A New Beginning

Kort geleden werd ik gebeld. Dat heb je wel eens. Het bleek één van de deelnemers van een net gestarte Leiderschapstraining te zijn. Zijn vraag – waar ik dadelijk op inga – deed me denken aan een film die ik zag toe ik op de middelbare school zat. De titel van de film ‘Vrijdag de dertiende’, suggereerde een verhaal over pech, maar het bleek een gruwelijke film over een moordenaar (Jason)  te zijn die het had voorzien op kinderen die op bivak waren. Nachtmerries. Hoe dan ook, veel later leerde ik dat er nog veel meer films in die reeks waren gemaakt.

En de laatste film, zou je althans denken, heette The Final Chapter (1984). Gevolgd door de film ‘A New Beginning’ (1985)… Zo lust ik er nog wel een paar. Terug naar het telefoongesprek van vrijdag 13 september.

De deelnemer van mijn training begon aan een nieuwe opdracht en vroeg me hoe en waar hij het beste kon beginnen. Een goede vraag, waar veel adviseurs en coaches mee zitten: A New Beginning. En niet te vergeten al die mensen die aan een nieuwe baan beginnen.
Ook ik begin als adviseur en managementcoach vaak opnieuw.

Wat wordt bij de koffiemachine besproken?
Om te beginnen kijk ik heel goed om me heen. Wat gebeurt hier? Hoe liggen de verhoudingen? Waar wordt bij de koffiemachine over gesproken? Wat is de teneur van de gesprekken? Zo begon ik enkele jaren geleden aan een opdracht bij een grote overheidsinstelling. Ik voerde diverse gesprekken met mensen in allerlei rollen. Het viel me op dat iedereen die ik sprak mij toevertrouwde “… maar ik ben niet van de inhoud”. Toen ik, na dit een aantal keren gehoord te hebben, vroeg wie dan wél van de inhoud was werd het oorverdovend stil. Er was niemand van de inhoud en er bleken in dat jaar door 60 mensen in totaal twee documenten te zijn gemaakt. Overigens nog best een goede score als niemand van de inhoud is.

Wat wordt waar besloten, waarom en met wie?
Nadat ik een indruk heb van wat er gebeurt in de organisatie en ik heb waargenomen hoe hierover wordt gesproken in de wandelgangen, ga ik op zoek naar het formele overlegsysteem. Klinkt wat stoffig, maar ik bedoel hier de overlegvormen mee waar besluiten worden genomen en acties worden afgesproken. Ik stel me de vraag, per overleg: wat is de bedoeling van dit overleg, wat is de input en wat is de output? Wie nemen deel aan dit overleg en waarom zij? Wat is de frequentie en duur van het overleg? Welke onderwerpen worden besproken? Wie zit het overleg voor? Welke verbinding bestaat er tussen dit overleg en andere overleggen?

Trouwens, voor wie denkt dat deze vragen alleen relevant zijn in een traditionele bureaucratie moet ik teleurstellen. Ze zijn net zo relevant voor moderne werkvormen in wendbare organisaties. In mijn ervaring is het nog verrassend moeilijk om antwoorden op deze vragen te krijgen. Ik krijg meestal terug dat ik de eerste ben die deze vragen stelt. Daarom is dit al een eerste bron van bevindingen.

Het smeult in de wandelgangen
Tenslotte, althans als het gaat om de eerste periode, probeer ik erachter te komen hoe onderwerpen die in de wandelgangen worden besproken, waar niks mis mee is, in het formele overlegsysteem worden ingebracht. Ook daar vaak verrassingen. Veel onderwerpen, die best belangrijk zijn, worden helemaal niet ingebracht! Ze blijven voort smeulen in het informele circuit. Zo zijn er onevenwichtigheden in datgene wat er gebeurt in de praktijk, de wijze waarop hierover wordt gesproken in de wandelgangen, en de manier waarop deze – vaak niet! – worden besproken in het formele overleg.

Iedereen vindt het leuk om over zijn werk te praten
Die eerste periode vind ik altijd erg leuk. In korte tijd leer ik veel over de organisatie van mijn opdrachtgever. Mensen vinden het leuk om over hun werk te praten. En al snel ontdek ik allerlei aanknopingspunten voor verdere ontwikkeling. Dat is ook wat ik mijn beller adviseerde. Kijk goed om je heen. Neem waar wat er allemaal gebeurt. Hoe hierover wordt gesproken in de wandelgangen en de koffiehoek. Hoe het formele overlegsysteem is georganiseerd. En hoe deze drie zaken met elkaar verbonden zijn. Grote kans dat je dan al veel mogelijkheden voor verbetering ziet. En vooral, geniet van deze periode. En alle perioden die erop volgen.

En pas op voor Jason.

Jasper Doornbos