Bel ons:
030-273-4608

Zes Common Sense tips voor het managen van afspraken

Zes Common Sense tips voor het managen van afspraken

Hoe u zorgt dat afspraken wél werken

Afspraken maken en nakomen is belangrijk in elke werksituatie. Bijvoorbeeld over werktijden, actiepunten, de omgang met klanten, taakverdeling, procedures en omgangsvormen. Het functioneren van uw organisatie staat of valt ermee. Afspraken nakomen leidt bovendien tot vertrouwen en helpt samen nieuwe afspraken te maken op basis van wederzijdse instemming. Maar hoe zorgt u dat uw medewerkers afspraken nakomen? En wat doet u als een medewerker zich niet aan de afspraken houdt? Wij geven u zes tips.

Tip 1: Het nakomen van een afspraak begint bij het maken ervan

Hoe komen in uw organisatie de afspraken tot stand? En zijn het overeenkomsten gebaseerd op overleg, wederzijdse instemming en een vorm van
consensus? Simpelweg een afspraak opleggen omdat u wilt dat er iets wordt gedaan, werkt niet. Degene die de afspraak moet nakomen, zal het mogelijk als een bevel ervaren. Hoe zit het dan met de wederkerigheid en de wederzijdse verplichtingen die daaruit voortkomen?

Ons advies: het nakomen van een afspraak begint bij het maken ervan. De kwaliteit van het proces, de mate van wederzijdse instemming en de open uitwisseling van realiseerbare mogelijkheden zijn een voorwaarde voor het nakomen van afspraken. Een afspraak is pas goed als de betrokken partijen deze accepteren als een
overeenkomst en de uitvoering ervan beschouwen als een toegezegde verplichting. Ook moet helder zijn wat de grondslag is van de afspraak en waarom deze relevant is voor de organisatie, het team, de manager of de betrokken medewerkers.

Tip 2: Concretiseer het gezeur over het niet nakomen van afspraken

Het managen van afspraken is bijzonder lastig wanneer de bedoeling onduidelijk is. Welk probleem wordt opgelost? Wie is daarmee gebaat? En waarom is de afspraak zo gemaakt? Het kan zijn dat een afspraak gewoon niet deugt. Het heeft dan weinig zin om te reageren op het feit dat deze niet wordt nagekomen. Er ontstaat gedoe en gezeur met een negatieve dynamiek tot gevolg. Bij afspraken tussen uw medewerkers onderling is dit nog erger.

Ons advies: help uw medewerkers bij het zo concreet mogelijk maken van gezeur en gemopper over het niet, half of onjuist nakomen van afspraken. Zo ondersteunt u ook uw eigen observatie- en analyseproces. Het concretiseren en vervolgens
samen aanpakken van het probleem kan confronterend zijn, maar werkt beter dan de afspraak bestendigen en de uitvoerders aanspreken op hun gedrag. Blijkt dat de afspraak in de basis goed is (zie tip 1), maak dan de manier van uitvoeren en de belemmeringen bij het nakomen concreet.

Tip 3: Organiseer, bewaak en faciliteer het nakomen van afspraken

Laten we er vanuit gaan dat de afspraak deugt, op de juiste manier is gemaakt en dat eventuele belemmeringen concreet zijn. U kunt uzelf dan prijzen als een gelukkig manager. Toch kan het uitvoeren en nakomen nog een probleem zijn. Wellicht bent u dan geneigd om de betrokken medewerkers vermanend toe te spreken in een persoonlijk gesprek en af te dwingen dat zij de afspraak nakomen. Zou dat helpen?

Ons advies: afspraken maken, de uitvoering volgen en de uitkomst controleren vraagt een actieve, betrokken en geconcentreerde houding van u als manager. Het is niet uw taak om medewerkers individueel te controleren, toe te spreken of een reprimande te geven. U moet het proces van uitvoering organiseren, bewaken en faciliteren. Bijvoorbeeld door een
systematische omgeving te bieden, de juiste voorwaarden te scheppen en de samenwerking te organiseren. Uw begeleidende, controlerende en bewakende proces zal een positief effect hebben, waardoor individueel aanspreken niet nodig is.

Tip 4: Pak het niet nakomen van afspraken aan als een gemeenschappelijk probleem

Hebt u na het toepassen van tip 1 tot en met 3 nog steeds moeite met het managen van afspraken? Het kan zijn dat u te maken hebt met sluipmoordenaars, saboteurs, zwijgers, betweters, uitstellers of muggenzifters. Wat de oorzaak ook is, voor u zit er niets anders op dan het
aanpakken van deze lastpakken ‒ zonder dat de medewerkers die de afspraken wél nakomen daar de dupe van zijn.

Ons advies: zet de niet nagekomen afspraak of afspraken op de agenda van het teamoverleg. Hoe vervelend en tenenkrommend u het misschien ook vindt om het er weer over te hebben. Medewerkers die afspraken nakomen, zullen dit als zeer louterend ervaren, want u neemt actie op het informele geklaag en toenemende rumoer bij de koffiemachine. Het niet nakomen van goede afspraken is een gemeenschappelijk en professioneel probleem en moet u ook als zodanig aanpakken. Zelfs als de oorzaak ligt in de privéaangelegenheden van diegenen die afspraken niet nakomen.

Tip 5: ‘Afspraak is afspraak’ is een onzinnig uitgangspunt

Het maken, ontwikkelen, uitvoeren en nakomen van afspraken gaat gepaard met een enorme dynamiek. Afspraken komen tot stand in overleg, worden informeel betwist of onderschreven en kunnen leiden tot spanningen of stress. Het nakomen van afspraken heeft gewenste en ongewenste effecten en hieruit komen weer nieuwe afspraken voort. Ook kan de interpretatie van een afspraak individueel verschillen. Afspraken kunnen bovendien conflicteren en partijen tegen elkaar opzetten. Het is dan ook onzinnig om het uitgangspunt ‘afspraak is afspraak’ op te leggen en hier commitment voor te vragen.

Ons advies: het is noodzakelijk om het maken, uitvoeren en nakomen van afspraken continu af te stemmen, bij te stellen en te actualiseren. Een afspraak is een afspraak, maar dit kan veranderen. Beschouw een afspraak dus niet als een ideaal eindpunt maar als een voortdurend proces, vergelijkbaar met het ontwikkelen van
consensus. De totstandkoming van een afspraak is dynamisch, het uitvoeren, bijstellen en nakomen ook. Het begrip over de afspraak kan dus niet statisch zijn en moet zich kunnen ontwikkelen. Dit vergt goede informele en formele overlegsystemen. Daarmee kunt u de dynamiek rondom het maken, uitvoeren en nakomen van afspraken aanpakken. Dit is vergelijkbaar met het samen aanpakken van problemen.

Tip 6: Accepteer dat afspraken niet worden nagekomen

Hoe u het ook wendt of keert, het maken, uitvoeren en nakomen van afspraken is geen sinecure. Maar het is wel noodzakelijk en bovendien zou u anders zonder werk zitten. Afspraken zijn het fundament voor het samen werken aan problemen en het bereiken van resultaten. Sterker nog, uw
organisatie is één groot afsprakensysteem. Grote problemen of uitdagende doelstellingen zullen het uitvoeren en nakomen van afspraken nog veel moeilijker maken. Extra complexiteit ontstaat wanneer de omgeving verandert, de grondslag van de afspraak niet meer legitiem is of het nakomen van de afspraak tot nieuwe problemen leidt. Dit is een wetmatigheid en heeft weinig te maken met een gebrek aan discipline bij uw medewerkers.

Ons advies: accepteer en aanvaard dat het uitvoeren en nakomen van afspraken bijzonder ingewikkeld en dus lastig is. Het is niet voor niets een thema bij iedere organisatie, of het nu gaat om afspraken tussen en met medewerkers of met andere organisaties. Het is een proces dat altijd gepaard gaat met complicaties of onverwachte belemmeringen. U moet dit proces kritisch volgen, bewaken en controleren en waar nodig
directief leiding geven. U kunt werkelijk niets laten lopen en zult de details in moeten. Dit kost tijd en energie en levert wellicht ergernis op, maar behoort tot uw taak als manager. Wees echter gerust, de aanhouder wint!