De stemming is goed, maar het resultaat kan beter

Hybride werken met een orkest is niet te doen. We hebben het geprobeerd, maar alleen al de natuurwetten staan ons in de weg. Als ik een noot richting het Zoom-scherm blaas, dan komt het geluid pas later aan bij de rest. Zij denken dan dat ik te laat ben, maar ik heb toch echt precies gedaan wat de dirigent op het schermpje aan gaf. Ik kan proberen sneller te zijn dan het geluid door iets eerder in te zetten. Het probleem voor al die anderen is dan opgelost, want zij zetten gelijk met mij in. Maar nu komt hun geluid weer iets later aan bij mij. Ik loop nu ineens wel heel erg voor de muziek uit.

Een oplossing hiervoor is dat iedereen zijn eigen partij speelt en dat vervolgens opneemt. Een technicus zet alles onder elkaar en voilà je voorstelling is af. Het kost wat meer tijd, maar het lukt best om iets leuks te fabriceren. Met een grappig filmpje erbij wordt het nog leuker.

Op deze manier hebben we afgelopen jaren noodgedwongen wat opnames gemaakt, maar toch we zijn blij dat we hier vanaf zijn. Het is veel leuker en gezelliger om samen in dezelfde ruimte met elkaar te repeteren en na afloop nog even wat te drinken en na te kletsen. En laten we eerlijk zijn, het resultaat klinkt bij zo’n opname op de een of andere manier ook altijd minder. Het klopt allemaal wel, maar je mist de magie. Hoe komt dat toch? Ik noem drie oorzaken waar je met jouw team mee aan de slag kan.

Samenwerken is je continu aan elkaar aanpassen

De eerste oorzaak heeft voor het orkest met natuurkunde en ons gehoor te maken. Als je met elkaar samen speelt dan moet je juist niet altijd precies zuiver volgens het stem apparaat spelen. De ene keer moet je wat hoger intoneren en de andere keer weer wat lager. Dit is afhankelijk van de toonsoort waar je in speelt en jouw rol op dat moment. Voor wie er meer van wil weten moet dit filmpje maar eens bekijken.

Net als muziek maken in een orkest, is werken in een team een teamsport. De vraag of hybride samenwerken een goede oplossing is, heeft maar voor een deel met reistijd en  kantoor bezetting te maken. Het is ook geen puur individuele behoefte. Net als in het orkest gaat het er niet om dat jij als individu je partijtje kunt blazen. Natuurlijk moet je dat kunnen, maar het gaat er uiteindelijk om hoe jullie dat met elkaar doen. Je past je continu aan elkaar aan om het beste resultaat te krijgen. Je kunt op kantoor direct feedback krijgen en wat bijsturen als je tenminste niet met een koptelefoon op in je cubicle verstopt zit. Toch is het ook weer niet echt nodig om continu alles samen te doen. Het is ook wel eens lekker om een tijdje geconcentreerd in alle rust aan je eigen taak te werken.

De gezamenlijke sessies vormen het skelet van de samenwerking

Met ons orkest is het voldoende om eens per week een avond samen te komen, zodat we twee keer per jaar een concert kunnen geven. De andere dagen werken de muzikanten thuis en dan vooral om hun eigen partijen te oefenen. Dat is in ieder geval de bedoeling en als dat niet lukt dan merk je dat tijdens de repetitie heus wel. Hoe doen jullie dat met jullie team? Welke activiteiten kun je het beste samen doen? Welke doelen wil je realiseren tijdens de gezamenlijke meetings? Hoe vaak moeten jullie bij elkaar komen en hoeveel tijd denken jullie daarvoor nodig te hebben? Wat bespreek je dan met elkaar en hoe geef je bijvoorbeeld feedback? Dat zijn de vragen die je elkaar moet stellen en waar je met elkaar afspraken over maakt. Deze afspraken geven structuur en regelmaat en vormen zo het skelet van de samenwerking en de doelen die je met elkaar afspreekt vormen het skelet van je resultaat.

Vul de tussenruimte in goed overleg met elkaar op

De tweede reden om magie te krijgen gaat over wat iedereen doet in de tussenliggende periode. Dat kan thuis of op een andere plek zijn, maar je bent niet met z’n allen fysiek bij elkaar. Welke doelen wil je dan bereiken? Het gebeurt wel eens dat iemand tijdens onze repetitie even zachtjes voor zichzelf een lastig loopje oefent. Er is dan altijd wel iemand die “thuis oefenen” roept. Feedback op gemaakte afspraken krijg je daar direct. Wat doen jullie tussen de meetings in? Wil je werk voorbereiden, iets uitwerken, bespreken of uitzoeken? Misschien moet je iets lezen of iets documenteren, moet je met elkaar of andere partijen afspraken plannen of moet je een analyse doen. In deze periode werk je alleen of in groepjes. Spreek het met elkaar af om daarna weer gezamenlijk een effectieve en efficiënte sessie op kantoor te hebben. Tussenresultaten kun je vanuit huis opleveren, maar op kantoor lever je uiteindelijk het eindresultaat met elkaar af. En dat heeft alles te maken met de derde reden.

Samenwerken is essentieel voor ons werkgeluk

De derde reden om magie te creëren heeft namelijk te maken met werkgeluk. Harvard doet al jaren onderzoek naar werkgeluk en het blijkt dat je banen waar je veel in je eentje aan het werk bent, maar beter kunt mijden. Daar worden wij als mens niet gelukkig van. Het is heel belangrijk dat je dingen met elkaar doet en dat je ook regelmatig even wat anders doet, een kletspraatje, een grap, samen lunchen of de vrijmibo. Juist dat zorgt ervoor dat we beter in ons vel zitten, elkaar beter aanvoelen en uiteindelijk ook beter werk afleveren. Denk dus niet dat als iedereen zijn partijtje blaast volgens de opgestelde regeltjes en taakverdeling dat je dan het mooiste resultaat neerzet.  Het is misschien okay, het voldoet aan alle kpi’s, maar je mist toch net dat beetje magie.

Het is vaak ook een kwestie van gemak

Scrum teams komen dagelijks een kwartiertje bij elkaar tijdens de dag start (de daily scrum). Deze meeting is verplicht in scrum en is bedoeld voor alle teamleden. Deze meeting hoort daardoor bij het skelet, maar je kunt hem ook prima online doen. Is er veel communicatie en creativiteit nodig, zoals bij refinements, sprint reviews en retrospectives dan raad ik een fysieke meeting aan.

Uiteindelijk beslis je samen wat voor jullie het beste is, maar bedenk dat je de magie met elkaar maakt. En wat is er nou leuker dan om dat met elkaar te vieren. Die magie is waar je gelukkig van wordt en waar ons publiek en jouw klant voor terug komen.