Scrum Masters leren hoe zij de prestaties van hun team continue kunnen verbeteren. Dat was het doel van de workshop bij mijn opdrachtgever. Met het ouderwetse dominospel leerde dit gilde van Scrum Masters hoe belangrijk het is om eerst je situatie, je ‘nu’ te doorgronden voordat je met verbetersuggesties komt. Deze blog laat ook zien wat je kan verwachten tijdens de verschillende tweedaagse workshops over het uitdagende leiderschap van Scrum Masters en Product Owners.

Bij deze opdrachtgever werk ik ruim een jaar als Agile coach. In dat jaar hebben we IT-teams dicht bij de business gebracht en zij zijn steeds beter in staat om iedere sprint opnieuw waarde te leveren.  De Scrum Masters staan op het punt om binnen hun organisatie zelfstandig de Agile reis te begeleiden. Een reis die nooit zal eindigen, omdat het altijd wel weer een stapje beter kan. Een trots gilde dat als wens heeft volledig op eigen benen te kunnen staan. Ze willen niet alleen hun prestaties voor de organisatie steeds verder verbeteren maar ook hun eigen team helpen om zichzelf voortdurend naar een hoger niveau te brengen.

Het dominospel zette ik in om op een fundamenteel andere manier naar het continu verbeterproces te leren kijken. Ik heb wat moeite moeten doen om de juiste stenen te bemachtigen maar het resultaat was verbluffend. Veel energie, hoog inzicht, hoop lol, en concrete handvatten om in hun dagelijkse werk te kunnen toepassen.

Ons geloof in de maakbare wereld
In veel organisaties werken we nog volgens het maakbare concept: we hebben een probleem, brainstormen over een hele reeks oplossingen, formuleren een lijst met acties, werken die af en verwachten dat we dan in de verbeterde situatie komen. Anders gezegd: je hebt een idee hoe de wereld er uit moet zien, en maakt een plan om daar te komen, en op een dag ziet de wereld er ook zo uit. Als Agile Master weet je dat de situatie verandert zodra je één ingreep doet. Na die ingreep zit je in een nieuwe situatie en moet je opnieuw bezien wat er nodig is. Je hebt wel een beeld van de richting waar je naar toe wilt maar het doel leidt niet je verbetervoorstellen, de huidige situatie bepaalt wat je volgende stap moet zijn. Alleen dat al is een fundamenteel andere manier van denken.

Wat is ‘verbeteren’?
Elke Scrum Master kent de volgende situatie wel: de afnemers, of het nu een interne of een externe opdrachtgever is, vinden dat de kwaliteit van je producten omhoog moet. In productie lopen ze nog tegen issues aan en ze vinden dat er beter getest moet worden voordat je live kunt gaan. De oplossing is ook al bekend en voor je uitgedacht: met het team moet je meer tijd gaan besteden aan het testen en daarmee zal de kwaliteit verbeteren. De afdeling Finance is een andere stakeholder en zij vinden dat de kosten omlaag moeten in jouw afdeling. Ook zij hebben met je meegedacht en stellen voor dat er bespaard wordt op de testcapaciteit, want daar zit nog wel wat ruimte. Je kosten gaan dan omlaag en de situatie is verbeterd. De grote vraag is nu wie er gelijk heeft. Beide partijen vinden dat ze met een heldere en logische verbetering komen, maar de belangen of in ieder geval de oplossingen zijn tegengesteld. Zo verbeteren dat het hele systeem verbetert, is een van de grootste uitdagingen voor Agile teams. Hoe krijg je het nu voor elkaar dat de kosten omlaaggaan en tegelijkertijd de kwaliteit toeneemt. Terug naar de ambitieuze Scrum Masters die de dominostenen met veel geduld aan het opzetten zijn.

Het mag ook leuker
Dit gilde met Scrum Masters heeft de volgende doelstellingen in hun organisatie: het moet beter, sneller, goedkoper en leuker. Dat lijken basale doelstellingen maar verbeter maar eens de kosten zonder dat het plezier of de resultaten naar beneden gaan. Leuk wordt het zeker deze ochtend, en ik merk maar weer: dan wordt er meer geleerd.

De spelvorm komt van Lean Management: zet de dominostenen zo snel mogelijk neer in de vorm die je hebt gekozen en laat ze daarna allemaal omvallen. Een op het oog eenvoudige opdracht waar je de concepten van continu verbeteren heel goed mee kunt oefenen. Snelheid en kwaliteit zijn de enige twee aspecten die je hierbij moet verbeteren en dat blijkt in de praktijk al een hele lastige opdracht te zijn. De teams kregen een uitdaging mee waar ze naar toe moesten werken. En met uitdaging bedoel ik ook een echte uitdaging. Eentje waarvan ze van tevoren dachten “dat kan helemaal niet”. Laat staan dat ze van tevoren een idee hadden hoe ze dat voor elkaar moesten krijgen. Ik verklap hier natuurlijk niet de oplossing, maar de systematische aanpak om steeds te analyseren, te experimenteren, stapje voor stapje, leverde veel op. Totdat alle stenen in een razend tempo werden neergezet en allemaal omvielen.

We willen actie, maar begrijp eerst eens waar je nu bent
Bij Axis into Management ervaren we dat met elkaar diep en concreet begrip ontwikkelen van de huidige situatie de basis vormt van effectief verandermanagement. Observeren en analyseren, wij noemen dat de film opbouwen, is de sleutel tot werkelijk verbeteren. Elkaar veel vragen stellen om te begrijpen wat er nu echt aan de hand is. Dat kost tijd, dat kost denkkracht en dat vinden veel mensen behoorlijk vermoeiend. De verleiding om in de actie te schieten om maar iets te doen om de situatie te verbeteren is dan groot en vooral menselijk, maar niet altijd even effectief. In de tweedaagse Scrum Master workshop leren we je op een systematische manier naar jouzelf, jouw team en de omgeving waarin je werkt te kijken om te ontdekken wat er echt aan de hand is. Zodat jij straks niet in de verleiding komt om in het wilde weg te verbeteren, maar heel doelgericht met jouw team de verbeteringen kunt oppakken, die jullie echt een stap in de goede richting verder brengen.

Jan Sake Kruis