Manager, maak van de beoordeling een sociaal proces
De jaarlijkse beoordelingsronde is waarschijnlijk als begonnen of je bent je druk, druk, druk de voorbereidingen aan het opstarten. Ben jij je als manager bewust van de ongelijkwaardig verhouding op dat moment tussen jou en de medewerker? En hoe bepalende jouw beoordeling – die, laten we eerlijk zijn, in jouw hoofd al vast staat- is voor de loopbaan en het salaris van de medewerker? Hoe voer jij een effectief beoordelingsgesprèk? Zes Common Sense tips van Michael Bres.
Tip 1: Wie denk je dat je bent?
Een wat confronterende opening van de eerste tip maar: wie ben jij eigenlijk om iemand te mogen beoordelen? Hebt je daar wel eens wat langer over nagedacht of voer je de beoordelingen gewoon uit volgens de bedrijfsvoorschriften? En hoe voel je je daarbij? Waarschijnlijk heb je de formele positie en daarmee het gezag om medewerkers te beoordelen. Maar een beoordeling is geen machtsmiddel. Met het geven van leiding komen de kansen maar net zo hard wegen de verantwoordelijkheden die je draagt.
Mijn advies: wees je ervan bewust dat je een medewerker alleen kunt beoordelen omdat hij of zij dit toestaat.
Dat je de beoordeling mag maken, is een gevolg van jouw functie en de prestatieafspraken die jullie samen hebben gemaakt. Jouw taak is beperkt tot het formuleren en bevestigen van de beoordeling en het formaliseren van de uitkomst (bijvoorbeeld het effectueren van de aangepaste beloning). Dit alles kun je alleen doen op basis van de overeengekomen beoordelingsprocedure en –criteria.
Zo, de toon is gezet voor de rest van de tips.
Tip 2: Verbind gedrag altijd aan professionele aspecten
Kijk jij bij de beoordeling van een medewerker puur naar de kwaliteit en kwantiteit van het afgeleverde werk? Of neem je ook -bewust of onbewust- zijn of haar gedrag of ‘sociaal functioneren’ mee? En verbind je die dan altijd met professionele aspecten?
Mijn advies: betrek het sociaal functioneren van een medewerker alleen bij de beoordeling als er een link is met het werk. Iemand kan bijvoorbeeld introvert zijn of weinig initiatief nemen. Voer deze beoordelingsaspecten enkel opvoeren als dit van invloed is op de kwaliteit of kwantiteit van de prestaties. Met een opmerking als “je doet je werk uitstekend, maar kunt meer initiatief nemen” kun je eigenlijk niet aankomen.
Tip 3: Laat niet alleen jouw mening tellen
Kunnen we eigenlijk wel spreken van een beoordelingsgesprèk? Natuurlijk mag ‘jouw’ medewerker repliek geven, maar de beoordeling is toch vooral een platform voor jou om je mening te geven. In het slechtste geval is de medewerker een ‘sitting duck’ en geen serieuze gesprekspartner.
Mijn advies: weet dat je niet degene bent die een mening moet hebben, maar degene die het proces begeleidt. Betrek bijvoorbeeld de mening van collega’s in de beoordeling. Vraag de persoon die je beoordeelt wie dat kunnen zijn. Vraag ze om input, neem deze informatie mee tijdens het beoordelingsgesprek en zorg voor een goede terugkoppeling. Samen met de medewerker kun je dan tot conclusies komen. Uiteindelijk heb jij natuurlijk de taak als manager om vanuit je functie vast te stellen wat de uitkomst van de beoordeling is.
Tip 4: Maak van de beoordeling een sociaal proces
Is zo’n één-op-één beoordelingsgesprek wel effectief? Wij geven het je te doen. Een gesprek voeren waarbij je de medewerker beoordeelt en tegelijk hem of haar als een serieuze gesprekspartner behandelt. En daarna heb je nog tijd nodig om de impact van het gesprek te verwerken. In het systeem of op papier en in de relatie is er ook wat gebeurt.
Mijn advies: maak van de beoordeling een sociaal proces. Overweeg eens om de beoordelingen in teamverband te bespreken. Betrek het team bij deze overweging en stel voor om het een keer te proberen. Neem de suggesties en bezwaren van het team mee in je aanpak. In tip 5 leg ik uit hoe je dat kunt aanpakken.
Tip 5: Organiseer een effectief beoordelingsoverleg
Een beoordelingsoverleg? Leuk bedacht, maar onrealistisch en een brug te ver denk je misschien nu. Alle teamleden betrekken bij individuele beoordelingen? En alle vertrouwelijke informatie delen, inclusief de gevolgen van een beoordeling voor de functie en het salaris? Hoe dan? En ben je als beoordelaar ook onderwerp van de teamevaluatie? Ik snap je bezwaren maar waarom zijn dit eigenlijk bezwaren?
Mijn advies: een groepsgewijze beoordeling is krachtig en effectief, mits je het goed aanpakt. Hoe? Bereid de beoordeling zoals normaal voor (zie tip 6) en geef de deelnemers aan het overleg alle beoordelingsformulieren. Voer de beoordelingsgesprekken zoals u dat een-op-een ook zou doen, maar dan met het hele team erbij. Vraag input en reacties van de andere teamleden: zijn ze het eens met jouw beoordeling? Geef leiding aan het overleg en begeleid het proces. Uiteindelijk stel jij, manager, op basis van alle input en uit hoofde van je functie, de beoordeling vast. Daarin verandert niets.
Tip 6: Ga het gesprek goed voorbereid aan
Hoe je de beoordelingen ook bespreekt, een goede voorbereiding is cruciaal. Vlak voor het ‘moment suprême’ nog je mening vormen gaat gemerkt worden en je argumentatie voor uitkomst van de beoordeling is natuurlijk cruciaal. En medewerker pas iets met een beoordeling als hij of zij begrijpt waarop deze feitelijk is gebaseerd.
Mijn advies: pas de 80/20-regel toe. Besteed 80% van je tijd aan de voorbereiding van de beoordeling en 20% aan het gesprek zelf. Zeker bij beoordelingen in teamverband levert dat jou, als mooie bijkomstigheid, een flinke tijdsbesparing op. Verzamel feiten tijdens de hele beoordelingsperiode en niet vlak voor het beoordelingsmoment. Kijk ook naar de invloed die de medewerker heeft gehad op het behalen van afgesproken resultaten en de invulling van de randvoorwaarden. Werk de beoordeling altijd schriftelijk uit en geef deze voorafgaand aan het gesprek ter voorbereiding aan de medewerker. Ten slotte is het raadzaam om samen met collega-managers de grondslag voor de jaarlijkse beoordeling te bepalen.
Eens samen verkennen hoe het beter kan?