Bel ons:
030-273-4608

Zes Common Sense tips over effectief vergaderen

Zes Common Sense tips over effectief vergaderen

Verbeter de kwaliteit van uw afspraken en besluitvorming

Vergaderen doen we veel, vaak en lang. Niet alleen tijdens officiële sessies, maar ook (informeel) bij de koffiemachine, in onderonsjes of op een borrel. Waar, wanneer en door wie worden in uw organisatie de echte afspraken gemaakt en beslissingen genomen? Zes tips waarmee u gegarandeerd de kwaliteit van uw afspraken en besluitvorming verbetert.

Tip 1: Besteed uw tijd en aandacht aan echt overleg

Besteedt u ook veel tijd, geld en energie aan ineffectieve vergaderingen? Vraagt u zich af waar de vergaderingen die u bijwoont toe dienen, maar doet u eraan mee omdat het moet of omdat u bang bent iets te missen? Ons advies: stop met vergaderen en besteed uw tijd en aandacht aan overleg. ‘Over-leg’ informatie, kennis, mening, voorstellen en ontvang die van anderen. Doe dit systematisch en maak er een dynamisch proces van. Hoe? Zie tip 2.

Tip 2: Ontwikkel een gezonde overlegstructuur

Afspraken en beslissingen ontstaan meestal niet tijdens vergaderingen, maar tijdens informeel overleg. Daarbij worden echter niet alle betrokkenen geïnformeerd en bestaat de kans op machtsspelletjes en manipulatie. Ook hebt u geen enkele garantie op volledigheid, eerlijkheid, controle en openheid. Informeel lijkt soms een snellere weg, maar is dat zelden of nooit. Want deze route leidt niet tot gemeenschappelijk begrip, goede afspraken en adequate beslissingen. Ons advies: zet een formele overlegstructuur op waar iedereen op de een of andere manier deel van uitmaakt of een inbreng in heeft. Zo komt uw organisatie tot goede afspraken en beslissingen.

Tip 3: Luister naar de gesprekken bij de koffiemachine

Wat er leeft, besproken en besloten wordt bij de koffiemachine, negeren we tijdens vergaderingen. Dat is een gemiste kans, want juist in het informele circuit worden nieuwe problemen geconstateerd, klachten kenbaar gemaakt en initiatieven genomen. Ons advies: gebruik het informele circuit om te peilen wat er in de organisatie leeft. Zorg ervoor dat veelbesproken onderwerpen in vergaderingen aan de orde komen voor over-leg.

Tip 4: Wees geduldig

Leuk en aardig die tips. Maar gaan we nu nog meer vergaderen en al dat geklets in de organisatie ook nog eens legitimeren en faciliteren? Inderdaad! In eerste instantie zullen uw medewerkers vooral (individueel zeer belangrijke) klachten over reistijd, computers, bedrijfskleding, geluidshinder of vieze koffie inbrengen. Zijn deze achterstallige onderwerpen behandeld, dan komt er vanzelf ruimte voor onderwerpen die over het belang van de organisatie gaan. Ons advies: wees geduldig en heb vertrouwen in tip 1, 2 en 3, mits zorgvuldig toegepast.

Tip 5: Vorm coalities

Voelt u zich machteloos? En bent u niet gemotiveerd om actief bij te dragen aan overleg? Dat kan komen doordat uw organisatie autoritair geleid wordt en vergaderingen dus geen invloed en geen zin hebben. Ons advies: vorm tijdens vergaderingen coalities met uw teamleden en onderbouw deze met feiten uit de praktijk. Uiteindelijk zal dit leiden tot machtsoverdracht. Bent u als manager het lijdend voorwerp? Wees niet bang voor coalities, maak de vorming ervan juist mogelijk. Zo bevordert u de betrokkenheid en inbreng van medewerkers en voorkomt u dat ze bij uw baas aankloppen om u onder druk te zetten. Coalitievorming kan al beginnen in het informele circuit. In Egypte weten ze inmiddels hoe dat werkt.

Tip 6: Vergader effectief

En dan nog even over effectief vergaderen, want daar zouden deze Common Sense tips tenslotte over gaan. Ons advies: zoek met Google op ‘effectief vergaderen’ of ‘effectief vergaderen tips’. U vindt dan allerlei nuttige handwijzigingen. Bijvoorbeeld over het goed voorbereiden en plannen van de vergadering, het vooraf gezamenlijk afstemmen, samenstellen en vaststellen van een agenda en het opstellen van notulen, een besluitenlijst en een actielijst. Ook een goede voorzitter en een gedisciplineerde discussiemethode doen wonderen. Maar u bent gewaarschuwd! Het verbeteren van de vergadereffectiviteit lukt alleen als u ook onze eerste vijf tips ter harte neemt.