De ontwikkelaars vonden de reviewformulieren omslachtig en stelden een alternatief voor

‘Linksaf!’ riep de dienstplichtige  snelheidsregelaar plotseling. De chauffeur van de eerste viertonner – hij werd gevolgd door een hele colonne van veertien gelijke voertuigen – gooide het stuur om en schoot een bospad in. Dat leek me niet de bedoeling, maar mijn collega-snelheidsregelaar was net als ik nog in opleiding. Om tijd te besparen wilde hij een bocht afsnijden. Gezeten op een hoog en oncomfortabel bankje achter hem keek ik naar het natuurschoon voor ons. De eveneens dienstplichtige chauffeur maalde er niet om. Hij had er lol in. We stormden over een rustiek bruggetje (maximaal 3 ton, stond op het bordje ernaast) en reden na 500 meter een stuk bos met jonge aanplant in. Het bosweggetje eindigde hier. De snelheidsregelaar leek van zijn stuk gebracht, keek nog eens op zijn kaart en commandeerde de chauffeur om een pad te maken in de richting van waar hij de oorspronkelijke weg vermoedde.  De boompjes en struiken kraakten en knapten onder het gewicht van de vrachtwagen. De veertien wagens volgden ons. Na nog eens 500 meter kwamen we inderdaad weer terug op de oorspronkelijke weg. In het natuurgebied lieten we een enorm pad van verwoeste bomen en struiken achter. Een ravage die je met gevoel voor understatement een olifantenpaadje kon noemen. Of we er tijd mee hadden bespaard betwijfelde ik. De colonne vervolgde haar weg onder de bezielende leiding van de snelheidsregelaar die net een nieuwe ervaring had opgedaan.

Informele afspraken

Het ministerie van defensie betaalde voor dit soort schade, hoorde ik later. In de boekhouding bestond een post ‘leergeld’. Ook in organisaties maken we olifantenpaadjes, hoewel meestal minder fysiek dan in dit natuurgebied. We wijken soms af van de formele afspraken, omdat het via het informele circuit veel makkelijker te regelen is. Drie voorbeelden.

1.      Omslachtige reviewformulieren

In een grote financiële instelling werd het softwareontwikkelproces geformaliseerd. Het Indiase adviesbureau dat was ingehuurd om dit te ondersteunen introduceerde reviewformulieren, waarop collega’s hun bevindingen met betrekking tot ontwerpen moesten noteren. Na dit een paar keer te hebben gedaan werd er geklaagd over de omslachtigheid van het proces en bedachten de ontwikkelaars zelf een alternatief. Ze noteerden hun reviewcommentaar met behulp van ‘comments’ in het document zelf. Sneller, minder moeite en makkelijker te verwerken door de auteur. Iedereen blij.

2.      Sjoemelen met een Smartboard

Ik werd eens uitgenodigd om een presentatie te geven op een prachtige, karakteristieke locatie. Toen ik de zaal binnenliep werd ik aangenaam verrast door de beschikbaarheid van een Smartboard. Babbelend met de gastvrouw sloot ik mijn laptop aan en zocht naar verbinding met het scherm. Dat vereiste een wachtwoord dus ik keek mijn gastvrouw vragend aan. ‘Oh’, zei ze, ‘Dat staat op dat geeltje naast het Smartboard’. Hoe had ik het kunnen missen? Het hing op ooghoogte op de muur, er vlak naast. Na het inloggen ontdekte ik dat ik toegang had tot de gehele SharePoint van de organisatie. Niet de bedoeling, denk ik.

3.      Werken in de wandelgangen

De twee teams waren voor wat betreft hun werkzaamheden sterk afhankelijk van elkaar, maar mochten uitsluitend samenwerken na uitdrukkelijke goedkeuring door de teammanagers. Deze beperking vond haar oorsprong in de afspraak dat teammanagers verantwoordelijk waren voor de uitnutting van hun begroting en zij daar dus volledige controle over wilden hebben. De leden van de teams besloten elkaar op te zoeken in de wandelgangen en daar hun werkzaamheden op elkaar af te stemmen. Ze spraken met elkaar af om hun uren te boeken zoals was opgenomen in de plannen, niet zoals ze werkelijk werden besteed.

Met het maken en betreden van olifantenpaadjes schenden we de formele afspraken. Soms is dat erg, maar niet altijd. Hoe ga je daar als bestuurder, leidinggevende of als professional mee om? Hoe ga je om met handhaving van formele afspraken?

Besluiten in het formele coördinatiesysteem

Het formele overlegsysteem is de plek waar de gang van zaken met elkaar kan worden besproken. De afspraken over samenwerken nemen de vorm aan van acties of besluiten. Het team kan de niet-functionerende afspraak inbrengen, de oorzaken van het niet-functioneren met elkaar onderzoeken, handelingsalternatieven formuleren en een toelaatbare keuze maken. In essentie kun je drie handelingsalternatieven onderscheiden.

1.      Strakker handhaven van de bestaande afspraak

Als de bedoeling van de afspraak wordt geschonden en je vindt de bedoeling nog steeds belangrijk, dan zul je strakker moeten gaan handhaven. Het helpt als iedereen de bedoeling begrijpt en als je het naleven van de afspraak kunt vergemakkelijken, maar je moet overtredingen sanctioneren. Het briefje met het wachtwoord werd weggehaald naast het Smartboard en niemand heeft het er opnieuw opgehangen.

2.      Aanpassen door een nieuwe afspraak te maken

Olifantenpaadjes kunnen ook een goede aanknopingspunten bieden voor (sociale) innovaties. De constructies in het informele systeem worden dan, eventueel in aangepaste vorm, overgeheveld naar het formele afsprakensysteem. De reviewformulieren die als te omslachtig waren ervaren werden afgeschaft en de alternatieve werkwijze werd opgenomen in de nieuwe Way of Working.

3.      Gedogen van de bestaande situatie

In Nederland beschikken we over een derde optie: gedogen. De formele afspraak blijft bestaan en de wandelingen over de olifantenpaadjes worden oogluikend toegestaan. Een riskante optie voor de professionals. De organisatie heeft baat bij deze alternatieve manier van werken, maar zodra het spannend wordt (een debacle, een audit of een schandaal) kan het senior management zich verschuilen achter ‘we wisten het niet’ en ‘zij hebben zich niet aan de afspraken gehouden’.

Het ontstaan van olifantenpaadjes is een indicatie dat de formele afspraken niet goed functioneren. Mensen willen zich er meestal wel aan houden, maar kiezen toch voor een makkelijker alternatief. Dat is niet altijd toelaatbaar, maar de alternatieve gedragswijze kan aanknopingspunten bieden voor een verbetering in het stelsel van afspraken over samenwerken.