Zes Common Sense tips voor het beoordelen van medewerkers

5 december 2011 Michael Bres 1374

Verbeter de kwaliteit van uw beoordelingsgesprekken

In veel organisaties is het weer tijd voor de jaarlijkse beoordelingen. In een bijeenkomst krijgt een medewerker te horen wat u van zijn of haar functioneren vindt. De verhouding tussen u beiden is op dat moment ongelijkwaardig en de communicatie vaak eenrichtingsverkeer. De uitkomst van de beoordeling staat al vast en bepaalt de loopbaan en het salaris van de medewerker. Ook dossiervorming voor of tegen de persoon in kwestie is onderdeel van het gebeuren. Een hele toer om in zo’n setting een beoordelingsgesprek te voeren. Daarom zes common sense tips voor een constructievere aanpak van beoordelingen.

Tip 1: Wie denkt u dat u bent?

Wie bent u eigenlijk om iemand te mogen beoordelen? Hebt u daar wel eens over nagedacht of voert u de beoordelingen gewoon uit volgens de bedrijfsvoorschriften? En voelt u zich daar goed bij? Waarschijnlijk hebt u de positie en daarmee het gezag om medewerkers te beoordelen. Maar een beoordeling is geen machtsmiddel. Ons advies: wees u ervan bewust dat u een medewerker alleen kunt beoordelen omdat hij of zij dit toestaat. Dat u de beoordeling mag maken, komt voort uit uw functie en de prestatieafspraken die u samen hebt gemaakt. Uw taak is beperkt tot het formuleren en bevestigen van de beoordeling en het formaliseren van de uitkomst (bijvoorbeeld het effectueren van de aangepaste beloning). Dit alles kunt u slechts doen op basis van de overeengekomen beoordelingsprocedure en –criteria. Zo, de toon is gezet.

Tip 2: Verbind gedrag altijd aan professionele aspecten

Kijkt u bij de beoordeling van een medewerker puur naar de kwaliteit en kwantiteit van het afgeleverde werk? Of neemt u ook zijn of haar gedrag of ‘sociaal functioneren’ mee? En verbindt u dit dan altijd met professionele aspecten? Ons advies: betrek het sociaal functioneren van een medewerker alleen bij de beoordeling als er een link is met het werk. Iemand kan bijvoorbeeld introvert zijn of weinig initiatief nemen. Maar u mag deze beoordelingsaspecten enkel opvoeren als dit van invloed is op de kwaliteit of kwantiteit van de prestaties. Met een opmerking als “je doet je werk uitstekend, maar kunt meer initiatief nemen” kunt u echt niet aankomen.

Tip 3: Laat niet alleen uw mening tellen

Kunnen we eigenlijk wel spreken van een beoordelingsgesprék? Natuurlijk mag uw medewerker repliek geven, maar de beoordeling is toch vooral een platform voor u om uw mening te geven. In het slechtste geval is de medewerker een ‘sitting duck’ en geen serieuze gesprekspartner. Ons advies: weet dat u niet degene bent die een mening moet hebben, maar degene die het proces begeleidt. Betrek bijvoorbeeld de mening van collega’s in de beoordeling. Vraag de persoon die u moet beoordelen wie dat zijn. Vraag ze om input, neem deze informatie mee tijdens het beoordelingsgesprek en zorg voor een goede terugkoppeling. Samen met de medewerker kunt u dan tot conclusies komen. Uiteindelijk stelt u vanuit uw functie vast wat de uitkomst van de beoordeling is.

Tip 4: Maak van de beoordeling een sociaal proces

Is een een-op-eenbeoordelingsgesprek wel effectief? Wij geven het u te doen. U moet de mening van anderen verwoorden, zonder dat u de bron kunt vermelden. Zo objectief mogelijk zijn en toch gedragsaspecten verbinden met professionele aspecten (tip 2). En ondertussen een gesprek voeren waarbij u de medewerker als een serieuze gesprekspartner behandelt. Ten slotte moet u ook nog allebei de impact van het gesprek verwerken. Ons advies: maak van de beoordeling een sociaal proces. Overweeg om de beoordelingen in teamverband te bespreken. Betrek uw team bij deze overweging en stel voor om het een keer te proberen. Neem de suggesties en bezwaren van het team mee in uw aanpak. Wilt u weten hoe u een beoordelingsoverleg kunt aanpakken? Lees dan tip 5.

Tip 5: Organiseer een effectief beoordelingsoverleg

Wellicht vindt u een beoordelingsoverleg leuk bedacht, maar onrealistisch en een brug te ver. U kunt toch niet alle teamleden betrekken bij individuele beoordelingen? En alle vertrouwelijke informatie delen, inclusief de gevolgen van een beoordeling voor de functie en het salaris? Bovendien bent u als beoordelaar ook onderwerp van evaluatie, bijvoorbeeld of u wel zuiver op de graat bent. Maar waarom zijn dit eigenlijk bezwaren? Ons advies: een groepsgewijze beoordeling is krachtig en effectief, als u het goed aanpakt. Hoe? Bereid de beoordeling zoals normaal voor (zie tip 6) en geef de deelnemers aan het overleg alle beoordelingsformulieren. Voer de beoordelingsgesprekken zoals u dat een-op-een ook zou doen, maar dan met het hele team erbij. Vraag input en reacties van de andere teamleden: zijn ze het eens met uw beoordeling? Geef leiding aan het overleg en begeleid het proces. Uiteindelijk stelt u, op basis van alle input en uit hoofde van uw functie, de beoordeling vast. Daarin verandert niets.

Tip 6: Ga het gesprek goed voorbereid aan

Hoe u de beoordelingen ook bespreekt, een goede voorbereiding is cruciaal. Het kan echt niet dat u kort voor het ‘moment suprême’ nog uw mening moet vormen. Bovendien kan een medewerker pas iets met een beoordeling als hij of zij begrijpt waarop deze feitelijk is gebaseerd. Ons advies: pas de 80/20-regel toe. Besteed 80% van uw tijd aan de voorbereiding van de beoordeling en 20% aan het gesprek zelf. Zeker bij beoordelingen in teamverband levert dat u, als mooie bijkomstigheid, een flinke tijdsbesparing op. Verzamel feiten tijdens de hele beoordelingsperiode en niet vlak voor het beoordelingsmoment. Kijk ook naar de invloed die de medewerker heeft gehad op het behalen van afgesproken resultaten en de invulling van de randvoorwaarden. Werk de beoordeling altijd schriftelijk uit en geef deze voorafgaand aan het gesprek ter voorbereiding aan de medewerker. Ten slotte is het raadzaam om samen met uw collega-managers de grondslag voor de jaarlijkse beoordeling te bepalen.

Wilt u hulp bij het in de praktijk brengen van onze tips voor het beoordelen van medewerkers? Neem contact op met michael.bres@axisinto.nl of frank.kist@axisinto.nl.