Bel ons:
030-273-4608

Zes Common Sense tips voor het oplossen van cultuurproblemen

Zes Common Sense tips voor het oplossen van cultuurproblemen

Over
kernwaarden, principes, normen, (gewenst) gedrag en concrete problemen

De oorzaak van
problemen bij het samenwerken wordt soms gezocht in de cultuur van een organisatie.
Het gedrag van medewerkers lijkt niet aan te sluiten op de normen en principes
die voortkomen uit de kernwaarden. Het management reageert met maatregelen om
de gewenste cultuur te realiseren: de kernwaarden worden opnieuw gedefinieerd
en de afgeleide normen en principes uitgedragen. De medewerkers moeten hun
handelen en denken hieraan confirmeren. Maar is dit wel de manier om de
samenwerking te ontwikkelen en te verbeteren? Wij geven u zes tips.

Tip 1: Neem de oriëntatie van medewerkers als
uitgangspunt

Bent u ervan overtuigd dat u problemen bij
het samenwerken kunt oplossen door het gedrag van uw medewerkers te
beïnvloeden? Wellicht beschouwt u dit als een belangrijke taak van de manager. Ons
advies: uw werkelijke uitdaging ligt in het faciliteren, gemeenschappelijk
maken en structureren van de problemen die uw medewerkers dagelijks op de
werkvloer ondervinden. Neem deze problemen en hoe uw medewerkers daar tegenover
staan als uitgangspunt voor de ontwikkeling en verbetering van uw cultuur. En
nee, daarin staan uw bedrijfsdoelstellingen, theoretische idealen of utopische
gedachten over de gewenste cultuur niet centraal. Dat zou een ontkenning
van de werkelijkheid zijn. Alleen de bestaande praktijksituatie en problemen van
uw medewerkers bieden aanknopingspunten om te leren, te ontwikkelen en te
verbeteren.

Tip 2: Baseer kernwaarden op de logica van
het systeem

Moet u nu het bedrijfsdoel en de visie en de
missie van de organisatie helemaal loslaten bij het nastreven van de gewenste
cultuur? Nee, natuurlijk niet. De logica van de organisatie en haar bedoeling
is altijd het leidende principe. Iedere samenwerking is gericht op een centrale
bedoeling. Als uw businessmodel klopt en duidelijk is, kan iedereen de logica
en het nut van de samenwerking begrijpen. Ons advies: ontwikkel een gedeeld
begrip over het businessmodel van uw organisatie. De kernwaarden die nodig zijn
om dit te realiseren, komen voort uit begrip van deze logica en zijn dus min of
meer ‘ingebakken’ in het systeem. Het gedrag van uw medewerkers ontwikkelt zich
binnen deze context op basis van hun eigen inzichten en vaardigheden. Zij
betrekken daarin ook hun eigen kernwaarden, normen en principes. Als er sprake
is van een ‘fit’, zal ieder van hen vanuit een natuurlijke bereidheid mee willen
werken aan de realisatie van het businessmodel. Zo niet, dan is er echt wat aan
de hand.

Tip 3: Houd oog voor de achterliggende
oorzaken

Als de kernwaarden van de organisatie en die
van de medewerkers inconsistent zijn, hebt u een serieus probleem. Dat lost u
niet op door te volharden in het bepalen, benoemen, benadrukken, uitdragen en
empoweren van de voor u zo logische kernwaarden, normen en principes. Maar is
dit wel een gedrags- of cultuurprobleem? Ons advies: houd oog voor de
achterliggende oorzaken van problemen in de samenwerking. Besef dat deze
oorzaken er zijn en probeer daar inzicht in te krijgen. Dat is veel nuttiger
dan het nastreven van een gedragsbeïnvloeding of cultuuromslag. Ga op zoek naar
antwoorden op de vraag waarom er inconsistentie is. U krijgt dan ongetwijfeld een
veel beter zicht op de mogelijkheden voor verbetering.

Tip 4: Focus op de concrete problemen

Pas als u de eerste drie tips hebt begrepen
en toegepast, kunt u echt aan de slag. U
hebt dan al een veel betere oriëntatie en constructievere houding om tot
passende interventies te komen voor wat er werkelijk aan de hand is. Ons
advies: concentreer u op de concrete problemen die er zijn rond de taakverdeling,
de competenties en vaardigheden, de werkmethoden, de processen, het overleg en
de managementaanpak. Waarom? Stel dat de onderlinge verantwoordelijkheden niet
duidelijk zijn, hoe is een doelgerichte cultuur dan mogelijk? Kan er sprake
zijn van een innovatieve cultuur als er onvoldoende faciliteiten zijn om kennis
te delen? En leren van elkaar, ook zo’n kernwaarde, lukt toch alleen als er
mogelijkheden zijn om de werkzaamheden te evalueren en problemen te
reconstrueren? Ook kan bijvoorbeeld het ontbreken van een goed overlegsysteem
of het onvoldoende delen van informatie een cultuur van transparantie, openheid
en vertrouwen in de weg staan. Alleen door het ontwikkelen van een perspectief op
concrete problemen, krijgt u vat op het veronderstelde cultuurprobleem.

Tip 5: Spiegel de missie of kernwaarden van uw
organisatie

Het centraal stellen van de praktijksituatie
en de problemen die medewerkers daarin ondervinden, is de beste oriëntatie om
aan verbeteringen te werken. Daar kan geen missie, visie of lijst met
kernwaarden tegenop. Toch kunnen deze volzinnen, die een situatie beschrijven
die in werkelijkheid (nog) niet bestaat, van nut zijn. Bijvoorbeeld om concrete
problemen op het spoor te komen waar u aan kunt werken. Ons advies: spiegel uw
missie, visie en kernwaarden naar een negatieve variant. Het kan maar zo zijn
dat dit een goede beschrijving is van de echte situatie. Zeker als uw
medewerkers dit ook onderschrijven. Een omkering creëert een goed perspectief
voor het verbeteren van de samenwerking en maakt dat de echte praktijkproblemen
niet worden genegeerd. Probeert u het een keer! Het negatief formuleren van het door u
gewenste lange termijn ideaal, uw doelen, missie of visie, kost u minder dan
vijf minuten.

Tip 6: Zet uzelf op het goede spoor

Eventuele problemen met het gedrag van uw
medewerkers hebben dus helemaal niets te maken met de invulling van de
kernwaarden of onduidelijkheid over de gewenste cultuur. Het op utopische
gronden ter discussie stellen van de kernwaarden of cultuur heeft helemaal geen
zin. Ook empowerment, cultuurtrainingen of teamuitjes zullen het gedrag niet veranderen.
Ons advies: zet uzelf op het goede spoor door het probleem niet als een
gedrags- of cultuurprobleem te duiden. Ga vooral aan de slag met het
structureren en gemeenschappelijk maken van de concrete en praktische oorzaken.
Faciliteer dit door de problemensamen aan te pakken, de communicatiein uw team te verbeteren en leervermogente ontwikkelen. Ook is het belangrijk dat u goedevragen stelt en, last but not least, vooral uw gezondeverstand blijft gebruiken.