Nieuwe definities vragen om nieuwe manier van werken
Sinds we massaal overgestapt zijn op scrum, zijn er een hoop nieuwe woorden in het kantoorjargon bij gekomen. Requirements zijn user story’s geworden, teamleiders en projectleiders zijn vervangen door scrum masters en product owners. En waar we vroeger nog gewoon een checklist hadden, moeten we het nu doen met een Definition of Done.
Modegril? Wel als je gewoon blijft doen wat je altijd al deed. En als je continue wilt verbeteren moet je vaak breken met bestaande woorden en werkwijzes. Als voorbeeld het succes- bij het juiste gebruik- van de Definition of Done.
Het bedenken en gebruiken van nieuwe terminologie heeft een duidelijke functie. We willen breken met oude gewoontes en gebruiken, omdat we ervan overtuigd zijn geraakt dat die niet meer voldoen. We willen het niet een klein beetje anders gaan doen, maar we willen dat het echt helemaal anders wordt. Er is een beter alternatief. Onder dit soort radicale veranderingen gaan nieuwe overtuigingen schuil. Als je die nieuwe overtuigingen niet door hebt en omarmt en je blijft werken vanuit jouw oude overtuigingen dan verandert er uiteindelijk helemaal niets. Je blijft dan doen wat je altijd deed en je zult krijgen wat je altijd kreeg.
Van maakbaar naar wendbaar
Een van die oude overtuigingen is dat de wereld maakbaar en controleerbaar is. Als je het ideale proces definieert, dan komen daar perfecte producten uit. Het is slechts een kwestie van alle stapjes correct uitvoeren. Als het product onverhoopt niet helemaal goed is, dan heeft iemand een bepaalde processtap niet correct uitgevoerd. Meestal bedenken we dan wat extra proces stappen om dit soort knulligheden in de toekomst te voorkomen.
In een wendbare organisatie zijn we ons ervan bewust dat de wereld te complex is om altijd volledig in control te zijn. Het ideale proces bestaat niet, want er kan altijd iets gebeuren waardoor alles helemaal anders wordt. Heb je het eindelijk voor elkaar dat alle teamleden bij elkaar in dezelfde ruimte een werkplek hebben, moet je ineens massaal vanuit huis gaan werken. Het nieuwe normaal noemen we dat dan. Voor je het weet is dat nieuwe normaal ook al weer verouderd en moet je met elkaar weer iets nieuws gaan verzinnen.
Kompas als leidraad
Om als team jouw werkwijze steeds weer aan te kunnen passen aan veranderende omstandigheden, heb je een duidelijk kompas nodig. In scrum is een van de kompassen die we gebruiken de Definition of Done. Hierin staan de algemene afspraken waar producten en diensten, die je als team oplevert, aan moeten voldoen. Het zijn de kwaliteitseisen die gesteld worden aan het resultaat.
Een voorbeeld van zo’n kwaliteitseis is dat websites van de overheid moeten voldoen aan de toegankelijkheidsstandaard Digitoegankelijk EN 301 549. Dit zijn eisen die gelden voor alle websites van de Nederlandse overheid, zodat deze voor alle doelgroepen toegankelijk zijn. In iedere Definition of Done van een team dat voor de Nederlandse overheid werkt, zou je deze eis moeten tegenkomen.
Schijnveiligheid
Veel teams zijn zich niet bewust van de overtuiging dat de wereld helemaal niet volledig controleerbaar en maakbaar is. Dit komt tot uiting in hun Definition of Done. Je kunt dit gemakkelijk herkennen, doordat ze er procesafspraken in opnemen. Een voorbeeld is de veel voorkomende regel dat alle code door een teamgenoot gereviewd moet zijn. Zo’n regel zegt niets over de kwaliteit van het eindresultaat. Je hoort ze denken: “Ik heb jouw code gereviewd. Check. Vinkje binnen en we kunnen weer door.” Het biedt een schijnveiligheid, zolang er niets wordt gezegd over de criteria waartegen je de review hebt uitgevoerd. En die criteria zijn keiharde SMART afspraken over het eindresultaat, zoals bijvoorbeeld het gebruik van codeerstandaarden.
Interne afspraken of klanteisen
Er is een verschil tussen de eisen die je aan het product stelt en eisen die je aan de samenwerking of het productieproces stelt. Het is een verschil tussen interne en externe afspraken. Alleen de eisen die je aan het eindresultaat stelt zijn voor de eindgebruiker relevant.
Voorbeeld: Ik wil als slecht ziende vreemdeling ook gebruik kunnen maken van de website van de overheid, dus mag ik verwachten dat de website voldoet aan de toegankelijkheidsstandaard Digitoegankelijk EN 301 549. Als slecht ziende vind ik het niet relevant welke procesafspraken er binnen een scrum team zijn gemaakt. Het doet er voor mij als bezoeker echt niet toe of ze een peer review hebben gedaan. Waarschijnlijk weet ik niet eens wat het is.
Definition of Done focust op klantwaarde
In de Definition of Done staan de afspraken die het team met zijn omgeving heeft gemaakt om te kunnen bepalen of ze klaar zijn met hun werk. In wendbare organisaties draait het om het leveren van waarde. Dat betekent concreet dat je aan het opgeleverde product of de geleverde dienst een tevreden klant wil overhouden. De vraag is dus welke eisen je stelt aan het resultaat dat je als team gaat opleveren om dat voor elkaar te krijgen.
Deze afspraken staan los van de afspraken die de teamleden onderling hebben gemaakt over hun eigen samenwerking of over de samenwerking tussen teams. Deze afspraken zijn erg belangrijk omdat je verwacht dat ze zullen leiden tot een goed product of een goede dienst, maar voor de klant zijn ze alleen indirect van belang. De klanttevredenheid wordt immers bepaald door het resultaat en niet of je je aan een bepaald proces of bepaalde interne afspraken hebt gehouden.
Definition of Done organiseert autonomie
Als meerdere teams aan hetzelfde product werken zal er een gemeenschappelijk Definition of Done moeten zijn. Voor de klant mag het immers niet uitmaken welk team zijn vraagstuk oplost. De algemene kwaliteitseisen horen er altijd bij. De teams zijn in scrum zelf-organiserend. Ze mogen zelf bepalen hoe ze tot het eindresultaat komen dat voldoet aan de gestelde eisen. Nog een reden waarom procesafspraken nooit in de Definition of Done horen te staan. Het tast immers de autonomie van het team aan.
Het kan voor komen dat teams onderling met elkaar afspraken hebben gemaakt. Bijvoorbeeld als meerdere teams eenzelfde releasefrequentie hanteren. Om de activiteiten die hierbij horen goed te laten verlopen worden deze gezamenlijke afspraken gemaakt. Ieder team zal deze afspraken toevoegen aan zijn eigen afspraken lijstje, maar ze staan niet op de Definition of Done.
Als je vanuit de overtuiging werkt dat het eindresultaat altijd kan tegenvallen ook al heb je alle afgesproken stapjes gevolgd, dan is het erg handig om een Definition of Done te hebben waar je aan kan toetsen of jouw resultaat goed genoeg is. Dat is het verschil met het oude vink-lijstje en daarom heet het anders.