Zes Common Sense tips voor het oplossen van cultuurproblemen

7 april 2014 Michael Bres 1484

Over kernwaarden, principes, normen, (gewenst) gedrag en concrete problemen

De oorzaak van problemen bij het samenwerken wordt soms gezocht in de cultuur van een organisatie. Het gedrag van medewerkers lijkt niet aan te sluiten op de normen en principes die voortkomen uit de kernwaarden. Het management reageert met maatregelen om de gewenste cultuur te realiseren: de kernwaarden worden opnieuw gedefinieerd en de afgeleide normen en principes uitgedragen. De medewerkers moeten hun handelen en denken hieraan confirmeren. Maar is dit wel de manier om de samenwerking te ontwikkelen en te verbeteren? Wij geven u zes tips.

Tip 1: Neem de oriëntatie van medewerkers als uitgangspunt

Bent u ervan overtuigd dat u problemen bij het samenwerken kunt oplossen door het gedrag van uw medewerkers te beïnvloeden? Wellicht beschouwt u dit als een belangrijke taak van de manager. Ons advies: uw werkelijke uitdaging ligt in het faciliteren, gemeenschappelijk maken en structureren van de problemen die uw medewerkers dagelijks op de werkvloer ondervinden. Neem deze problemen en hoe uw medewerkers daar tegenover staan als uitgangspunt voor de ontwikkeling en verbetering van uw cultuur. En nee, daarin staan uw bedrijfsdoelstellingen, theoretische idealen of utopische gedachten over de gewenste cultuur niet centraal. Dat zou een ontkenning van de werkelijkheid zijn. Alleen de bestaande praktijksituatie en problemen van uw medewerkers bieden aanknopingspunten om te leren, te ontwikkelen en te verbeteren.

Tip 2: Baseer kernwaarden op de logica van het systeem

Moet u nu het bedrijfsdoel en de visie en de missie van de organisatie helemaal loslaten bij het nastreven van de gewenste cultuur? Nee, natuurlijk niet. De logica van de organisatie en haar bedoeling is altijd het leidende principe. Iedere samenwerking is gericht op een centrale bedoeling. Als uw businessmodel klopt en duidelijk is, kan iedereen de logica en het nut van de samenwerking begrijpen. Ons advies: ontwikkel een gedeeld begrip over het businessmodel van uw organisatie. De kernwaarden die nodig zijn om dit te realiseren, komen voort uit begrip van deze logica en zijn dus min of meer ‘ingebakken’ in het systeem. Het gedrag van uw medewerkers ontwikkelt zich binnen deze context op basis van hun eigen inzichten en vaardigheden. Zij betrekken daarin ook hun eigen kernwaarden, normen en principes. Als er sprake is van een ‘fit’, zal ieder van hen vanuit een natuurlijke bereidheid mee willen werken aan de realisatie van het businessmodel. Zo niet, dan is er echt wat aan de hand.

Tip 3: Houd oog voor de achterliggende oorzaken

Als de kernwaarden van de organisatie en die van de medewerkers inconsistent zijn, hebt u een serieus probleem. Dat lost u niet op door te volharden in het bepalen, benoemen, benadrukken, uitdragen en empoweren van de voor u zo logische kernwaarden, normen en principes. Maar is dit wel een gedrags- of cultuurprobleem? Ons advies: houd oog voor de achterliggende oorzaken van problemen in de samenwerking. Besef dat deze oorzaken er zijn en probeer daar inzicht in te krijgen. Dat is veel nuttiger dan het nastreven van een gedragsbeïnvloeding of cultuuromslag. Ga op zoek naar antwoorden op de vraag waarom er inconsistentie is. U krijgt dan ongetwijfeld een veel beter zicht op de mogelijkheden voor verbetering.

Tip 4: Focus op de concrete problemen

Pas als u de eerste drie tips hebt begrepen en toegepast, kunt u echt aan de slag. U hebt dan al een veel betere oriëntatie en constructievere houding om tot passende interventies te komen voor wat er werkelijk aan de hand is. Ons advies: concentreer u op de concrete problemen die er zijn rond de taakverdeling, de competenties en vaardigheden, de werkmethoden, de processen, het overleg en de managementaanpak. Waarom? Stel dat de onderlinge verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, hoe is een doelgerichte cultuur dan mogelijk? Kan er sprake zijn van een innovatieve cultuur als er onvoldoende faciliteiten zijn om kennis te delen? En leren van elkaar, ook zo’n kernwaarde, lukt toch alleen als er mogelijkheden zijn om de werkzaamheden te evalueren en problemen te reconstrueren? Ook kan bijvoorbeeld het ontbreken van een goed overlegsysteem of het onvoldoende delen van informatie een cultuur van transparantie, openheid en vertrouwen in de weg staan. Alleen door het ontwikkelen van een perspectief op concrete problemen, krijgt u vat op het veronderstelde cultuurprobleem.

Tip 5: Spiegel de missie of kernwaarden van uw organisatie

Het centraal stellen van de praktijksituatie en de problemen die medewerkers daarin ondervinden, is de beste oriëntatie om aan verbeteringen te werken. Daar kan geen missie, visie of lijst met kernwaarden tegenop. Toch kunnen deze volzinnen, die een situatie beschrijven die in werkelijkheid (nog) niet bestaat, van nut zijn. Bijvoorbeeld om concrete problemen op het spoor te komen waar u aan kunt werken. Ons advies: spiegel uw missie, visie en kernwaarden naar een negatieve variant. Het kan maar zo zijn dat dit een goede beschrijving is van de echte situatie. Zeker als uw medewerkers dit ook onderschrijven. Een omkering creëert een goed perspectief voor het verbeteren van de samenwerking en maakt dat de echte praktijkproblemen niet worden genegeerd. Probeert u het een keer! Het negatief formuleren van het door u gewenste lange termijn ideaal, uw doelen, missie of visie, kost u minder dan vijf minuten.

Tip 6: Zet uzelf op het goede spoor

Eventuele problemen met het gedrag van uw medewerkers hebben dus helemaal niets te maken met de invulling van de kernwaarden of onduidelijkheid over de gewenste cultuur. Het op utopische gronden ter discussie stellen van de kernwaarden of cultuur heeft helemaal geen zin. Ook empowerment, cultuurtrainingen of teamuitjes zullen het gedrag niet veranderen. Ons advies: zet uzelf op het goede spoor door het probleem niet als een gedrags- of cultuurprobleem te duiden. Ga vooral aan de slag met het structureren en gemeenschappelijk maken van de concrete en praktische oorzaken. Faciliteer dit door de problemensamen aan te pakken, de communicatiein uw team te verbeteren en leervermogente ontwikkelen. Ook is het belangrijk dat u goedevragen stelt en, last but not least, vooral uw gezondeverstand blijft gebruiken.