Zes tips van Sinterklaas voor het ontwikkelen van een agile organisatie

5 december 2016 Michael Bres 371

Hoe agile zijn Sinterklaas en zijn Pieten eigenlijk?

Hebt u wel eens stilgestaan bij de grote agility van de Sinterklaas NV? Of bij de geweldige vaardigheden van Sinterklaas bij het leidinggeven aan een grote zelforganiserende onderneming? Deze CEO gaat terug naar de oorsprong van de organisatie: bijdragen aan de collectieve waarde die het plezier van kinderen centraal stelt. Daardoor weet hij zijn organisatie maximaal te richten op het leveren van cadeautjes die voor de kinderen het meest waardevol zijn, binnen een vooraf bepaalde prijsklasse. Ieder jaar verzamelt en prioriteert hij de verlanglijstjes van alle kinderen – zo creëert hij de voorwaarden om zo goed mogelijk invulling te geven aan elke kinderwens. Sinterklaas weet als geen ander wat daarbij de kracht is van zelforganiserende Pieten, sympathisanten en stakeholders die prima in staat zijn om invulling te geven aan de keuze, aanschaf en levering van de cadeaus. Klopt uw hart inmiddels vol verwachting? Sinterklaas geeft u zes cadeaus om de agility en vermogen tot zelforganisatie in uw eigen organisatie te ontwikkelen.

Tip 1: Sta net als de Sint voor een gemeenschappelijke richting

Iedereen weet dat de Sint met vaste rituelen en duidelijke verwachtingen aangeeft wat de bedoeling is van het vieren van zijn verjaardag: kinderen blij maken. De Pieten hoeven daar geen opdracht voor te krijgen, ze gaan er vanuit zichzelf mee aan de slag. De kinderen doen ook met plezier mee, ze worden blij van een cadeau en doen graag wat terug met een wortel voor Amerigo of een mooie tekening voor de Sint of de Pieten.

Het advies van de Sint: ook bij uw organisatie werken een doel, visie of missie bevorderend voor wat uw Pieten doen. Zij hebben wederzijds ingestemd met deze gemeenschappelijke focus en zijn prima in staat om zelfstandig passende afspraken te maken en na te komen, zodat de gevraagde klantwaarde wordt geleverd. Het is niet nodig om uw Pieten te motiveren om er een dolle boel van te maken, plezier te hebben en te experimenteren. Die motivatie ontwikkelen ze helemaal zelf binnen de gemeenschappelijke richting die u als Sint aangeeft. Ook uw leiderschap is intrinsiek verankerd met dit gemeenschappelijke doel. En het behalen van het doel mag worden gevierd met pepernoten, snoepgoed en cadeaus.

Tip 2: Wees net zo standvastig en verstandig als de Sint

De Sint weet als geen ander dat het hebben van een gemeenschappelijk doel niet betekent dat de realisatie daarvan vanzelf gaat. Zelforganisatie ontwikkelt zich letterlijk met vallen en opstaan en het duurt vaak even voordat alle Pieten begrijpen wat de bedoeling is. Bovendien moet de organisatie in kunnen spelen op onverwachte situaties en het chaotische verloop van de samenwerking doordat de Pieten zichzelf verliezen in het experimenteren. De Sint moet daarom regelmatig en met geduld blijven benoemen dat het enige bestaansrecht bestaat uit het kunnen leveren van klantwaarde. De Sint doet dit standvastig en verstandig.

Het advies van de Sint: richt uw aandacht op het teamwerk, de participatie van uw Pieten en de communicatie met hen om een betere teamwerking te krijgen. Het is de taak van de Sint dat de Pieten de doelen kennen en hier resultaatgericht naar kunnen handelen. Maak dat de Pieten, samen met u, inzicht ontwikkelen in het doel en zorg dat wat zij hiervoor doen uitlegbaar, samenhangend, logisch en consistent is. U zult merken dat dit met een stelletje Pieten niet meevalt en het van u een onderzoekende en inhoudelijk kritische houding vraagt.

Tip 3: Respecteer de vrijheid en autonomie van uw Pieten

De eigenaardigheid van Pieten is dat ze altijd doen waar ze zelf zin in hebben en voornamelijk geïnteresseerd zijn in het maken van plezier. Ze hebben eigen belangen, streven eigen doelen na en ontwikkelen zich van niet zulke slimme helpers en het schrikbeeld van kinderen tot medewerkers met unieke talenten en kindervrienden. De Sint heeft de hoop al opgegeven dat hij de neuzen van alle Pieten dezelfde kant op kan laten wijzen. Maar de Sint weet ook dat dit helemaal niet nodig is.

Het advies van de Sint: realiseer u dat alle Pieten meewerken aan het gezamenlijke doel op basis van een wederzijdse toestemming. Een Piet is Piet omdat hij of zij dat wil zijn. De Sint heeft daarover niets te zeggen, omdat hij geen natuurlijk gezag heeft over zijn gelijke. Wel moet de Sint zorgen voor het invullen van de voorwaarden en voor het creëren van een platform voor de samenwerking tussen alle Pieten. Hun bereidheid om zich in te zetten voor het gemeenschappelijke goed doet de rest. Geen enkele Piet wordt dus gedwongen om pepernoten te strooien, op daken te klimmen, door schoorstenen te glijden en pakjes uit te delen. De jaarlijks op 5 december te leveren topprestatie is alleen mogelijk wanneer dit voortkomt uit vrijheid van handelen, wederzijdse instemming en autonomie. Niet alleen de Sint begrijpt dat, maar ook zijn goede oude vrienden Kant, Rousseau en Descartes.

Tip 4: Herken, erken en benut de talenten van uw Pieten

Een knecht is een knecht, een Piet is een Piet en een medewerker een medewerker. De Sint merkt de laatste tijd dat deze terminologie verwarrend werkt en weerstand oproept. Ook de gele, groene, zwarte, paarse of witte kleur van medewerkers is tegenwoordig een attentiepunt. Bovendien kan er sprake zijn van misvattingen in de sfeer van perceptie, hoe iemand erover denkt hoeft nog niet te betekenen dat het ook zo is. Zo is een knecht, Piet of medewerker niets anders dan iemand met specifieke taken en talenten die hij of zij inzet voor het gezamenlijke doel. Allerlei bijbedoelingen of discussies over kleur van de ogen, de haardracht, manier van lopen, taalgebruik, omvang, et cetera, kunnen dan achterwege blijven.

Het advies van de Sint: voorkom verwarring en een verkeerde perceptie door een eenduidige interpretatie van de rol, taak en benoeming van de verschillende Pietenfuncties. Rol- en functieduidelijkheid zijn in een agile omgeving van cruciaal belang. Het geeft minder gedoe en is bevorderend voor de vrijheid van handelen. Zo kan ieder doen wat hij of zij wil met respect voor ieder ander zijn mening. Erken een Piet om wat hij of zij kan en wil, de rest is bijzaak. De Gedichtenpiet, Kleurplatenpiet, Muziekpiet, Pepernotenpiet, Pakjespiet, Hoofdpiet, Wegwijspiet, Hardlooppiet, … zijn allen zeer gelukkig doordat ze hun talenten in kunnen zetten. Het vervelende is wel dat die vervelende schoorstenen ervoor zorgen dat de meerderheid zwart van het roet is.

Tip 5: Zorg net als de Sint voor structuur en taakverdeling

Sint snapt goed dat voor de realisatie van het gemeenschappelijke doel voldoende structuur nodig is. En dat heeft hij uitstekend voor elkaar, zonder er zelf veel aan te hoeven doen. Er zijn veel meewerkende toeleveranciers, de logistieke keten is ingericht en er is een vrij natuurlijk proces van marketing en feestelijke versiering. De hele organisatie is zo agile en zelf organiserend, het lijkt haast of daar niets voor hoeft te gebeuren. Ook de afspraken en gezagsverhoudingen om de grappen en grollen van de Pieten te beheersen zijn duidelijk. De structuur biedt echter voldoende ruimte voor eigen inbreng en initiatief en is daarmee een prima basis voor een wendbare organisatie.

Het advies van de Sint: waarborg de keuzevrijheid, ontwikkelingsmogelijkheden en belangen van alle betrokkenen. Een beetje Sint is hierin een ware agile meester. Iedere betrokkene is in staat zich vrij te bewegen en eigen keuzes te maken. De capaciteiten, wensen en behoeften ontwikkelen zich vanzelf in samenhang met wat iedereen wil. Uw taak in het geheel is het organiseren van de samenwerking. Het enige waar u vervolgens op hoeft te letten, is dat alles wat de Pieten en andere betrokkenen doen, gericht is op de bedoeling: het blij maken van de kinderen. U zult zien dat automatisch nieuwe ideeën en maatregelen ontstaan om dit te bereiken, wat de weerstanden ook zijn.

Tip 6: Heb uitzonderlijk vertrouwen in uw Pieten

Een opvallend verschijnsel is dat er rondom de Sint altijd een hoop misgaat, maar dat het altijd goed komt. Hoewel de Pieten streken uithalen, doen waar ze zelf zin in hebben en telkens nieuwe problemen veroorzaken, stelt de Sint hun intentie nooit ter discussie en heeft hij een uitzonderlijk vertrouwen in hen. Bovendien wordt iedere streek of tegenslag omgebogen in een stimulans om de flexibiliteit en het leervermogen van het Pietenkorps te verbeteren. En hoe hoog de werkdruk ook is, de Sint blijft altijd een standvastige en verstandige CEO met uitmuntende managementvaardigheden.

Het advies van de Sint: heb vertrouwen in uw Pieten en hun vermogen tot het ontwikkelen van kennis en kunde om problemen aan te pakken. Doordat zij kunnen experimenteren binnen een georganiseerde samenwerking is hun leer- en aanpassingsvermogen ongekend groot. Er zijn meer dan voldoende ideeën voor het aanpakken van de problemen met de pepernotenmachines, pakjesfabriek, gedichtengenerator of bezorging van cadeaus via de meest onmogelijke toeleveringsroutes. De uitdagingen in de praktijk zijn niet gering, maar u kunt rekenen op de gemobiliseerde kennis en kunde van uw Pieten. Waar nodig onderneemt u initiatieven om de samenwerking te organiseren of de juiste voorwaarden te creëren. Natuurlijk zullen er vaak genoeg redenen zijn om te twijfelen aan wat de Pieten u vertellen of ontdekt u dat u zelf vergissingen hebt gemaakt. Een beetje Sint vertrouwt echter op wat hij zelf begrijpt en gebruikt zijn gezonde verstand, te allen tijde.