Zes common sense tips voor het omgaan met werkdruk in uw team

2 september 2012 Michael Bres 1231

Een systematische aanpak om werkdruk te verminderen

Werkdruk leidt tot stress en gezondheidsproblemen. Ook de werkkwaliteit lijdt eronder: meer fouten, gemiste planningen, de uitval van waardevolle medewerkers. Werkdruk ontstaat als medewerkers niet binnen de beschikbare tijd kunnen voldoen aan de gestelde kwalitatieve of kwalitatieve eisen. Maar ook als ze werk gerelateerde problemen niet kunnen bespreken of oplossen. Zes common sense tips hoe u met enkele ingrepen problemen door werkdruk helpt voorkomen.

Tip 1: Weet wat werkdruk veroorzaakt

Van hard werken is nog nooit iemand slechter geworden en medewerkers die klachten hebben door te hard werken, zijn slappelingen. Is dat wat u vindt? Wellicht hebt u gelijk. Met hard werken en een hoge werkbelasting is niks mis. Dus niet zeuren en de schouders eronder! Ons advies: weet dat werkdruk niet altijd door een te hoge werkbelasting komt. Uw mensen willen best veel en hard werken als dat nodig is. Maar hebben ze ook invloed op hoe ze werken of de oorzaken van de hoge werkbelasting? Besef dat werkdruk voortkomt uit problemen met de onderlinge taakverdeling, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, samenwerking, bureaucratische procedures of het managementregime. Ook taakautonomie, de mate waarin medewerkers afhankelijk zijn van anderen, kan een oorzaak zijn. Bijvoorbeeld als de werkkwaliteit van anderen te wensen overlaat en het niet mogelijk is dit aan de orde te  stellen. Wilt u grip op de werkdruk, ontwikkel dan eerst een brede oriëntatie op de achterliggende problemen.

Tip 2: Beoordeel de werkdruk objectief

Vindt u tip 1 het overwegen waard, dan bent u een stap op weg naar verbetering. U benadert het werkdrukprobleem vanuit een breed perspectief, maakt een analyse, bedenkt oplossingen en baseert hier uw managementinterventies op. Past u wel op dat u niet te snel gaat? Hoe beoordeelt u eigenlijk dat er sprake is van werkdruk? Welke criteria hanteert u en in hoeverre komen deze overeen met de criteria van uw medewerkers? Ons advies: verrijk uw brede oriëntatie met beoordelingscriteria die u samen met uw medewerkers bepaalt. Het is immers van belang hoe zij de werkdruk beoordelen en ervaren. Maar u hebt ook objectieve criteria en feiten nodig voor zicht en grip op het probleem. Bijvoorbeeld criteria voor de werkplanning, organisatie en processen, competenties, hulpmiddelen, wijze van leiding geven, samenwerking en inzetbaarheid. Hierbij is de samenhang belangrijk tussen fysieke, geestelijke en rationele aspecten die werkdruk veroorzaken. Het internet biedt veel informatie die u helpt bij uw onderzoek.

Tip 3: Maak de problemen concreet

Na het ter harte nemen van tip 1 en 2 hebt u al een goed inhoudelijk beeld hoe u het werkdrukprobleem observeert en analyseert. Allemaal fijn, maar u bent natuurlijk vooral geïnteresseerd in oplossingen. Voorkom echter dat u oplossingen bedenkt voor algemene problemen. U denkt bijvoorbeeld dat een slechte samenwerking het probleem is, dus u gaat daaraan werken en denkt verder niet na over mogelijke alternatieven. Zo stopt u echter de analyse, het overleg en de communicatie en ontneemt u zichzelf en uw medewerkers het zicht op de werkelijke problemen en verbetermogelijkheden. Ons advies: gebruik uw brede oriëntatie en goede inhoudelijke perspectief voorlopig alleen om het probleem verder te observeren en analyseren. De kans is groot dat u zicht krijgt op een veel concreter probleem. Bijvoorbeeld: ‘de samenwerking tussen de afdeling verkoop en de werkvoorbereiding is slecht omdat Bastiaan de offertes inhoudelijk niet afstemt met Martijn van werkvoorbereiding’. Dit plaatst de werkdruk die zij ervaren waarschijnlijk in een heel ander licht. Kortom, alleen een gedegen observatie en analyse zetten u op het spoor van realistische en implementeerbare verbeteringen.

Tip 4: Pak de werkdruk samen met uw medewerkers aan

Hebt u de vorige tips gevolgd, dan bent u klaar om de klachten over de werkdruk met uw medewerkers te bespreken. En natuurlijk wilt u dat ook, maar het geeft zo’n gedoe. Zeker als u de werkdruk bespreekt met degenen die eronder gebukt gaan. U bent het waarschijnlijk niet met elkaar eens en er wordt gezeurd, geklaagd en gemopperd. In het slechtste geval willen uw medewerkers het probleem niet bespreken omdat er toch niks aan wordt gedaan. Ze vinden dat u door het stellen van doelen de veroorzaker bent of dat u toch vooral degene bent die een oplossing moet bieden. Ons advies: maak de werkdruk, ondanks alle weerstand, bespreekbaar in een teamoverleg. Bied medewerkers een platform om hun problemen als coalitie in te brengen. Dat is veel effectiever dan hen individueel naar een dokter of coach te sturen voor een pil die de pijn verlicht maar de oorzaken niet wegneemt. Help uw medewerkers om de problemen onder woorden te brengen en vul ze aan met uw eigen observaties en analyse. Wees open, integer en concreet. Maak zo de problemen sociaal. Leg alles op tafel, deel uw eigen onzekerheid en ondersteun het proces van onderzoek en ontwikkeling. Alleen dit zal al een groot verschil maken.

Tip 5: Onderken de complexiteit, impact en oorzaken

Wat een gedoe en waar blijven nu de oplossingen, gouden regels en diamanten tips? Sorry, dat we u teleurstellen, maar er bestaat geen standaardaanpak voor een divers probleem dat zich in uw praktijksituatie op specifieke wijze voordoet. U zult hoe dan ook moeten observeren en analyseren hoe de werkdruk zich bij u manifesteert. Op basis hiervan kunt u realistische en haalbare interventies bedenken en uitvoeren die passen bij uw situatie. Ons advies: laat u niet verleiden door stappenplannen, mooie coachingtrajecten of andere kunstmatige standaardoplossingen. Daarmee vermindert u de werkdruk niet. Onderken in plaats daarvan de complexiteit, impact en oorzaken van werkdruk. Wees bereid om alle aspecten te onderzoeken en pak het probleem in zijn volle omvang aan, in communicatie met uw team. Wat de gevolgen ook zijn. Vermijd het comfort dat versimpeling of een oplossing u biedt.

Tip 6: Neem de tijd en evalueer

Met het opvolgen van de eerste vijf tips hebt u feitelijk nog niets bereikt. Wel zijn er verwachtingen gewekt, hebt u zicht gekregen op de concrete problemen en beschikt u over ideeën voor een mogelijke oplossing. Niets doen is nu geen optie meer. Ons advies: geef vervolg aan het proces van bespreken en verder uitwerken van de ideeën en acties. Bedenk acties die haalbaar en acceptabel zijn. Afhankelijk van de gekozen acties kunt u deze verdelen en iemand hiervoor verantwoordelijk maken. Uw rol bestaat uit het volgen, controleren en bewaken van het proces. Maak de uitvoering van de acties en de ontwikkeling van de werkdruk in de praktijk voorlopig een regulier punt van overleg. U kunt dan verbeteringen bespreken, evalueren wat wel en niet werkt, aanpassingen doen, aanvullende afspraken maken enzovoort. Komt de werkdruk voort uit de wijze waarop u met doelstellingen omgaat, lees dan onze zes tips voor doel- en resultaatgericht werken. Evalueer ten slotte, bijvoorbeeld na een halfjaar, de resultaten en besluit dan door te gaan of het traject af te ronden. Als u zo de tijd neemt, aandacht geeft en evalueert, kunnen verbeteringen niet uitblijven.