.

Vertegenwoordiging van relevante belanghebbenden

Het is een vraag die ook in veel van onze organisaties leeft. Wie moet je betrekken bij besluitvorming? Wat maakt hen relevant en andere spelers irrelevant? Hoe doe je recht aan hun belangen? Op welke wijze betrek je hen en in hoeverre houd je rekening met hun inbreng? Laatst werd ik geïnformeerd over het voornemen tot een ingrijpende organisatieverandering. Deze werd ontworpen achter de tekentafel – in de vorm van een ‘target operating model’ – en ik zou nader op de hoogte worden gehouden, werd me verzekerd. Dat leek me geen goede benadering: de resultaten van het ontwerpproces zouden mij ook raken en ik wilde er actief bij worden betrokken. En ik kon mij zo maar voorstellen dat dit voor vele anderen ook zou gelden. Daarom stapte ik op de directeur af en uitte mijn zorgen: als je niet vanaf het begin de juiste mensen betrekt organiseer je je eigen weerstand. En met ‘de juiste’ mensen bedoel ik de relevante belanghebbenden.

In dit voorbeeld gaat het over een  nieuw target operating model, maar algemener gesteld zoeken we de relevante belanghebbenden bij besluitvorming over afspraken die de samenwerking vorm geven en impact zullen hebben op de organisatie zelf en haar omgeving. Wie zijn belanghebbend en wat maakt hen relevant? Deze vraag werd beantwoord door Jan Roel, iemand die ‘omgevingsmanager’ als functietitel heeft.

De omgevingsmanager

Jan Roel, een vriendelijke man en baasje van een oude hond met o-pootjes en die niet meer helemaal zindelijk is,  vertelde me dat hij bij grote infrastructurele projecten wordt betrokken. Hij managet de omgeving voor zijn opdrachtgevers. Die omgeving bestaat uit een groot aantal partijen met deels strijdige belangen. Denk aan gemeenten, bewonersvertegenwoordigingen, milieugroeperingen en particuliere bedrijven. Hij gaat met hen in gesprek met het oogmerk om belemmeringen in de uitvoering van het project te voorkomen en om kansen die zich aandienen te verzilveren. ‘Maar’, zo zegt hij, ‘het blijft altijd een compromis’. Het is in zijn ervaring nog nooit voorgekomen dat alle belangen werden gediend en dat mag ons niet verbazen. Ze zijn immers deels strijdig. Het is de mate van invloed die een partij meer of minder relevant maakt. Om invloed te kunnen uitoefenen is het zaak dat individuen of partijen met vergelijkbare belangen zich organiseren en aan tafel komen. Alleen op die manier kunnen zij constructief invloed uitoefenen op de te realiseren resultaten van het project.

Maar er is nóg een groep relevante belanghebbenden, die buiten de reikwijdte van de omgevingsmanager maar binnen de scope van de projectmanager vallen. Dit zijn de mensen die uitvoering moeten geven aan het project en de resultaten moeten realiseren. Ook zij hebben deels strijdige belangen en willen gehoord worden. Dit betekent niet dat al hun eisen moeten worden ingewilligd, maar door hen oprecht aan te horen verklein je kans dat zij ‘ervoor gaan liggen’.

Poolse landdag

Dat zijn nogal wat belanghebbenden: allerlei individuen en partijen in de omgeving van de organisatie en dan ook nog een groot aantal mensen binnen de eigen grenzen die allemaal gehoord willen worden. De Polen ontdekten al vroeg hoe moeilijk dat was. De uitdrukking ‘Poolse Landdag’ vond haar oorsprong in de 17^de eeuw waar in het toenmalige Koninkrijk Polen zogenaamde landdagen of ‘Rijksdagen’ werden gehouden. Tijdens zo’n landdag kwamen volksvertegenwoordigers bijeen om met de landsheer te spreken over belangrijke zaken. Deze verliepen vaak chaotisch en rumoerig en konden zeer lang duren. (Bron: Historiek – online geschiedenismagazine).

Hoe voorkom je een Poolse landdag? Hiervoor heb je uiteraard de medewerking nodig van alle betrokken belanghebbenden, maar een zorgvuldige regie op het proces helpt je orde te brengen in de mogelijke tumult. Een proces waarin je keuzes maakt voor de volgorde waarin je relevante belanghebbenden betrekt, maar ook de aard van de betrokkenheid bepaalt. Willen partijen slechts geïnformeerd worden of is het verstandiger om hen te raadplegen? Hun inbreng kan immers leiden tot een groter pallet aan handelingsalternatieven en daarmee tot een hogere besluitkwaliteit. Regievoering op het proces is een kunst maar die wel kan resulteren in een betere samenhang tussen eigen en gemeenschappelijke doelen.

Liberating Structures

Een concreet voorbeeld van regievorming op besluitvorming ervoer ik eens bij een financiële instelling. Daar ontstonden problemen doordat een agile werkwijze slechts deels was doorgevoerd en de besturing van de organisatie nog op de traditionele leest was geschoeid. De conflicten die hierdoor ontstonden konden slechts opgelost worden door de besluitvormingsstructuur grondig te herzien. In de bestaande situatie botsen Product Owners en teammanagers bijvoorbeeld over de volgorde waarin het werk door de software ontwikkelteams werd uitgevoerd en dat was niet langer houdbaar. Eén van de Scrum Masters nam het initiatief tot een bijeenkomst van een hele dag waar middels speelse samenwerkingsvormen – zogenaamde Liberating Structures – maar onder een vakkundige regie alle relevante partijen bijeenkwamen. Die maakten samen consistente keuzes in de besturing van de organisatie, rekening houdend met alle belangen. Het voorstel dat hieruit voorkwam werd ter besluitvorming voorgelegd aan het senior management. Goedkeuring zou leiden tot een bestuurbare organisatie zonder de conflicten die tot het initiatief aanleiding hadden gegeven. Er bleven natuurlijk nog voldoende conflicten over!

Het ministerie van de toekomst

Zonder het plot te willen verraden – ga ‘Het ministerie voor de toekomst’ vooral zelf lezen – blijkt de steven van de klimaatverandering moeilijk te wenden. Er wordt zelfs een zwarte tak van het ministerie opgericht dat er nogal onorthodoxe methoden op nahoudt om resultaten te boeken. Laten we dat in onze organisaties voorkomen. Het tijdig en op vakkundige wijze betrekken van alle relevante belanghebbenden bij de inrichting van onze organisaties en de uitvoering van ons werk leidt tot een betere kwaliteit van besluitvorming en samenwerking.

“Daar heb ik geen actieve herinnering aan”, antwoordde ze. Ik zweer het je. Marieke, tien jaar oud. Van wie zou ze dat nou hebben? Volgens haar moeder hadden ze die ochtend afgesproken dat zij haar eigen kamer zou opruimen. Dat had Marieke nagelaten. “Ga je het dan nu doen?”, drong ze aan. “Dat is goed”, maar ze meed haar moeders blik. Mijn overbuurvrouw en haar dochter trokken de deur achter zich dicht en ik ging mijn eigen huis binnen.

Dit voorval zette me aan het denken over afspraken. Want hoezo was dit een afspraak? Was het niet gewoon een opdracht en had haar dochter weinig keus? Wanneer kun je iets een afspraak noemen? Bestaan daar criteria voor? En wat doet het er eigenlijk toe hoe een afspraak tot stand komt? De reden waarom dit me boeit is omdat een afspraak een fundamenteel concept is in een organisatie. We organiseren het samenwerken, dat ik omschrijf als ‘het afstemmen én uitvoeren van activiteiten om nu én in de toekomst eigen én gemeenschappelijke doelstellingen te realiseren’. Een organisatie hangt van afspraken aan elkaar. Als afspraken zo’n belangrijke rol spelen in organisaties kunnen we maar beter goed begrijpen wat dat dan zijn.

De kenmerken van een afspraak

Iedereen heeft wel een idee bij het woord ‘afspraak’, al was het maar omdat we bekend zijn met de tautologie “Afspraak is afspraak!”, maar wat zegt het woordenboek over de betekenis van het woord? Ik tref drie betekenissen aan. Een afspraak is:

• Een gesproken of schriftelijke overeenkomst
• Iets dat twee partijen elkaar toezeggen in de toekomst te gaan doen
• Een wederzijdse toezegging die je elkaar op vrijwillige basis doet

Dus twee partijen doen elkaar op vrijwillige basis toezeggingen met de intentie deze overeenkomst na te komen. In verschillende definities wordt verwezen naar het overeenkomstenrecht in het wetboek. Volgens het overeenkomstenrecht heeft een afspraak vier kenmerken:

1.      Een afspraak is een toezegging om in de toekomst iets te gaan doen

Een afspraak heeft betrekking op een handeling die in de toekomst beloofd wordt te worden verricht. Gijs van de afdeling Human Resources en Gerda van de afdeling Financiën kunnen bijvoorbeeld met elkaar afspreken om samen over twee weken een voorstel voor het nieuwe beloningsbeleid te gaan schrijven. Dit is een actie die ze voornemens zijn op een bepaalde datum en tijd uit te voeren.

2.      Een afspraak is wel of niet afdwingbaar

Een afspraak kan wel of niet afdwingbaar zijn. Als Gijs en Gerda bijvoorbeeld met elkaar hadden afgesproken om samen te gaan lunchen, dan was deze afspraak in praktische zin niet afdwingbaar geweest. Het criterium voor afdwingbaarheid is: hebben de partijen de bedoeling om rechtsgevolgen in het leven te roepen? In een organisatiecontext kun je je afvragen of er van hogerhand sancties volgen als Gijs of Gerda de afspraak niet nakomen.

3.      Een afspraak betreft een aanbod en een aanvaarding

Er is sprake van een wilsovereenstemming wanneer de ene partij een aanbod aan de andere partij én dat de andere partij dit aanbod aanvaardt. Gerda stelt in dit voorbeeld aan Gijs voor om samen het voorstel te gaan schrijven. Dit voorstel is voldoende concreet voor Gijs om te aanvaarden. Het is een afspraak op het moment dat Gijs het voorstel aanvaardt. Dit impliceert overigens dat een actiepunt voor iemand die niet aanwezig is (in een overleg) geen afspraak kan zijn.

4.      Een afspraak wordt op basis van vrijwilligheid gemaakt

De afspraak moet vrijwillig tot stand komen en daarbij mag de ene partij de andere partij niet voor de gek houden. In ons voorbeeld mag Gerda Gijs niet onder valse voorwendselen ‘verleiden’ tot instemming met haar voorstel om twee weken later samen aan het nieuwe beloningsbeleid te gaan schrijven. Afspraken maak je met wederzijdse instemming en op basis van dezelfde informatiepositie.

Maar in een organisatie kan toch ook gewoon sprake zijn van een opdracht, die door de leidinggevende aan de medewerker wordt gegeven? Hoezo vrijwillig instemmen? Daar ligt een andere afspraak aan ten grondslag, namelijk dat je met deze mogelijkheid instemt op het moment dat je een arbeidscontract tekent. Daarin staat dat de werkgever – binnen redelijke grenzen – de werknemer opdrachten kan geven. Blijft natuurlijk overeind dat het draagvlak voor een afspraak groter is wanneer met de belangen van beide partijen rekening wordt gehouden.

Afspraken in een organisatie: acties en besluiten

Ik onderscheid acties en besluiten. Dit zijn allebei afspraken die partijen met elkaar maken. Een actie is een afspraak die ophoudt te bestaan op het moment dat deze wordt nagekomen. Als Gerda en Gijs inderdaad op die dag samen zijn gekomen en een voorstel voor het nieuwe beloningsbeleid hebben geschreven is de afspraak nagekomen. De afspraak bestaat vanaf dat moment niet meer en kan van de actielijst worden afgevoerd. Een besluit is een afspraak die ‘tot nader order’ geldt. Als het voorstel voor het nieuwe beloningsbeleid wordt aangenomen door de directie, wordt het beleid geïmplementeerd en is het vanaf die datum geldig. Tot nader order.

Pleidooi voor het democratiseren van organisatie inrichting

Een organisatie inrichting beschouw ik als een hele grote stapel besluiten, dus afspraken die tot nader order gelden. Zo is de hiërarchie een verzameling afspraken over hoe de leden van de organisatie zich tot elkaar verhouden. Wie rapporteert aan wie? Of afspraken over de wijze waarop complexe taken worden opgedeeld in eenvoudiger taken, die worden toegekend aan functies. Organisatieadviseurs houden zich hier mee bezig. Maar wie zegt dat dit allemaal goede afspraken zijn? Het zijn immers de managers en de medewerkers die in de concrete praktijk worden geconfronteerd met de consequenties van die besluiten over de inrichting van de organisatie. Sluipen er geen inconsistenties in het complexe  geheel van afspraken over samenwerken? Die zich manifesteren als problemen in die samenwerking? Ik beweer van wel.

Daarom pleit ik voor het democratiseren van de organisatie inrichting. Deze staat de managers en de medewerkers ten dienste en zou daarom ook moeten worden bepaald door die mensen. Niet een eenmalige exercitie van mensen in een ivoren toren, die nooit zullen worden geconfronteerd met de gevolgen van hun keuzes. Kortom, iedereen moet worden betrokken bij de inrichting van de organisatie die zij met elkaar vormen. De wijze waarop je tot besluitvorming komt en bestaande afspraken wijzigt, daar moet je natuurlijk ook weer afspraken over maken. Onze tienjarige Marieke heeft daar vast wel ideeën over. Anders ik wel.

De Enterprise Architect keek me ongelovig aan. Dat ik hem dát kon vragen. In zijn ogen zag ik een vertwijfelde blik: kan ik die man (dat ben ik) nog wel serieus nemen? Ik had hem net gevraagd hoe hij het zou aanpakken als de totale Belastingdienst, waar we op dat moment beide werkten, het met tweehonderd medewerkers zou moeten doen. Niet de duizenden die wij nu dagelijks door de gangen van de torens en De Plint in Apeldoorn zagen lopen. Dat was volstrekt onmogelijk, antwoordde hij kortaf. “Ik zou beginnen met het vereenvoudigen van de belastingwetgeving omdat juist die enorme complexiteit tot de huidige, gigantische systemen heeft geleid”, begon ik. Ik liet me niet uit het veld slaan. Nu had ik zijn interesse gewekt. De uitdrukking op zijn gezicht veranderde. Hij realiseerde zich dat hij binnen te nauwe kaders had gedacht. Mijn vraag nodigde uit om onorthodox, out of the box te denken.

Creatief denken

We worden regelmatig met netelige vraagstukken geconfronteerd. Door het ineenstorten van het legitieme regime in Afghanistan en de overname door de Taliban vertienvoudigt het aantal asielzoekers in Nederland plotseling. Wat ga je doen? Een grote klant loopt weg waardoor de inkomsten worden overtroffen door de uitgaven en dat houd je maar drie maanden vol. Hoe pak je dit aan? Het aandeel elektrische auto’s stijgt snel en deze vergen minder onderhoud. Hoe pas je je bedrijfsmodel aan? Dit vraagt om creatieve oplossingen. Meer of minder van hetzelfde is niet langer goed genoeg. Out of the box denken wordt nu nodig.

Die pet past ons allemaal

Eind jaren zestig van de vorige eeuw introduceerde Edward de Bono het begrip ‘lateraal denken’. Hij bedoelde daarmee dat je op creatieve oplossingen kunt komen als je de beschikbare informatie op een nieuwe, andere manier ordent. Hij zette een vervolgstap: hij introduceerde zijn zes denkhoeden. Ieder van die hoeden, die hij een kleur gaf om ze van elkaar te onderscheiden, boden een ander perspectief op de beschikbare informatie. Zo staat de witte hoed bijvoorbeeld voor het neutrale denken: de informatie wordt beschouwd als feiten en cijfers. De gele en de zwarte denkhoed staan voor een positieve benadering respectievelijk een behoedzame manier van kijken. Door fysiek zo’n hoed op te zetten – er bestaan setjes van hoeden – organiseer je de perspectieven van waaruit je naar het vraagstuk kijkt. En dit leidt vaak tot nieuwe, onverwachte oplossingen.

Het kasteel van René

Enkele jaren geleden werkte ik samen met René Lochtmans (Girafa Visuals). Hij heeft een talent voor het tekenen van probleemsituaties. In zijn rol van business consultant zag ik hem geconcentreerd luisteren naar een wat chaotisch, ongestructureerd verlopend gesprek over informatiebeveiliging. De discussie leidde niet tot een bevredigende uitkomst en men besloot om een nieuwe vergadering in te plannen om het gesprek voort te zetten. In de tijd die verstreek tot het vervolggesprek maakte René een tekening van het vraagstuk rondom informatiebeveiliging: een kasteel met een slotgracht en een ophaalbrug, wachters achter de kantelen, een prinses in een toren en vijanden in het veld. Het zag er echt fantastisch uit. Maar veel belangrijker: het gaf structuur aan de discussie. Wie is de prinses en wat vertegenwoordigt zij? Wie staat er aan de poort en wat vormt de aanleiding voor het ophalen van de ophaalbrug? Hoe kunnen we de slotgracht verdiepen? De tekening van René bevorderde het laterale denken over het vraagstuk en leidde tot creatieve oplossingen. En een hoop hilariteit. Vooral waar het die prinses betrof.

Vuur met vuur bestrijden

De brandweer beschikt over een groot repertoire aan blustechnieken. Eén ervan, toegepast bij bosbranden, is het creëren van een ‘brandgang’. Dit is een betrekkelijk jonge techniek, uitgevonden in 1947. Rebecca Costa beschrijft in haar boek ‘The Watchman’s Rattle’ (2011) hoe een heel brandweerkorps in de Verenigde Staten bij het blussen van een bosbrand in een levensbedreigende situatie terecht kwam. Zij werden door het vuur ingesloten en konden geen kant op. Eén van hen kreeg een briljante ingeving: hij stak het stuk vóór zich in brand en bluste dit daarna, waardoor er een strook zonder brandstof ontstond. Hij schreeuwde zijn oplossing aan zijn makkers. Sommige van hen begrepen hem en volgden zijn voorbeeld. Maar niet iedereen was zo gelukkig. De helft van het korps kwam om het leven. Maar de nieuwe techniek werd toegevoegd aan het arsenaal van de brandweer, wereldwijd, en heeft zo vele levens gered. Nu heel gewoon, maar destijds een levensreddend voorbeeld van out of the box denken.

Effectieve besluitvorming

Ik vroeg de Enterprise Architect natuurlijk niet voor niets wat hij zou doen als de belastingdienst maar tweehonderd medewerkers zou hebben. In onze gesprekken was het aantal handelingsalternatieven vaak zeer beperkt. Meer van dit of minder van dat. Terwijl de problemen waar we met elkaar voor stonden om veel meer vroegen dan dat. Eén van de sleutelvaardigheden voor de 21^ste eeuw is creatief denken. Lateraal denken is een vorm van creatief denken, net zoals het gebruik van metaforen, het verwisselen van rol en het maken van een mindmap. Creatief denken heeft haar eigen plaats in het proces van besluitvorming, waarin ik drie stappen onderscheid.

Verkrijg samen een goed begrip van het échte vraagstuk

Het proces begint met het helder krijgen van het vraagstuk waarover een besluit moet worden genomen. Het helpt om het vraagstuk vanuit verschillende perspectieven te benaderen én om de ervaringen met elkaar te delen. Zo ontstaat er gemeenschappelijk begrip van het vraagstuk. Altijd handig om met elkaar hetzelfde vraagstuk aan te pakken.

Ontwikkel met elkaar handelingsalternatieven om uit te kiezen

Als je denkt met elkaar een goed begrip te hebben van het vraagstuk kun je keuzemogelijkheden ontwikkelen. Creatief denken helpt bij het genereren van zoveel mogelijk handelingsalternatieven en het leert je misschien weer iets nieuws over het vraagstuk. Van ieder van de mogelijke interventies probeer je je een beeld te vormen van het effect op het vraagstuk.

Neem een besluit en pleeg je interventie

Op basis van je evaluatie van handelingsalternatieven kies je een interventie. Je weet natuurlijk niet op voorhand zeker wat het effect zal zijn. Je hebt er een inschatting van gemaakt, maar de werkelijkheid is weerbarstig. Het was niet voor niets een netelig vraagstuk! Je kunt natuurlijk niet volstaan met het maken van een keuze. Je moet de gekozen interventie wel daadwerkelijk plegen!

Ik beweer dat creatief denken tot een veel groter aantal handelingsalternatieven leidt. Blijft natuurlijk de vraag hoe lang je hier allemaal over doet. Een urgente situatie vraagt om snelle besluitvorming. Hetebrij onderscheidt in zijn boek ‘Een goed besluit is het halve werk’ (2011) twee criteria voor een goed besluit: besluitkracht en inhoudskwaliteit. Creatief denken – buiten de kaders treden – leidt tot inhoudelijk betere interventies, zolang het maar niet teveel ten koste gaat van de besluitkracht!

Wat lossen we toch graag problemen op. Ga in gesprek met iemand, benoem een probleem en voor je het weet heb je al een advies binnen om het op te lossen. Vaak nog helemaal gratis ook. Eigenlijk is het een wonder dat er nog problemen bestaan. Luister gewoon eens naar je medemens, dan is het allemaal niet zo ingewikkeld.

Dopamine verslaving

Dat we graag problemen oplossen blijkt een natuurlijke oorzaak te hebben. Alleen al het geven van een advies zorgt er voor dat er een beetje dopamine wordt aangemaakt. Van het idee dat je daadwerkelijk een probleem hebt opgelost, krijg je zelfs een flinke boost van dat spul. Je wordt er gewoon blij van. Het is dus niet zo gek dat we dat graag doen. Toch is enige voorzichtigheid wel geboden, want een snelle oplossing wil de situatie nog wel eens erger maken dan dat hij was.

Het probleem verschuiven

Bij een test team van een grote Nederlandse gemeente was frustratie ontstaan omdat men kort geleden op scrum was overgegaan. Het test team bestond nog, omdat er nog geen vertrouwen was dat de door de scrum teams geleverde software zomaar naar productie kon. De testers waren gefrustreerd, omdat ze merkten dat ze nogal eens testen uitvoerden die achteraf gezien al door een scrum team waren uitgevoerd. Dubbel werk dus en zonde van de tijd. De manager keek naar dit probleem en had binnen een paar seconden de oplossing: jullie moeten beter met elkaar gaan communiceren. En weg was zij, op weg naar het volgende probleem.

Het test team nam het advies ter harte en ontwierp een rapportageformulier. De bedoeling was dat als iemand in het scrum team een test had uitgevoerd dat zij de belangrijkste gegevens van deze test zouden gaan vastleggen op het formulier. Om het makkelijk en efficient te maken kon je dit formulier aan de user story koppelen in Jira. Het test team beoordeelde na de sprint alle rapportage formulieren, ze maakten een testplan en zo werd voorkomen dat ze dubbel werk moesten doen. Eind goed, al goed zou je denken, maar niets was minder waar. Het enige wat er gebeurd was, was dat er extra werk naar een andere plek was verschoven. In plaats van af en toe een incidentele test dubbel te doen, moest het scrum team nu voor iedere test een rapportage formulier invullen. Dat was uiteindelijk veel meer werk en daar kwam ook nog eens bij dat de frustratie was verschoven naar het scrum team. “Hoezo moeten wij dat invullen, we zijn toch een scrum team? We doen niet aan documentatie. Dat is niet Agile”, waren veel gehoorde opmerkingen bij het koffiezet apparaat. Met als gevolg dat de rapportages dikwijls niet ingevuld werden, wat weer leidde tot frustratie bij de testers. De manager had hier gelukkig ook een snelle oplossing voor: vanaf heden is het verplicht om het formulier in te vullen. Zo niet, dan is dit een onderwerp tijdens jouw functioneringsgesprek.

Wat gaat hier nu allemaal mis?

Ik heb drie oorzaken gevonden waardoor vaak de verkeerde keuzes gemaakt worden.

1. Problemen moeten opgelost worden.
   De grondgedachte is dat problemen opgelost moeten worden, maar durf dat idee eens los te laten. Ga er eens vanuit dat je een probleem slechts tot ontwikkeling hoeft te brengen. Dat gebeurt sowieso al als je intervenieert, want dan gaat er wat gebeuren. Denk alleen niet dat je na je interventie al klaar bent. Zelfs achter een lamp die het niet meer doet, kan meer zitten dan alleen het simpele feit dat de lamp stuk is.
2. Problemen oplossen doe je alleen
   Ook al is de verleiding groot en voel je jezelf Superman als jij de grote held bent die het probleem heeft opgelost, stap toch eens over jouw eigen ego heen en betrek meerdere mensen bij het vraagstuk. Maak het probleem gemeenschappelijk onder de mensen die er mee te maken hebben, zodat meerdere standpunten op tafel komen te liggen. Samen weet je nu eenmaal meer dan jij alleen. Het kost wat meer tijd, maar hou dan de mooie wijsheid in gedachten die hierbij past: “alleen ga je sneller, maar samen kom je verder.”
3. Ga niet teveel de details in
   Ga juist wel de details in. Met het algemene probleem uit het voorbeeld ‘we doen dingen soms dubbel’ kun je niet zoveel. Welke dingen zijn dat dan, hoe vaak is soms, hoe erg is dit eigenlijk? Het zijn allemaal vragen die je moet stellen voordat je een interventie gaat doen. Doe je dit niet, dan is het makkelijke antwoord ‘je moet beter communiceren’ makkelijk gegeven, maar dat is veel te vaag en het zal je niet gaan helpen. Zelfs als je het al wat specifieker maakt door te zeggen dat we niet goed met elkaar communiceren, ga je nog niet diep genoeg. Het gaat uiteindelijk om het concrete probleem dat test 4 van user story x dubbel is uitgevoerd. En dat willen we niet. Dan moet je het daar dus over hebben.

Blijf niet praten, kom in actie

Ik hoor je nu denken, leuk dat gepraat en geanalyseer, maar we moeten wel door. We hebben helemaal geen tijd voor zo’n Poolse landdag en dat gepolder. Je hebt helemaal gelijk als je blijft praten en niets gaat doen. Uiteindelijk leer je het meeste van concrete acties in de praktijk. Als die lamp al voor de derde keer in een week stuk is, ga er dan niet blind weer een nieuwe indraaien. De eerste keer vervangen was een experiment op basis van de hypothese dat slechts de lamp stuk was. Leer daarvan. En als werk dubbel wordt uitgevoerd, betrek dan alle mensen uit de waarde keten bij het gesprek. Graaf met elkaar naar concrete feiten, formuleer een hypothese, bedenk meerdere interventies, kies er samen een en kom in actie. Niet morgen, maar vandaag want je moet de kans om te leren niet voorbij laten gaan.

Wat doen we met moeder deze kerst? Een vraag die in menig gezin weer speelt, nu de kerstkransjes en speculaaspoppen weer in de winkels liggen. Moeders is zielig en mag met de feestdagen niet alleen zijn. Dat is niet feestelijk. Een gesprek tussen haar kinderen gaat dan ongeveer zo: “Ja, maar ik heb haar vorig jaar al gehad dus dit jaar ben jij aan de beurt”. En zijn zuster die antwoordt: “Dan moet het hele huis weer spik-en-span anders komt dáár weer commentaar op.” Nou ja, je kunt je er wel iets bij voorstellen. Ze geeft haar verzet op. Dordrecht dus, dit jaar. Kan moeders de kleinkinderen ook weer eens zien. Vindt ze leuk.

Een vergelijkbare vraag speelt in veel organisaties. De ontwikkeling van de organisatie – wat de aanleiding ook is – heeft vaak ook gevolgen voor de personele bezetting. Een uit de praktijk afgeleide casus: haar werkzaamheden vervallen en Chantal is niet langer nodig in het team. Waar laten we haar? Een kwestie waar haar leidinggevende Remco mee worstelt. Hoe gaat hij daar mee om?

Wat doen we met Chantal?

Het allereerste wat Remco natuurlijk zou moeten doen is Chantal vragen wat zij zelf wil. Maar Remco treedt niet met haar in overleg. Hij besluit het varkentje zelf te wassen en haar ‘te slijten’ aan een collega. Netter gezegd: hij ziet mogelijkheden voor Chantal in het team van zijn collega Esther, dat sinds het vertrek van één van de teamleden een vacature heeft. Om dit voor elkaar te krijgen neemt Remco contact op met de afdelingsmanager en legt het aan hem voor. Deze vindt dit een elegante oplossing voor een probleem dat anders op zijn eigen bordje terecht komt. Gewapend met deze rugdekking bespreekt Remco dit met Esther, die minder enthousiast reageert dan hij verwachtte. Zij kent Chantal namelijk en die voldoet niet aan het profiel van de rol waarvoor zij een vacature heeft. Esther wil de testvaardigheden in haar team versterken en neemt hiervoor liever een ervaren specialist aan dan dat zij een medewerker opleidt.

Mijn belangen, jouw belangen

Er spelen in deze situatie meerdere, deels strijdige belangen. Remco wil van Chantal af. Hij heeft niks tegen haar, maar haar bijdrage is niet langer nodig, terwijl ze wel op zijn budget drukt en daar wordt hij op afgerekend. Esther heeft weliswaar een vacature, dus in principe ruimte voor Chantal, maar deze kandidaat beschikt niet over de vaardigheden die Esther in haar team wil versterken. Verder heeft ze onvoldoende opleidingsbudget om – als Chantal al zou willen – een nieuw teamlid op te leiden. Nog los van de ervaring die zij mist. Niemand heeft het haar gevraagd, dus we weten niet wat Chantal zelf wil. En dan zijn er nog de belangen van de organisatie als geheel. Ontslag van Chantal is kostbaar. En Chantal heeft wel degelijk talenten, misschien alleen niet op het gebied van testen. Hoe nu verder?

Hoe zit je in het gesprek?

Nogmaals, wat deze leidinggevenden zouden moeten doen is Chantal betrekken, maar zij komen niet op dit idee. Nu wordt de sfeer van het gesprek tussen Remco en Esther belangrijk. Zij hebben deels strijdige belangen én zijn afhankelijk van elkaar. De gemoederen kunnen hoog oplopen. Er staat immers iets op het spel. Zij kunnen elkaar de tent uit vechten, maar ze kunnen er ook voor kiezen om de samenwerking op te zoeken en onderzoeken waar zij nader tot elkaar kunnen komen. Hoe zitten zij in het gesprek?

Ben je toegeeflijk om kom je in verzet?

De oriëntatie van de deelnemers van een gesprek kan van elkaar verschillen. De één kan gericht zijn op samenwerking en is joviaal, toegeeflijk, vriendelijk, open en coöperatief. De ander zit er misschien meer concurrerend in en forceert, drukt door en vertoont agressief en berekend gedrag. Samen spannen zij een spectrum op, een spanning tussen samenwerken en vechten. Remco wil zijn zin doorzetten en heeft zelfs hun gemeenschappelijk leidinggevende al in stelling gebracht. Esther gaat hier niet onmiddellijk in mee, want zij houdt haar eigen belangen voor ogen.

Ben je onderzoekend of ontwijkend?

De deelnemers van een gesprek kunnen ook verschillen in de mate waarin men alternatieven wil onderzoeken. De één kan op zoek gaan naar nieuwe informatie, is beweeglijk, actief en alert op handelingsalternatieven. De ander kan juist ontwijkend en passief zijn, voortdurend hamerend op één en hetzelfde spoor, afwerend, zichzelf herhalend. Ook hier zien we een spectrum, dat spanning oproept. Remco heeft het allang allemaal bekokstoofd. Hij hoeft Esther er alleen nog maar van te overtuigen dat dit het beste is. Zij wordt echter net geconfronteerd met het probleem en zijn oplossing. Esther wil liever samen op zoek gaan naar mogelijke oplossingen, waar ze uit kunnen kiezen.

Je kunt je voorstellen dat een gesprek in een betere sfeer verloopt naarmate beide partijen bereid zijn om op punten toe te geven (maar hun belangen blijven verdedigen) en met elkaar de situatie en de mogelijkheden blijven onderzoeken. Dit gesprek betrekt inhoud, macht en relatie bij het onderzoek naar oplossingen.

Een gesprek over inhoud, macht en relatie

Het domein van de inhoud, waarin men erop gericht is om een gunstig compromis te bereiken waar beide partijen zich in kunnen vinden. Wat we vaak in de praktijk zien is het overtuigend presenteren van feiten en argumenten, het creëren van ‘wisselgeld’, kleine concessies als grote toegiften voor te stellen, en met een voorstel te komen als de tijd hiervoor rijp is. In dit geval zou een compromis gevonden kunnen worden in het beschikbaar stellen van extra opleidingsbudget door hun beide leidinggevende, ervan uitgaande dat Chantal zich wil laten omscholen tot tester. Daarmee is het ervaringsprobleem nog niet opgelost, maar hier zou Esther op kunnen toegeven. Het scheelt haar een zoektocht en het spreken van meerdere kandidaten.

Het domein van de machtsrelatie dat erop gericht is om een evenwicht of juist overwicht te ontwikkelen. In de praktijk zien we dat deelnemers hier laten merken dat ze alternatieven achter de hand hebben en dus kunnen weglopen, te bluffen en het initiatief nemen en behouden. Hier zien we mensen ook manipulatieve technieken gebruiken. Remco heeft zich reeds verzekerd van de steun van hun beider leidinggevende: hij heeft zijn macht gemobiliseerd. Esther is hierdoor onaangenaam verrast. Wat hebben ze nog meer bekokstoofd, kan ze zich afvragen.

Het domein van de gesprekssfeer dat erop gericht is om positieve persoonlijke verhoudingen te ontwikkelen. We zien dat deelnemers van het gesprek zich ongedwongen presenteren, humor gebruiken, interesse tonen voor persoonlijke zaken, consistent optreden en erkennen dat er sprake is van wederzijdse afhankelijkheid. Rollen scheiden zij van personen. In onze praktijksituatie zien we dat Remco dit nodeloos onder druk zet. Hij had Esther ook met open vizier kunnen benaderen. “Dit is het probleem. Hoe zullen we dit samen aanpakken?”

Moeder wil met rust worden gelaten

Chantal wilde best omgeschoold worden, bleek later. Het leek haar zelfs wel interessant om weer eens iets anders te gaan doen. Remco heeft een deel van zijn opleidingsbudget afgestaan aan Esther en die heeft zich erbij neergelegd dat zij geen ervaren kracht zou krijgen. Chantal en de organisatie varen er wel bij.

Wat te doen met moeder deze kerst? Vráág het moeder gewoon. “Waar wil je graag zijn met de Kerst?” Misschien zit ze het liefst alleen thuis. Lekker rustig. Een keertje kerst zonder plichtplegingen en die drukke kleinkinderen.

We willen allemaal werken met toewijding, maar sommige leidinggevenden gaan wat onhandig om met commitment. Zij zetten hun medewerkers onder druk om commitment af te geven en schieten zichzelf daarmee in de voet. Hoe voorkom je dat mensen afhaken? En wat vergroot onze toewijding? In deze blog beantwoordt Jasper deze vragen.

Het woord commitment valt nogal eens, vooral als het spannend wordt. Op verwijtende toon wordt dan gevraagd of ‘je eigenlijk wel gecommitteerd bent aan het resultaat?’. Wat moet je daar nu op antwoorden? Waar is de manager naar op zoek als hij vraagt naar jouw commitment? Wat betekent commitment eigenlijk? Drie vragen die in het heetst van de strijd meestal niet worden gesteld. Vragen die ik nu wel probeer te beantwoorden. Nu het nog rustig is.

Ben jij wel gecommitteerd?

Na een strenge monoloog van twintig minuten ging hij de kring af. Hij keek Iedere medewerker strak en indringend aan: “Ben jij gecommitteerd aan dit plan?” Mensen voelden zich ongemakkelijk, leunden afwerend achteruit in hun stoel.  Het klonk als een aanbod dat je niet kon afslaan. De medewerkers hadden het gevel dat ze hun hoofd door een strop moesten steken. En hadden natuurlijk grote aarzelingen. Het antwoord was dan ook geen volmondig ‘ja’. Mensen stelden voorwaarden. Als aan deze voorwaarden zou zijn voldaan wilden zij zich wel committeren. Met het mes op de keel. Wat zou jij zeggen?

Desgevraagd verklaarde de manager dat hij dat had geleerd van een gespecialiseerd adviesbureau. Je moest je mensen expliciet om commitment vragen, zo was hem aangeraden. Anders kon je het gewenste resultaat wel vergeten. “En hoe pakt dat uit?”, vroeg ik hem belangstellend. Hij was van zijn stuk gebracht. Ik lichtte mijn vraag nader toe. Wordt het gewenste resultaat wel geleverd nu hij de mensen expliciet had gevraagd om commitment. Nee, gaf hij toe, maar het risico op mislukking lag nu wel bij zijn medewerkers en niet langer bij hem. Hij kon hen nu aanspreken op hun belofte. Schouderophalend: hadden ze die garantie maar niet moeten afgeven.

Wat is je ‘Ja’ waard als je geen ‘Nee’ kunt zeggen?

Deze manager had van een adviesbureau geleerd dat je het risico op mislukking van je project kon mitigeren door de medewerkers expliciet om commitment te vragen. Door hen dit te vragen zou tot hun doordringen dat het werk niet vrijblijvend was, maar dat er tijdig prestaties moesten worden geleverd. Klaarblijkelijk gebeurde dit in eerdere projecten niet. Je kunt je natuurlijk afvragen waarom dat het geval was en of dit wel te wijten was aan gebrek aan commitment. Misschien ervoeren de mensen wel heel andere belemmeringen in de uitvoering van hun werk.

Maar wat is commitment eigenlijk? De genoemde manager interpreteert dit als een soort garantie op succes. Deze dwingt hij bij de medewerkers af door dit expliciet per persoon te eisen. Na deze afgedwongen toezegging ligt de schuld van een eventuele mislukking niet langer bij hem, maar kan hij anderen hierop aanspreken. Zijn medewerkers zien de bui al hangen en gaan zelf ook voorwaarden stellen. Heel verstandig in deze situatie. Maar ligt de mislukking niet al besloten in de noodzaak tot het eisen van commitment?

De meeste mensen hebben vrijwillig voor hun vak gekozen. Zij vinden hun werk leuk om uit te voeren, ontlenen daar plezier aan en verliezen in sommige gevallen ieder besef van tijd. Dan is er sprake van flow. Iedereen heeft dat wel eens meegemaakt en weet dat dit fantastisch is. Het werk zelf is leuk. Anderen vinden hun werk leuk omdat het bevredigende resultaten oplevert. Bijvoorbeeld een computerprogramma dat foutloos loopt of een klant die ontzettend blij is met de geleverde, goed functionerende rolstoel die haar weer bewegingsvrijheid geeft. Die dankbaarheid maakt het allemaal waard. Je hebt iets betekend voor een ander. En natuurlijk heeft iedere baan minder leuke kanten. Dat weten we allemaal. Maar kan commitment afgedwongen worden?

Een commitment is geen garantie

Een afgegeven commitment is geen garantie, zoals de manager deze opvatte. Een commitment is een toezegging. We zeggen nu toe dat we een activiteit in de toekomst zullen uitvoeren. Of we verplichten ons op dit moment om in de toekomst een wel omschreven resultaat te leveren. We doen er alles aan om deze belofte gestand te doen, maar dit maakt het nog geen garantie. Een belangrijk kenmerk van een toezegging is dat we deze per definitie vrijwillig doen. Een toezegging kan niet worden afgedwongen, dan zou het immers een dictaat zijn.

Betrokkenheid maakt toegewijd

De oorsprong van toewijding kunnen we vinden in de betrokkenheid bij de bedoeling van de organisatie. Je hoeft helemaal geen commitment te eisen – als dat al zou kunnen – als mensen vanuit zichzelf de doelen van de organisatie of het team ondersteunen. Bijvoorbeeld omdat deze aansluiten bij hun eigen waarden. Ik herinner me een gesprek met Tim, een vrijwilliger die in zijn vrije tijd bij een vogelopvangcentrum werkte. Daar werden vogels binnengebracht waarvan de vleugels waren besmeurd met olie. Met de juiste schoonmaakmiddelen en buitengewoon veel inspanning reinigde Tim die vogels. Omdat hij een grote vogelliefhebber was, niet omdat de leidinggevende in dat centrum bij hem een commitment probeerde af te dwingen.

Een leidinggevende kan met haar medewerkers onderzoeken wat zij belangrijk vinden in het werk. Waarom hebben zij oorspronkelijk gekozen voor juist deze organisatie? Op welke wijze kunnen zij hun persoonlijke doelen verbinden met de doelen van de organisatie? Manager en medewerker zijn dan op zoek naar de aard van hun motivatie. En wat belemmert hen in het realiseren van hun eigen doelen en die van de organisatie als geheel? Hoe kunnen zij met elkaar deze belemmeringen wegnemen?

Het met elkaar tot ontwikkeling brengen van de aard van motivatie én het wegnemen van eventuele belemmeringen kon wel eens een veel vruchtbaardere weg zijn dan het kunstmatig afdwingen van commitment. En het is bovendien nog eens veel leuker ook!

Jasper Doornbos