Zes Common Sense tips voor het voorkomen van een bedrijfscrisis

2 juni 2014 Michael Bres 1107

Problemen leiden pas tot een crisis als u ze niet goed aanpakt

voorkomen bedrijfscrisis

Tegenvallende resultaten, ontevreden klanten, groeiend verzuim, een te lage productiviteit, ... Zeker als deze problemen zich tegelijkertijd voordoen, kunnen ze tot een serieuze bedrijfscrisis leiden. U probeert van alles: reorganisatie, afslanking, lean management, toepassing van het HPO-gedachtegoed, de revitalisering van teams, een focus op de kernactiviteiten en zelfs een strategische heroriëntatie. Helaas allemaal zonder succes. Gelukkig is er een manier waarop u wel een bedrijfscrisis kunt voorkomen. Wij geven u zes tips.

Tip 1: Wees realistisch, de ellende is onafwendbaar

Een bedrijfscrisis ontstaat als u de oorzaak van negatieve ontwikkelingen negeert en daardoor de echte problemen onvoldoende aanpakt. U rent als een stel kuddedieren in de richting van het ravijn en stoppen met rennen is geen optie. Stimuleren en motiveren om harder en beter te rennen, is ook geen effectieve remedie om een ramp te voorkomen. Ons advies: denk niet dat u het ravijn kunt vermijden. Dat is een ontkenning van de werkelijkheid en zet u niet op het juiste spoor. Ga uit van het onvermijdelijke, dat is het enige perspectief van waaruit u de oorsprong van de problemen kunt zien. Benadruk dat u zich, samen met anderen, in een onzekere situatie bevindt. Beleef dit gezamenlijk en zorg dat u de problemen sociaal maakt. Erken de complexiteit en diversiteit van de oorsprong van de problemen en pak ze in hun volle omvang aan, waarbij u niets of niemand ontziet.

Tip 2: Bepaal het nut en de werkelijkheid van de problemen

Problemen leiden pas tot een crisis als u niet meer weet wat u moet doen. En als manager bent u natuurlijk vertrouwd met problemen, u schrikt er niet voor terug. Er zijn telkens terugkerende problemen, latente problemen, hardnekkige problemen en toekomstige problemen, waarvoor u elke keer weer een passende oplossing vindt. Problemen en oplossingen zijn echter rare dingen. Ze horen bij elkaar, maar verdragen elkaar slecht. Een probleem lijkt ook wel een zevenkoppig monster, bij iedere oplossing ontwikkelt zich een nieuwe kwestie. Ons advies: beschouw uzelf niet als de ultieme probleemoplosser. De problemen in uw organisatie ontwikkelen zich niet voor niets tot een crisis. Het nut en de werkelijkheid van de problemen is dat ze aantonen dat er fundamenteel iets mis is met de manier waarop u samenwerkt. Een verandering van de managementaanpak dient zich aan als perspectief. Stop met motiveren en stimuleren vanuit het centrale principe van doelmatigheid. Ontwikkel in plaats daarvan gemeenschappelijk begrip over de situatie. Ervaren de betrokkenen ook dat er een crisis is en zo ja, waarom? U zult tot verrassende ontdekkingen komen.

Tip 3: Reanimeer het leervermogen

Het is maar de vraag of uw oplossingsgerichte werkwijze de situatie goed doet. Het is niet ondenkbaar dat u daarmee juist stelselmatig het leervermogen van uw organisatie of afdeling ondermijnt. Ook is de kans groot dat u volhardt in het vertellen van wat er moet gebeuren en nog hardnekkiger gaat eisen dat er doel- en resultaatgericht wordtgewerkt. Om dit kracht bij te zetten, trekt u – meestal te veel of de verkeerde – versterking aan om de problemen te ondervangen. Ten slotte vraagt u uiteraard het commitment van alle betrokkenen, die u dit onvoorwaardelijk zullen geven. Het resultaat? Meer controle, intensiever overleg en een zeer directieve managementaanpak, met een complete verlamming tot gevolg. Ons advies: het ontwikkelen vanleervermogen is de enige remedie om verlamming te voorkomen. Stop met het forceren van een doel- en resultaatgerichte werkwijze. Dit werkt niet of nauwelijks en de effecten kunnen zelfs negatief zijn. Investeer en steek energie in de ontwikkeling van kennis en kunde. Snelle en eenvoudige interventies hebben slechts een beperkt, tijdelijk en compenserend effect. Ga daarom daarnaast vooral aan de slag met het gemeenschappelijk maken van de oorsprong van de problemen en faciliteer het overleg hierover. Daarmee voorkomt u de stuiptrekkingen die een voorbode zijn van een totale verlamming.

Vorm uw eigen mening

Tip 4: Vorm uw eigen mening over de oorzaken

Waarschijnlijk hebt u veel aandacht voor de effecten van de problemen. Er is intensief overleg hierover en er zijn allerlei rapportages beschikbaar. Alsof u daardoor weet wat er aan de hand is en vat krijgt op de werkelijke oorzaken. Deze overleg- en rapportagekramp verhoogt alleen maar de kans op een totale verlamming en op schijncontrole. De oorzaken van problemen worden niet geanalyseerd, de communicatie stopt en een aanpak blijft uit. Ons advies: uw taak ligt in het faciliteren, gemeenschappelijk maken en structureren van de problemen die uw medewerkers in het werk ondervinden. Duik eerst zelf diep in het echte probleem. Vorm op basis van uw observatie- en analysevermogen een eigen mening over de oorzaken en gebruik uw vaardigheden om uw inzichten gemeenschappelijk te maken. Gebruik bij het onderzoek van de oorzaken uw gezonde verstand en ga uit van uw eigen subjectieve waarneming en beoordeling. Neem wat u zelf niet inziet of niet begrijpt, nooit voor waar aan. De energie die u in het probleem steekt, zal zich dubbel en dwars terugbetalen.

Tip 5: Twijfel overal aan

Als u tip 1 tot en met 4 goed hebt toegepast, dient zich een perspectief aan om aan de problemen te werken. U bent bezig om de crisis af te wenden en zult merken dat de betrokkenen weer communiceren en opgelucht zijn. Maar pas op, u bent er nog niet. U hebt de oorzaken van de problemen geanalyseerd, de inzichten gemeenschappelijk gemaakt en beschikt over interventiemogelijkheden waarvan u nog niet weet hoe ze uitpakken. U mag er dus niet vanuit gaan dat de ‘oplossingen’ die zich aandienen effect zullen hebben. Ons advies: blijf uw handelen en de effecten daarvan altijd in twijfel trekken. Als uw eigen managementaanpak niet voortdurend gericht blijft op het doorgronden van de problemen, bent u niet werkelijk in staat om een crisis af te wenden. Daarnaast kunt u er niet vanuit gaan dat alle afspraken worden nagekomen en alle acties uitgevoerd. De kennis en kunde hiervoor ontbreken nog, anders was het probleem allang verholpen. Wees u er bovendien van bewust dat uw zintuigen u kunnen bedriegen of dat u vergissingen hebt gemaakt bij het redeneren. Er zijn redenen genoeg om te twijfelen aan de effectiviteit van de interventies.

Tip 6: Blijf op de verharde weg

Wellicht denkt u dat het toepassen van tip 1 tot en met 5 gebaat is bij werkgroepen, taskforces, commandobrigades, projectgroepen of verbeterteams. Of misschien verliest u zichzelf in het doorvoeren van de meest fantastische aanpassing van de organisatiestructuur en de onderlinge taakverdeling. Wanneer u echter de verharde weg van de bestaande structuur en hiërarchie verlaat, is de kans groot dat u in het drijfzand belandt. Meer beweging, nieuwe structuren en andere teams zorgen er alleen maar voor dat u verder wegzinkt. Ons advies: blijf op de verharde weg van de aanwezige systematische omgeving. Onderzoek waarom het formele systeem van de organisatie niet goed functioneert en doe daar wat aan. Herstel waar nodig de structuur. Benadruk de taakstelling van iedere betrokkene en baseer de inbreng van uw medewerkers op de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die ze hebben. Zet zo de aanwezige organisatiesystemen in waarvoor ze zijn bedoeld: om al samenwerkend met en vanuit deze systemen te werken aan het onderkennen en bestrijden van de oorzaken van de problemen. Bestendig vooral het overlegsysteem, u zult dit hard nodig hebben bij het in de praktijk brengen van de tips.