Evalueren gebeurt regelmatig maar meestal op het einde van een project of taak. Zonde, vindt Jan-Sake Kruis. Daarmee verliest de evaluatie zijn oorspronkelijke bedoeling: om er wat van te leren en te interveniëren. 

In een artikel in het AD van afgelopen weekend over de slagkracht van de GGD, las ik de opmerkelijke zin dat de GGD ‘het nog te vroeg vindt voor een evaluatie’. In het artikel komt de GGD er niet al te best vanaf, maar meewerken aan een evaluatie willen ze liever nog even niet doen. Ik ken de situatie bij de GGD onvoldoende, maar het uitstellen van een evaluatie lijkt mij onverstandig.

Evalueren omdat het moet

Toen ik het bericht las moest ik onwillekeurig terug denken aan de tijd dat we in de IT nog projecten deden met Prince2. Als je klaar was met het project dan was er nog wat tijd over voor een ‘lessons learned’ sessie. Het rapport dat de projectleider daarna opleverde werd netjes gearchiveerd om nooit meer te worden geraadpleegd. Dat is ook niet zo gek, want een volgend project bleek weer heel anders zijn: met een andere bezetting, een andere opdracht en waarschijnlijk ook een andere klant. Door alle verschillen is het vaak lastig om de geleerde lessen mee te nemen.

Evaluatie als helend ritueel

Het doel van een evaluatie zou moeten zijn om te leren. Wat ging er goed en wat ging er niet goed en hoe kunnen we er voor zorgen dat het een volgende keer beter gaat. Dat lijkt evident, maar in de praktijk lijkt een evaluatie vaak een heel ander doel te dienen. Het komt nog al eens voor dat de evaluatie ingezet wordt als een ritueel. We hebben het misschien niet eens zo in de gaten, maar als ritueel heeft het wel degelijk een belangrijke functie.

Afscheidsritueel

Soms wordt de evaluatie ingezet als een afscheidsritueel in de vorm van een bijeenkomst van hooguit een paar uurtjes die uiteraard wordt afgesloten met een gezellige borrel. Een leuk moment om alle harde werkers nog even in het zonnetje te zetten. Er worden mooie woorden gesproken en een paar mooie bossen bloemen en enkele cadeautjes uitgedeeld om met elkaar het succes van het project te vieren.

Reinigingsritueel

In die gevallen dat er weinig te vieren valt, is de evaluatie meer een reinigingsritueel. Het is een goed moment om de schuldigen van het mislukken van het project aan te wijzen. Het liefst leggen we de schuld bij een externe partij of afdeling of bij de onverwachte omstandigheden. Als dit echt niet lukt offeren we een paar medewerkers door ze als zondebok aan te wijzen. Daarmee houden we anderen uit de wind, wordt eventuele schade tot een minimum beperkt.

Het reinigingsritueel en het afscheidsritueel zijn allebei belangrijke instrumenten. Je kunt je natuurlijk wel afvragen of het opofferen van medewerkers wel de juiste manier is en of er geen beter alternatief te bedenken is, maar het heeft een duidelijke functie in de groep. Na deze rituelen is de groep klaar om weer door te gaan en een volgende stap te zetten.

Evalueren om te leren

Het belangrijkste doel van evalueren is echter om te leren, zodat we een interventie kunnen doen om te verbeteren. Dat doel wordt niet gehaald als de evaluatie pas plaats vindt als alles al achter de rug is, of als de intentie een andere is dan leren. Daarmee doen we onszelf en de beoogde resultaten ernstig tekort.
Daar waar mensen met elkaar samenwerken, kun je er niet zomaar vanuit gaan dat je alles naar je hand kunt zetten. Je hebt vast allerlei wensen en verwachtingen, maar er is ook veel waar je geen of weinig invloed op hebt of waar je van tevoren eenvoudigweg niet aan gedacht hebt.
De toekomst is meestal niet zo voorspelbaar als je graag zou willen. Om hiermee om te kunnen gaan moet je in staat zijn om snel te leren zodat je effectief kan bijsturen. Korte feedback loops en gestructureerde evaluatiemomenten bieden je hiervoor de gelegenheid. Gebruik ze daarom zorgvuldig en vaak. Niet als reinigings- of afscheidsritueel, maar als krachtig interventie instrument.

Goed samenwerken is elke dag leren

Goed samenwerken is een kunst. Nu teams veelal virtueel bij elkaar komen dreigt het echte gesprek over de samenwerking en het daarin besloten lerende vermogen, in het slop te raken. Cruciaal voor de energie en de resultaten is regelmatig stilstaan bij de bedoeling van het gezamenlijke werk, gedoe, aannames en ieders kwaliteiten. En wat er beter kan.
Binnen 2,5 uur heeft je team heldere inzichten en praktische verbeterstappen in handen.
Axis into Management ontwikkelde een online game waarmee je dat echte gesprek wel kunt voeren. Meer informatie lees je hier. 

Axis into Management

Jan-Sake Kruis