Zes Common Sense tips voor het samenwerken bij bedrijfsintegratie

5 februari 2012 Michael Bres 787

Verbeter het succes van een integratie bij overname of fusie

Bij een fusie of overname moet u als manager de van hogerhand opgelegde integratie in goede banen leiden. Een uitdaging die ondanks de vele handboeken, ervaring en managementtheorieën vaak misloopt en daarmee voor kapitaalverlies zorgt. De oorzaak? De integratie wordt benaderd als een technisch in plaats van een samenwerkingsprobleem. Bovendien ontbreekt een methode om de gedwongen nieuwe samenwerking systematisch te ontwikkelen. Zes praktische tips die uw integratie wel tot een succes maken.

Tip 1 Begin met desintegreren

Is de samenvoeging van twee bedrijven wel een integratievraagstuk? En welke partij staat er dan centraal: het overgenomen bedrijf of het overnemende bedrijf? Ons advies: het gaat niet alleen om integreren, maar vooral ook om desintegreren. U moet het te integreren bedrijf uit elkaar halen, voordat u het binnen de overnemende organisatie kunt integreren. Een precair proces, dat u alleen systematisch en binnen en met de betrokkenen van het overgenomen bedrijf kunt uitvoeren. En dat is inderdaad een hele uitdaging.

Tip 2 Vertrouw directie en management

Medewerkers hebben vaak grote moeite met organisatorische wijzigingen. De nieuwe situatie vergroot hun onzekerheid over de toekomst. Daardoor verzetten ze zich tegen de veranderingen, zeker als ze die niet in eigen hand hebben. Bent u een voorstander van een projectmatige integratieaanpak? Van ingewikkelde projectstructuren, werkgroepjes en communicatiecampagnes? Daarmee vergroot u de onzekerheid alleen maar. Ons advies: een aparte structuur voor de desintegratie en integratie is helemaal niet nodig. Baseer uw aanpak op de bestaande structuur en managementsystemen van beide organisaties. Benoem de directie van het overgenomen bedrijf in het directieteam van het overnemende bedrijf en laat ze de desintegratie en integratie zelf uitvoeren. Gewoon in de lijn van hun eigen organisatie en op basis van de aanwezige samenwerking, overlegstructuur en cultuur.

Tip 3 Stel de praktijk centraal

Durft u het aan de directie en het management van het overgenomen bedrijf zelf de desintegratie en integratie te laten uitvoeren? Zadel ze dan niet op met een handboek of projectplan. Het is onzinnig om te denken dat ze hun opdracht kunnen realiseren met een vooraf geschreven plan. Ons advies: treed de dagelijkse praktijk tegemoet en ga in gezamenlijkheid aan de slag met de emotie, feiten en logica van de gewenste integratie. Ontwikkel met uw eigen team een goede aanpak voor de desintegratie en zet daarvoor de bestaande overlegstructuren in. U zult merken dat u van daaruit, als vanzelf, kunt werken aan de integratie.

Tip 4 Ga niet zenden

Het is bijna standaard dat het overnemende bedrijf bij een integratietraject met een uitgekiende communicatiecampagne een rode loper uitrolt. De integratie met de eigen organisatie staat daarin weer centraal. Dat is eigenlijk best logisch. Want wat weten we nu van de beweegredenen en motieven van het management en de medewerkers van het overgenomen bedrijf? Ons advies: ga niet zenden, maar luister naar ieders visie. Wees daarbij open over uw bedoelingen en informeer betrokkenen hierover. Erken het negatieve sentiment, de emotie en het soms breed gedragen scepticisme. Het is cruciaal dat ze bij het overgenomen bedrijf zelf aan de desintegratie en integratie werken. Dat ze zelf uitzoeken en erachter komen wat de praktijk is bij het overnemende bedrijf en hoe ze ervan deel uit kunnen maken. Het leren realiseren van een integratie is alleen mogelijk door het in de praktijk te ervaren; erin en eraan te werken.

Tip 5 Creëer geen onrust

Een projectteam dat zich volledig richt op de integratie en is vrijgemaakt van de reguliere werkzaamheden doet meer kwaad dan goed. U wilt toch rust in de tent? Door het isoleren van slechts enkele betrokkenen, hoe goed bedoeld ook, creëert u juist een hoop gedoe en onduidelijkheid. Ons advies: voer de desintegratie en integratie uit binnen de reguliere samenwerkingsverbanden die er in en tussen de twee organisaties zijn. Dat medewerkers kunnen handelen binnen de vertrouwde omgeving geeft vertrouwen, rust en zekerheid en helpt negatieve emoties en confrontaties te keren. Dit is noodzakelijk om bij de betrokken medewerkers begrip te kweken rond de nieuwe status quo.

Tip 6 Ga uit van verzet

Hoe kan het toch dat medewerkers van het overgenomen bedrijf negatief zijn, weerstand tonen en kritiek hebben op de integratie? Het wordt toch allemaal beter? Ook dit is een eendimensionale voorstelling van zaken. Misschien is het verstandig en beter om als uitgangspunt te nemen dat ze niet willen desintegreren en integreren. Dat sluit in ieder geval beter aan op de werkelijkheid. Ons advies: blijf altijd het overleg zoeken. En loopt u tegen negativisme, weerstand en kritiek aan, zet dan door, blijf in gesprek en onderzoek waarom die er zijn. Want het is juist overleg over weerstanden dat tot nieuwe constructieve inzichten en reacties leidt. Doe rustig, werk met geduld en blijf objectief. U oogst dan veel begrip voor en medewerking bij wat u gezamenlijk nastreeft.

Wilt u meer tips over het in goede banen leiden van een integratietraject? Neem contact op met Michael Bres (michael.bres@axisinto.nl) of Frank Kist (frank.kist@axisinto.nl).