De bereidheid tot samenwerken is gebaat bij de oprechte erkenning van de ander

Ieder jaar reiken onze burgermeesters namens de regering lintjes uit aan mensen die zich verdienstelijk hebben gemaakt voor de samenleving. In 2022 was dit bijvoorbeeld mevrouw Joke de Kort-Koolen uit Haarlem. Zij ontving de Orde van Oranje-Nassau uit handen van burgemeester Jos Wienen. Meer dan twintig jaar heeft zij tal van activiteiten ondernomen met de verstandelijk beperkte bewoners van een woongroep. Dat is niet onopgemerkt gebleven en werd zeer gewaardeerd. Mevrouw de Kort-Koolen kwam volgens haar collega’s en anderen in aanmerking voor een koninklijke onderscheiding en werd door hen bij de burgemeester aangemeld als kandidaat.

Erkenning van het goede

Naast een militaire ridderorde worden er twee soorten civiele ridderorden onderscheiden: de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau. De Orde van de Nederlandse Leeuw is de hoogste onderscheiding en wordt toegekend aan mensen die een zeer uitzonderlijke prestatie hebben geleverd. De Orde van Oranje-Nassau gaat naar mensen die zich persoonlijk verdienstelijk hebben gemaakt, zoals de 90-jarige mevrouw Joke de Kort-Koolen. Het zijn onderscheidingen. We vinden het belangrijk om mensen zoals Joke in het zonnetje te zetten en te erkennen voor wat zij voor de samenleving hebben gedaan. Het punt dat ik hier wil maken: we weten wíe zich verdienstelijk heeft gemaakt en wát hij of zij voor anderen heeft gedaan. Daarom kan de burgemeester deze persoon een lintje opspelden. Door dit publiekelijk te doen beperkt de erkenning zich niet tot Jokes collega’s, maar wordt het in bredere kringen bekend. Weten wie iets heeft gedaan of nagelaten is ook cruciaal in onze samenwerking. En dat komt neer op duidelijkheid over verantwoordelijkheden.

Wie is er verantwoordelijk?

Regelmatig word ik uitgenodigd om een assessment op een team, een afdeling of een hele  organisatie uit te voeren. In overleg met de opdrachtgever kies ik voor een referentiekader om tegen te toetsen. Referentiekaders verschillen van aandachtsgebied (informatiebeveiliging, dienstverlening, informatiehuishouding) maar allemaal hebben ze een onderdeel dat gaat over de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Hier enkele observaties die ik vaak doe.

1.      ‘Daar ben ik niet van’

Gevraagd naar werkzaamheden krijg ik soms te horen: ‘Daar ben ik niet van’. Mijn voorbereidingen hebben echter uitgewezen dat de organisatie zo is ontworpen dat deze persoon wel degelijk verantwoordelijk is voor dat deel van het werk. Dat weet diegene eigenlijk ook wel, maar hij is het er niet mee eens, heeft er geen tijd voor en is van mening dat iemand anders dat werk zou moeten doen.

2.      ‘Dat zou ik moeten doen’

Ik sprak iemand met de rol van Product Owner. In de rolbeschrijving had ik gelezen dat de Product Owner verantwoordelijk was voor het verzamelen van de producteisen die door de verschillende belanghebbenden werden gesteld. Dat bevestigde hij, maar het werk werd door een ander gedaan. Hij wist niet precies waarom en als externe medewerker hij vond het ook niet prettig, maar ‘zo ging dat hier’. Je zou hem erop moeten aanspreken, maar zou naar een ander moeten verwijzen.

3.      Onbewuste wildgroei

Voordat ik mensen spreek heb ik al een uitvoerige documentstudie gedaan. Dit helpt bij het structureren van de interviews. Niet zelden kom ik een hele wildgroei aan rolbeschrijvingen tegen. Beschrijvingen die elkaar deels overlappen en die zijn toegekend aan medewerkers van de organisatie. Maar als ik hen hier naar vraag blijken ze helemaal niet bekend te zijn bij die medewerkers, noch wat die rollen inhouden. De taakverdeling over rollen bestaat wel in opzet in bestaan, maar niet in werking.

4.      Vacante posities

De toekenning van rollen aan medewerkers neemt vaak de vorm aan van een tabel. De meest eenvoudige hebben twee kolommen. In de eerste kolom de  naam van de rol, in de tweede de naam van de persoon of personen die deze rol invulling geven. Alleen is die tabel vaak incompleet of deels gevuld met namen van medewerkers die de organisatie allang hebben verlaten. Dit zijn vacante posities en de vraag die zich aandient is: wie doet dit werk dan wél?

Hoe erg is dit eigenlijk? Is het uitgebreid documenteren van een rollenhuis niet achterhaald? Volgen moderne organisaties – in tegenstelling tot traditionele bureaucratieën – niet een natuurlijke verdeling van werk? Misschien wel, maar waar het om gaat is dat het de mensen duidelijk is wat er van hen wordt verwacht en wat zij van anderen kunnen verwachten. Met wie maak je afspraken over de samenwerking en wie kun je aanspreken op het al dan niet nakomen van die afspraken? Plat gezegd: hoe herken je de ander om hem te erkennen voor zijn samenwerking?

Effect op de samenwerking

Het effect op de organisatie laat zich zien als verwarring, ergernis, frustratie, angst en het tegenvallen van resultaten. De bereidheid om met elkaar samen te werken neemt af want er zijn talloze mechanismen om afspraken niet te hoeven nakomen zonder dat hier consequenties aan verbonden kunnen worden. Je weet immers niet wie je erop kunt aanspreken op het niet naleven van de afspraak.

Uiteindelijk blijkt dit onhoudbaar te zijn. Er ontstaan coalitions of the willing. Groepjes mensen die samen graag iets voor elkaar willen krijgen, iets teweeg willen brengen. Bij gebrek aan structuur gaan zij zelf afspraken maken over hun samenwerking. De ervaringen met die samenwerking bepalen wie er binnen het groepje horen en wie er worden buitengesloten. De deelnemers van de coalitie bouwen een reputatie op en deze bewaken zij. De reputatie dat zij hun afspraken nakomen vergroten de bereidheid van de anderen om constructieve afspraken te blijven maken, te blijven samenwerken. Ze boeken resultaten en dat wordt gezien. Er is een toenemend vertrouwen. Dit wordt soms the social fabric genoemd, het sociale weefsel van een organisatie. Samenwerkende groepjes zijn stabiel, let maar eens op.

Herkenbaar zijn en blijven

De hoogbejaarde mevrouw Joke de Kort-Koolen draagt haar lintje één keer per jaar. Mensen die niets van haar inzet voor verstandelijk beperkten weten kunnen haar alleen op die dag herkennen. Op alle andere dagen loopt zij ongemerkt voorbij. Zou het niet prachtig zijn als iedereen op ieder moment kan weten dat zij zich verdienstelijk maakt voor de samenleving? Is het een idee om het lintje op een duidelijk zichtbare plek te laten tatoeëren? We maken een nieuwe afspraak: voortaan reikt niet burgemeester Jos Wienen de onderscheiding uit, maar onze nationale knuffel-tatoeagezetter Henk Schiffmacher. Satudara, komt in je op. Bad Joke?