Regel de omgeving zo in dat je team optimaal kan functioneren
Mensen op hun gedag aanspreken of de omgeving zo inregelen dat ze hun gedrag automatisch aanpassen? Jan-Sake pleit voor het laatste.
Gedragsverandering wordt door drie componenten beïnvloed: de motivatie van mensen zelf om te veranderen, hun vaardigheden die moeten aansluiten bij het nieuwe gedrag (kunnen ze het ook) en niet in de laatste plaats: is er gelegenheid om het nieuwe gedrag ook daadwerkelijk te kunnen toepassen?
“De afgelopen dagen hebben we op verschillende plekken grote groepen mensen bij elkaar gezien. Op Koningsdag was het Vondelpark overvol en moest het park gesloten worden voor publiek. Op het Journaal zag ik mensen over de hekken klimmen om toch nog binnen te komen. Zondagmiddag stonden er duizenden mensen voor de Arena om het kampioenschap van Ajax te vieren. Anderhalve meter afstand houden was er niet bij. Er werd veelvuldig schande gesproken over het gedrag van deze mensen. Een dikke middelvinger naar de zorg, onverantwoord en asociaal gedrag en allerlei minder vriendelijke kreten kwam ik tegen. Ik ben op een gegeven moment maar gestopt met lezen.
Aan de andere kant hoorde ik zelfs een politica zeggen dat ze het niet zo raar vindt dat mensen dit gedrag laten zien. Mensen hebben er behoefte aan en er zou niet veel aan te doen zijn. Daarmee was de discussie gesloten, maar volgens mij niet terecht. Er is wel degelijk wat aan te doen, maar alleen niet door mensen rechtstreeks op hun gedrag aan te spreken.
Omgeving speelt belangrijke rol in gedrag
Er is veel onderzoek gedaan naar het gedrag van mensen en we weten tegenwoordig dat het te makkelijk is om iedereen enkel en alleen op zijn eigen individuele verantwoordelijkheid te wijzen. Allereerst zijn we kuddedieren en daar hoort nu eenmaal bij dat we elkaar nadoen. Afwijkend gedrag vertonen is risicovol. Je kunt dan immers uitgesloten worden uit de groep en dat is een van onze grote angsten. Ook al weet je diep van binnen dat iets niet helemaal door de beugel kan, als iedereen het doet dan zal het wel meevallen. We redeneren met het grootste gemak wat een beetje krom is weer recht, zodat je het naar jezelf kunt verantwoorden en we onze kop niet boven het maaiveld hoeven uit te steken.
De omgeving speelt een belangrijke rol in het gedrag dat de kudde of een individu laat zien. Wegbeheerders weten dat en passen de weg zodanig aan – door bijvoorbeeld de beruchte hobbels in te voeren- dat automobilisten zich wel aan de maximum snelheid houden. Producten die de supermarkt het liefst wil verkopen staan op ooghoogte in het schap en zonder er verder bij na te denken laad je die in je karretje.
Motiveren van medewerkers: waarom doen we dat?
Als we dit weten waarom dan toch steeds weer die focus op het individuele gedrag?
Managers en ook mijn Agile coaches collega’s en Scrum Masters zijn vaak maar al te druk met het motiveren en enthousiasmeren van ‘ hun’ medewerkers.
Je kunt je natuurlijk afvragen waarom het nodig is om medewerkers te motiveren en te enthousiasmeren. Is het zo slecht gesteld met de organisatie waar je werkt, dat dat nodig is? Ooit sprong je als sollicitant nog een gat in de lucht toen je van alle sollicitanten als enige overbleef en de baan van je leven aangeboden kreeg. Een paar jaar later, is de motivatie verdwenen en is het enthousiasme vaak ver te zoeken. Ik vind dat raar. En het is helemaal vreemd dat je de oplossing alleen zoekt in het gedrag van de medewerker. Dat lijkt toch wel erg veel op symptoombestrijding.
Terug naar het Vondelpark. Als je weet dat veel mensen de behoefte hebben om een feestje te vieren. Als je weet dat als het te druk wordt, dat mensen dan geen afstand meer kunnen houden. Als je weet dat het prachtig weer gaat worden. En als je weet dat de mensen sowieso gaan komen.
Denk dan als een wegbeheerder en bedenk hoe je de omgeving zodanig kunt inrichten dat het op één plek niet te druk wordt en dat mensen vanzelf afstand kunnen houden. Laat-maar-waaien was in dit geval geen optie. Het ging duidelijk niet goed. De schuld geven aan de bezoekers was ook geen optie. Ze luisteren niet en passen hun gedrag niet aan. Achteraf hen als schuldige aanwijzen is niet constructief en bovendien gewoon te laat.
De kern van het probleem ligt in de omgeving en die zal je moeten gaan organiseren.
Kanban systeem
Een simpele maar heel doeltreffende methode is om een Kanban systeem in te richten. Kanban komt uit Japan en betekent vrij vertaald ‘signaal’.
Hoe werkt het? Bedenk van tevoren hoeveel mensen er in het Vondelpark mogen komen. Zet bij de ingangen van het park een ‘portier’ of verkeersregelaar neer met precies genoeg kaartjes. Iedere bezoeker krijgt een kaartje. Als de kaartjes op zijn is het park vol. Als je het park verlaat dan lever je het kaartje in en is er ruimte voor een nieuwe bezoeker (wel even het kaartje desinfecteren). Winkeliers passen dit systeem al toe met een precies aantal winkelmandjes. Als de mandjes op zijn moet je buiten wachten.
Een Kanban systeem wordt op heel veel plekken in verschillende varianten gebruikt. Waar het om gaat is dat je niet heel diep hoeft na te denken om te weten wat je moet doen.
Geen kaartje is geen toegang in het Vondelpark. Ik zag een variant bij Scania in Zwolle. Er is bij een bepaald punt waar de vrachtwagens geassembleerd worden, ruimte voor twee doosjes met bouten. Zodra één doosje leeg is ziet de chef bevoorrading op zijn ronde dat er ruimte is voor een nieuw doosje en hij vult de voorraad aan. Zo is er nooit teveel en nooit te weinig voorraad.
Op de IT-afdeling passen we Kanban ook toe. Op een bord houden we bij welke taken uitgevoerd moeten worden. Zolang er nog lege plekken op het bord zijn mag je met iets nieuws beginnen, maar als er geen lege plekken meer zijn moet je eerst iets af maken dat al onder handen is. Zo houden we focus en zorgen we dat het werk zich niet opstapelt.
Naast het Kanban systeem kun je natuurlijk nog van alles verzinnen om de omgeving zo in te richten dat mensen de kans krijgen om zich zonder al teveel inspanning aan de maatregelen te houden. Ik zag al grote cirkels op een grasveld om afstand te houden. Looprichtingen om ervoor te zorgen dat mensen elkaar minder tegenkomen en zo zijn er vast nog allerlei creatieve oplossingen te bedenken. Vraag het publiek maar eens om ideeën”.
Beinvloed de omgeving voor optimaal gedrag
Bij onze Training Managen met Leiderschap -1 voor managers en de twee-daagse workshops Leiderschap voor Product Owners en Scrum Masters (in-company) leer je om jouw werkomgeving te analyseren. We leren je hoe je met het team gemeenschappelijk begrip ontwikkelt over de ambities die er liggen en de problemen op de weg er naar toe. Om zo de mogelijkheden te ontdekken die je kunt inzetten om een omgeving te creëren waar teams zo goed mogelijk hun werk kunnen doen.
Axis into Management