Bel ons:
030-273-4608

Zes common sense tips voor het ontwikkelen van consensus

Zes common sense tips voor het ontwikkelen van consensus

Gedragen besluiten nemen zonder te ‘polderen’

Stel, u bent ICT-manager en staat voor de uitdaging om de kosten van het ICT-beheer te verlagen. Na gedegen onderzoek is de conclusie dat outsourcing een aanzienlijke kostenverlaging mogelijk maakt. De betrokken ICT-medewerkers, uzelf, andere managers, eindgebruikers en uw directie denken hier echter verschillend over. Hoe komt u toch tot de nodige consensus en bereikt u de beoogde kostenverlaging? Aan de hand van dit praktijkvoorbeeld geven we u zes tips voor het ontwikkelen van consensus.

Tip 1: Streef naar communicatie en wilsovereenstemming

Bij het nastreven van consensus verzandt u gemakkelijk in eindeloze discussies. Levert de outsourcing wel een besparing op? Hoe zit het met de kwaliteit van de ICT-diensten? Hoe wordt de toekomstige leverancier aangestuurd? En is er een banengarantie voor de ICT-medewerkers? De kans is groot dat u het nooit volledig eens wordt. Dat is ook niet nodig. U hebt in ieder geval consensus over het feit dat u het niet eens bent. Ons advies: hoed u voor het nastreven van een volledige overeenstemming. Die utopie bereikt u alleen door dwang en een gedicteerde consensus: ‘we gaan outsourcen’ in plaats van ‘zullen we gaan outsourcen’ (zie tip 2). Zo stopt u de communicatie en haalt u de dynamiek uit het proces. Richt u daarom op het bereiken van wilsovereenstemming, een wederzijdse instemming van partijen in afspraken en besluiten waarover verschillende meningen (mogen) bestaan.

Dicteer de consensus niet

Tip 2: Dicteer de consensus niet

Bij het denken over en bepalen van beleid, zoeken we vaak naar een punt waar de meningen en inzichten bij elkaar komen. In dit voorbeeld is het punt waar de consensus naartoe leidt: ‘we moeten outsourcen om kosten te besparen’. Zo’n gedicteerde consensus kan het proces van creatieve communicatie tegenwerken, want misschien zijn er ook andere mogelijkheden om de kosten te verlagen. Bovendien is er de verleiding van ‘vals optimisme’. De outsourcing is tot een ideaalbeeld gemaakt, terwijl het maar de vraag is of die echt een kostenverlaging oplevert. Ons advies: stuur de consensus niet in de richting die u wilt. Zo stopt u het overleg over de wens om kosten te besparen, terwijl u juist een creatieve inbreng van alle betrokkenen verlangt. Door het overleg voort te zetten, bevordert u de realisatie van het doel om kosten te besparen. Zorg voor een goed overlegproces waarin alle relevante informatie beschikbaar is en op tafel komt. Op die manier voorkomt u wandelgangenterreur, sabotage, tegenwerking en gemopper, mocht u besluiten over te gaan tot outsourcen. Als dat tenminste de uitkomst is.

Verschillende meningen

Tip 3: Zorg dat de verschillende meningen besproken kunnen worden

Volgens de Duitse filosoof Jürgen Habermas is het wenselijk dat wat we in een overleg zeggen net zo lang ter discussie wordt gesteld totdat consensus is bereikt. Dat is een mooi ideaal, maar kan uw team ook verlammen of in slaap doen sukkelen. Ondertussen blijven de hoge kosten van het ICT-beheer op uw budget drukken. Bovendien kan het zijn dat u direct en doortastend moet handelen, bijvoorbeeld als blijkt dat de huidige ICT-omgeving niet goed functioneert. Toch is het advies van Habermas niet zo gek, als u het overlegproces maar goed aanpakt. Ons advies: realiseer u dat er over de outsourcing verschillende meningen en perspectieven zijn. Dit kan ertoe leiden dat ICT-medewerkers elders gaan solliciteren, de leverancier de voorwaarden in zijn voordeel aanpast, eindgebruikers met nieuwe wensen komen en de directie zich blindstaart op de mogelijke kostenbesparing. Zorg er daarom voor dat de verschillende meningen en perspectieven op tafel komen en in een goed overlegproces onderzocht en bevraagd worden. Door communicatief te handelen en een ideale gesprekssituatie na te streven, bereikt u wilsovereenstemming op basis van gemeenschappelijk begrip.

U bepaalt de consensus

Tip 4: U bepaalt de consensus

Wat u wilt voorkomen, is dat het ontbreken van volledige overeenstemming concrete actie belemmert. Er zijn tegenstanders en voorstanders van outsourcen en er moet een besluit komen. U kunt een volledige overeenstemming vergeten, maar wel een consensus onder woorden brengen en formuleren. Dit mag u niet overlaten aan een democratisch proces, maar moet u vanuit uw verantwoordelijkheid nemen. Ons advies: het is uw taak om het tot stand komen van consensus te observeren, te verwoorden, samen te vatten en vast te stellen. U bepaalt het besluit en de afspraken over het outsourcen van het ICT-beheer, evenals de acties die hieruit voortkomen. Het hoort bij uw verantwoordelijkheid en positie. Benoem bij uw beslissing ook de bezwaren van de tegenstanders en de wijze waarop deze worden ondervangen. Dit is het maximale resultaat dat u als consensus kunt bereiken.

Tip 5: Een consensus is niet statisch, blijf deze managen

In de ideale wereld is consensus een vaststaand feit, een gegeven waar u met vertrouwen besluiten en afspraken op kunt baseren. Helaas laat een wilsovereenstemming zich niet in beton gieten. Meningen en perspectieven veranderen, waardoor een consensus variabel is en blijft. Er kan zich bijvoorbeeld nieuwe technologie aandienen, uw medewerkers vinden tot hun teleurstelling geen andere baan, de directie krijgt andere prioriteiten of misschien krijgt u zelf andere inzichten. Ons advies: beschouw consensus niet als een ideaal eindpunt, maar als een proces. Het is geen statisch begrip, maar als u tip 1, 2 3 en 4 heeft opgevolgd is er een gemeenschappelijk begrip over de situatie. Er is dan min of meer sprake van een eenheid van gevoelens (consensio) over de kostenverlaging en dat outsourcing daarvoor de aanpak is. Afwijkende meningen zijn toegestaan, waardoor u ‘vals optimisme’ voorkomt. Zo kunt u op een realistische manier aan de slag met de outsourcing.

Maak de consensus niet generiek

Tip 6: Maak de consensus niet generiek of eendimensionaal

Het ICT-beheer wordt uitbesteed met de bedoeling een kostenverlaging te realiseren. U hebt het overlegproces goed aangepakt, waardoor iedereen de totstandkoming van het besluit heeft kunnen volgen. Maar hoe gaat u om met de afwijkende meningen en perspectieven die blijven bestaan? Ons advies: maak de consensus niet generiek en eendimensionaal. U hebt het besluit genomen om te outsourcen en niet ‘we hebben toch besloten dat ….’. Het is geen teambesluit, het is uw besluit en zo kunt u het ook maar beter benaderen. Geef ruimte aan de tegenstanders om te volharden in hun mening, zonder toe te staan dat zij de boel saboteren. Benadruk dat u hebt besloten het ICT-beheer te outsourcen, ondanks dat niet iedereen het daarmee eens was. Besef dat dit van invloed zal zijn op de uitvoering van het besluit. Wees daarbij standvastig, maar niet blind. U zult merken dat de tegenstanders uw beslissing zullen aanvaarden en mee zullen werken.

Kijk hoe een gedicteerde consensus leidt tot een ramp: