Mensen maken het complex

Agile, Verhalen van deelnemers, Inspiratie, Common Sense tips, Blogs, Nieuws
Door Jan Sake Kruis
maart 17, 2020
 
Agile vergt moed en nieuwsgiergheid
Common Sense Management Framework

We gaan Agile implementeren in onze organisatie.” Ik krijg altijd ontzettende jeuk van deze uitspraak en ik heb me lang afgevraagd waarom. Dat is toch wat ik iedere dag als Agile coach aan het doen ben? Bij Axis into Management beginnen we alles met een nieuwsgierige vraag en is samen werken ons vertrekpunt. Dus tijdens mijn wekelijkse lunchwandeling met een collega wierp ik mijn zelfreflectie op. En via verschillende omwegen kwamen we op de vraag of Lean en SAFe nu vooral bedoeld zijn voor het ‘complicated domain’ en in mindere mate voor het ‘complexe domein’ Zonder deze laatste vraag direct te beantwoorden, ontstond er wel meer inzicht. Ik heb nog wel eens jeuk, maar ik weet nu in ieder geval waarom.

Het verschil tussen complex en complicated
Ik begin met het verschil te duiden tussen complex en gecompliceerd. Het begrip complexiteit is door verschillende auteurs beschreven. Dave Snowden is bekend van het Cynefin framework en Ralph D. Stacey beschreef het in zijn complexiteitsmatrix. Zij definiëren het ‘complicated domain’ als ingewikkeld met veel verschillende componenten, maar met voorspelbaar gedrag en met duidelijke oorzaak-gevolg relaties. Je hebt weliswaar experts nodig om problemen op te lossen, maar geef ze wat tijd en dan komen ze wel met de juiste oplossing.
Een techniek die deze experts met veel succes inzetten is reductie. Ze hakken het systeem op in kleine stukjes en isoleren zo het probleem. Een andere techniek die veel wordt toegepast is ‘five times why’ waarbij je door steeds weer de waarom-vraag te stellen tot de root cause van het probleem komt. Een techniek die uiteraard alleen werkt als er een relatie waar te nemen is tussen oorzaak en gevolg.

In het complexe domein ligt het allemaal wat ingewikkelder. Daar zijn gebeurtenissen niet meer voorspelbaar en is er vooraf geen duidelijke oorzaak-gevolg relatie te bepalen. Wat ik misschien nog wel het meest intrigerende vind, is dat je eigenschappen kunt waarnemen die de afzonderlijke delen niet hebben. Van waterstof en zuurstof kun je water maken. Van water kun je een kopje thee zetten, maar dat gaat je met alleen waterstof of zuurstof niet lukken.

Mensen spelen belangrijke rol in definitie van complex
Waar mensen samenwerken is altijd sprake van een complex domein. We zijn nu eenmaal complexe wezens. De ene keer reageert iemand heel sportief en begripvol op feedback en de andere keer kun je een snauw krijgen: waar je je mee bemoeit. Slecht geslapen? Ruzie thuis of was het toch omdat de file zo lang was vanmorgen? Achteraf kun je het misschien verklaren, maar van tevoren kun je het gedrag meestal niet voorspellen. Wat heeft hij ineens, is dan vaak de reactie.

Een Agile transitie is continu leren
En dan kom ik bij mijn jeuk-vraag. Wat heeft Agile implementeren met een kopje thee te maken? Implementeren is een woord dat voor mij past bij een gecompliceerde omgeving. Een omgeving waar je weet wat oorzaak en gevolg zijn. Een omgeving waar je weet wat je moet doen om succesvol te zijn. Het is misschien niet makkelijk, maar je weet wat je te doen staat. Je kunt een plan maken, je kunt 3 of 4 plateau’s benoemen of mijlpalen definiëren met duidelijke ‘deliverables’ en dan is het alleen nog een kwestie van implementeren.
Daar is bij een organisatieverandering en dus ook bij een Agile transitie geen sprake van. Sterker nog, als je de zogenaamde best practices zonder nadenken implementeert, kun je wel eens van een koude kermis thuiskomen.
Laat ik een voorbeeld geven om dit te illustreren. Een scrum-team deed regelmatig meer dan 15 minuten over hun dagelijkse stand-up. De scrum master wilde het team leren om zich aan de timebox te houden. Dat leren bestond in dit geval uit het zetten van een wekker en na 15 minuten werd de meeting rücksichtslos afgekapt. Zo, dat zal ze leren. Het gevolg was irritatie bij het team en uiteindelijk kreeg de methode de schuld. ‘Dat scrummen werkt niet voor ons’.

Anders doen dan je jaren gewend bent ís complex
Agile is een mindset. Er liggen principes aan ten grondslag die wezenlijk anders zijn dan wat we altijd gewend waren. Kijk maar naar het Agile Manifesto, daar staat het letterlijk zo opgeschreven. Bovengenoemde scrum master was blijkbaar even vergeten dat in een agile wereld mensen en hun onderlinge interactie belangrijker zijn dan processen en tools.

Andere principes leiden tot andere overtuigingen en andere overtuigingen leiden tot ander gedrag. Tot zover is er nog wel oorzaak-gevolg relatie aan te geven, maar dat is slechts een algemeen patroon. In de praktijk is er veel meer diversiteit waar te nemen en daarom hoort een Agile transitie thuis in het complexe domein.
Voor de aanpak heeft dat grote consequenties. Het enige wat je hebt is een richting die je op wilt. Er is ontzettend veel geschreven over Agile, maar toch kunnen we eindeloos blijven discussiëren over wat nu de ideale Agile organisatie is. Als die er al is, want het ontwikkelt zich altijd. Je hebt geen Soll, je hebt alleen een Ist en een idee waar je heen wilt. Een richting. Dat betekent dat je in een transitie altijd bezig bent vanuit de actuele praktijk. Je kijkt wat er is, hoe het systeem werkt, welke problemen er zijn. Je bespreekt dit met collega’s want je weet dat iedereen zijn eigen filter heeft op de werkelijkheid. Zo ontwikkel je met elkaar gemeenschappelijk begrip. Van daaruit kun je dan met elkaar verschillende handelingsalternatieven bedenken. Je kiest het alternatief waarvan je denkt dat die je in de juiste richting brengt en die ga je dan uitvoeren. Daarna begint het hele proces weer van voren af aan. En stapje voor stapje komt jouw Soll tevoorschijn uit de mist.

Moed en nieuwsgierigheid
Het uitvoeren van dit continue verbeterproces is nog niet zo eenvoudig. Je moet continu keuzes maken waar je je energie op richt. Je moet anders leren kijken, oog krijgen voor wat er allemaal om je heen gebeurt. Je moet leren om andere vragen te stellen. Je moet praktijksituaties tot op het bot analyseren om ze echt te begrijpen in plaats van meteen in de oplossing te schieten. Aannames en overtuigingen moet je ter discussie durven stellen. Je moet durven twijfelen, je moet het lef hebben om jouw mening bij te stellen. Belangen afwegen, creatief zijn. En als je dat allemaal gedaan hebt dan moet je ook nog handelingsalternatieven bedenken en een plannetje maken om ze uit te voeren. Bij Axis into management noemen we dit managen met leiderschap. Moed en nieuwsgierigheid zijn niet voor niets twee van onze kernwaarden.

Aan complexe problemen werken leer je bij Axis into Management
Dat klinkt allemaal heel ingewikkeld en eerlijk gezegd is het dat ook als je geen systematische aanpak hebt. Die hebben wij wel en we geven er training in. Het Common Sense Development Program is een framework waarbinnen jij je eigen methode kunt ontwikkelen. Het biedt je de principes en uitgangspunten om met complexe problemen, zoals een Agile transitie om te gaan. Het geeft je verschillende brillen om complexe situaties te analyseren, zodat je samen met jouw team handelingsalternatieven kunt bedenken. Kortom, we leren je anders kijken, denken en doen.
We organiseren regelmatig een gratis informatieavond waar we je meer vertellen over het Common Sense Development Program. Kijk eens in onze agenda voor nabije opties.

Jan-Sake Kruis

 
 
*verplicht