Als Agile coach en organisatie ontwikkelaar kan ik mijn vak bril zelden afzetten. Ook niet op een terras. Vergaande specialisatie leidt tot overmatige communicatie en onnodige vermoeidheid. 

Yes, we mogen weer naar het terras. Gezellig wat drinken of een hapje eten. Vorige week was ik een weekje vrij en na een mooie wandeling over het Dwingelderveld ging ik aan het eind van de middag samen met mijn vrouw een hapje eten op een gezellig terrasje aan de rand van het bos. Het was eindelijk wat beter weer, dus we waren niet de enigen die op het idee waren gekomen om het terras op te zoeken. Eerst moesten we ons melden bij een mevrouw voor de noodzakelijke registratie. Toen we vertelden dat we niet gereserveerd hadden keek ze heel moeilijk en bladerde door wat paperassen. Uiteindelijk zei ze dat ze helemaal achterin nog wel een tafeltje voor ons had. Loopt u maar even met die mevrouw mee.

We liepen gedwee achter de andere mevrouw aan naar het terras en helemaal vooraan stond een lange tafel met zo’n ingebouwde gashaard en een bank met lekkere kussens. Genoeg plek voor een man of 10. Wilt u misschien hier plaats nemen? Nou we zijn maar met z’n tweeën en uw collega had toch een tafeltje achterin voor ons bedacht? Maar vooruit, als die haard aan mag dan is dit wel een mooi plekje. Niet echt ideaal om bij te eten, maar wel gezellig. Ze vroeg een vriendelijke jongeman om de haard aan te steken en wij ploften neer in de kussens. Tjonge, wat hadden we dat gemist.

Mogen we gelijk wat te drinken bestellen, vroegen we de jongeman. Ik zal even een collega roepen, antwoordde hij en na een paar tellen kwam een serveerster onze bestelling opnemen. Mijn vrouw wilde graag een ijskoffie. Op de kaart stonden verschillende varianten met allerlei smaakjes. Ik wil liever geen smaakje, maar gewone koffiesmaak. Kan dat? Oei dat was wel lastig, want dat stond niet in haar machientje. Met espresso kan wel, is dat ook goed? Ja hoor, prima. Doe die maar. We zijn niet zo moeilijk. Een andere serveerster bracht de drankjes en ondertussen hadden wij bedacht wat we graag wilden eten. Kunnen we dat gelijk doorgeven? Een moment, mijn collega komt zo bij u. En ja hoor, een paar tellen later kwam de collega met het machientje weer langs om de bestelling op te nemen.

Ik zat een beetje te observeren hoe het er op dat terras aan toe ging en blijkbaar had iedereen zijn eigen taak. Er was iemand voor de registratie en er was iemand om bestellingen op te nemen. Een ander bracht het eten en weer een ander de drankjes. Tafels afruimen was trouwens ook een specialisatie en de taak van de jongste van het stel.

Never nooit niet

Na het hoofdgerecht wilden we nog een nagerecht bestellen, maar ik vind het altijd erg lekker om daar gelijk een kopje koffie bij te drinken. Maar ik was er ondertussen van overtuigd dat ik dat niet ging krijgen. Althans, niet tegelijkertijd. Via het bestelmachientje gaat de opdracht voor de sorbet naar de keuken en de opdracht voor de koffie gaat naar de bar. En hoe goed ze ook hun best doen, die twee orders komen never nooit niet tegelijkertijd op tafel.

Verspilling

Je hoeft geen Lean black belt te zijn om de verspilling in dit terrasproces te ontdekken. Serveersters die elkaar moeten roepen om instructies voor een taak door te geven. Wil je bij tafel 15 de bestelling opnemen? Of het teruglopen met een leeg dienblad na het uitserveren van een maaltijd. Ik vraag me dan af waarom iemand niet gelijk de lege glazen mee terug neemt als hij toch die kant op moet. Blijkbaar is in het verleden het bestelproces ook nog wel eens fout gegaan. Door te standaardiseren via het machientje is dat verholpen, maar of het echt klantvriendelijk is? Daar kunnen we over twisten. En aan het einde van de dag is al het personeel hartstikke moe. Ze hebben kilometers gelopen en heel hard gewerkt. Maar als je het slimmer aanpakt, kun je met veel minder moeite veel meer voor elkaar krijgen.

Vergaande specialisatie

De parallel trekken naar Agile teams is niet zo’n grote stap. Ik kom nog veel teams tegen waar de teamleden allemaal hun eigen specialisatie hebben. Verregaande arbeidsdeling noemen we dat in het jargon. Ontwerpen, bouwen, testen, voor iedere taak is er een apart iemand met de benodigde kennis en vaardigheden.
Als je dit ter discussie stelt dan is het antwoord dat we niet allemaal generalisten kunnen zijn. En dat is deels waar. De serveerster is niet de souschef, maar de serveerster kan wel de lege glazen mee terug nemen. Een analist of een ontwikkelaar kan ook testen en een ontwikkelaar kan testscripts schrijven. Er zijn genoeg opties om elkaar te helpen in plaats van elkaar het werk toe schuiven. Alleen hierdoor al krijg je met je team veel meer voor elkaar. Omdat je niet steeds op elkaar hoeft te wachten ben je ook nog eens veel sneller.
Maar het allerbelangrijkste is natuurlijk een tevreden klant die zijn ijsje en koffie tegelijkertijd krijgt op zijn ideale terrasje.

Workshop Leiderschap voor Product Owners en Scrum masters

Jij en je team werken Agile maar de organisatie nog niet (helemaal). Hoe kan jij je mandaat als Product Owner en Scrum Master versterken en uitbouwen? Leer in onze twee daagse workshop hoe jij optimaal de leiding neemt binnen èn buiten je team.
Kijk hier voor meer informatie en schrijf jezelf of een team in. Deze workshops organiseren we op open inschrijving en in-company.

Axis into Management

Jan-Sake Kruis