Het ideale kantoor

De kantoortuin is uit. Corona heeft het laatste zetje gegeven, want een kantoortuin blijkt een broeinest van bacteriën en virussen te zijn. Als er ook nog sprake is van flexplekken dan kun je maar beter je mondkapjes gelijk weer uit de la pakken. Als mensen in een kantoortuin werken dan blijkt het ziekteverzuim aanzienlijk hoger uit te vallen. Kantoortuinen met flexplekken maakt dit nog een graadje erger.

Ergens in de jaren 50 van de vorige eeuw verschenen de eerste kantoortuinen In Duitsland als uiting van minder hiërarchie en meer democratie op de werkvloer. Vanaf de jaren 70 schoten ze ook in Nederland als paddestoelen uit de grond. Soms werd het woord tuin wel heel letterlijk genomen en zat je tussen de planten en struiken je werk te doen. Ooit werkte ik een tijdje voor een Nederlandse bank waar een complete afdeling bekend stond om hun liefde voor hun tuin. Soms hadden ze tussen het tuinieren in zelfs nog af en toe tijd om wat kantoorwerk te doen.

Kantoortuinen kennen nogal wat nadelen

Naast de ziektekiemen zijn ook geluidsoverlast en een volledig gebrek aan privacy bekende nadelen van de traditionele kantoortuin. Er is veel onderzoek naar gedaan en tegelijkertijd is er in veel organisaties ook gewoon geluisterd naar de eigen medewerkers. Ruimtes zijn aangepast met scheidingsobjecten of geluidswerende middelen of er zijn aparte hoekjes of ruimtes gecreëerd om te overleggen of juist geconcentreerd te kunnen werken.

Eigen initiatief

Op andere plekken nemen medewerkers zelf het initiatief om hun eigen situatie te verbeteren. Ik kreeg ooit een rondleiding bij een software bedrijf waar alle leden van een scrum team bij elkaar zaten aan een grote rechthoekige tafel in een soort glazen kooi. Meer “co-located” kan alleen als je bij elkaar op schoot gaat zitten. Ze hadden allemaal een grote koptelefoon op hun hoofd. Toen ik vroeg waarom iedereen een koptelefoon op had, was het antwoord dat ze wel rustig moeten kunnen werken.

Teamgrootte speelt een rol

Er zijn veel theorieën over hoe groot teams mogen zijn om nog effectief samen te kunnen werken. Belbin heeft er uitgebreid onderzoek naar gedaan en komt op een aantal van 6 tot 8 en liever zelfs nog iets minder voor management teams die flexibel en besluitvaardig willen blijven. Scrum gaat uit van niet meer dan 10 personen. Zouden ze uitgegaan zijn van de bovengrens van Belbin en daar de product owner en scrum master bij opgeteld hebben? Hoe dan ook is het algemene advies om als team effectief te kunnen zijn, dat je de groepsgrootte moet beperken.

Het lijkt daarom logisch om de kantoorruimte en de teamgrootte rechtstreeks aan elkaar te koppelen, maar toch is het meestal niet zo simpel. Kijk maar naar het team met de koptelefoons. Hun werkwijze vroeg eerder om cubicles dan om één grote tafel. Ik heb ooit een collega gehad met Asperger. Die had behoefte aan een kamer waar hij zich volledig kon afzonderen om daar vervolgens de meest briljante oplossingen te bedenken. Toen hij gedwongen werd in een grote kantoortuin te gaan werken, was hij binnen een maand vertrokken.

Zoveel belangen en perspectieven

Het antwoord op de vraag hoe groot de kantoorruimte mag zijn, hangt blijkbaar van heel veel dingen af. Gezondheid, geluidsniveau’s en privacy noemde ik al. Daar komen persoonlijke voorkeuren bij. Er moet wel een gezonde balans zijn tussen het individuele belang en het team belang. Het risico op teveel afzondering bij thuiswerken is bijvoorbeeld levensgroot aanwezig. Sommige collega’s hebben elkaar nog nooit in levende lijve ontmoet en dat is ook weer niet gezond.

Tenslotte speelt ook nog het moment een belangrijke rol. Soms werk je in kleine groepjes van twee of drie personen samen. Soms zit je met 30 of meer mensen in een overleg. De ruimte waar je dan bent zou dat zo goed mogelijk moeten faciliteren.

Het management is verantwoordelijk

Het is aan het management van een organisatie om al deze facetten goed tegen elkaar af te wegen en de ruimtes er op in te richten. De grootste valkuil is om vanuit slechts één perspectief een keuze maken. Dat kan een financieel perspectief zijn dat het zo goedkoop mogelijk moet zijn of het jaren 70 maatschappelijk perspectief dat er minder hiërarchie moet zijn op de werkvloer of het scrum perspectief dat er niet meer dan 10 personen in een team mogen zitten. Welk perspectief je ook kiest, je zult altijd eindigen met een oplossing die alleen de problemen vanuit dat ene perspectief oplost.

Mijn advies

Kijk altijd eerst naar de bedoeling. Waarom zijn we als team bij elkaar en wat hebben we op welk moment van elkaar nodig om dat doel te bereiken. Bespreek dit met vertegenwoordigers van alle perspectieven en wat hun belangen zijn en dus ook met het team om hun persoonlijke wensen en belangen mee te kunnen nemen. Probeer in één sessie alle informatie op tafel te krijgen vanuit zoveel mogelijk perspectieven en kom dan in actie. Eindeloos praten is zinloos, maar niet praten is nog erger. Ga experimenteren, pas de ruimtes aan, maak afspraken en evalueer regelmatig. Durf ook terug te komen op keuzes als ze niet werken. Zet je eigen ego aan de kant en vraag dat ook van anderen. Probeer vooral ook eens dingen uit die op het eerste gezicht niet comfortabel lijken. Van proberen kun je het leren.

Heb je zelf tips, ideeën of ervaringen die je graag wil delen? Zet ze in de comments bij de LinkedIn post, want iedere omgeving is anders, maar laten we elkaar vooral inspireren.