Zes Common Sense tips voor communicatie die de samenwerking verbetert

3 maart 2014 Michael Bres 1149

Gemeenschappelijk begrip vereist een gemeenschappelijke taal

Bij het samenwerken is een gemeenschappelijke taal cruciaal. Denk aan de toren van Babel. De bouwers spraken ineens verschillende talen en konden geen gemeenschappelijk begrip ontwikkelen. De Babylonische spraakverwarring maakte samenwerking onmogelijk en het gezamenlijke doel werd niet gerealiseerd. Iedere vorm van samenwerking is gebaseerd op gemeenschappelijk begrip. Maar dit begrip kan voor iedereen anders zijn of verschillend worden geïnterpreteerd. Het is daarom belangrijk om het goed onder woorden te brengen. Een gemeenschappelijke taal bevordert het gemeenschappelijke begrip en daarmee de samenwerking. Wilt u uw toren wel afbouwen? Wij geven u zes tips.

 

Tip 1: Herken het gevaar van spraak- en terminologieverwarring

In organisaties worden allerlei specialistische termen gebruikt, die per kennisgebied verschillen. Zo kan het zelfs gebeuren dat niet iedereen dezelfde woorden gebruikt om de kernactiviteiten en doelstellingen te omschrijven. In feite willen alle collega’s hetzelfde, maar er ontbreekt een goede gemeenschappelijke taal. Dit resulteert in veel frustratie en gemopper, waardoor de samenwerking verslechtert. Niemand heeft in de gaten dat de oorzaak een spraak- en terminologieverwarring is. Ons advies: herken het gevaar dat collega’s verschillende betekenissen geven aan hetzelfde begrip. Dit kan voortkomen uit een gebrek aan voorstelling van elkaars taken en verantwoordelijkheden. Of uit bewuste onwil, bijvoorbeeld als iemand zijn of haar eigen mening wil doordrukken. Het vraagt energie en mentale flexibiliteit om zich de begrippen van een ander eigen te maken. U moet zich echter eerst bewust zijn van uw eigen begrippen en de terminologie die u daarvoor gebruikt.

Tip 2: Wees eisend en alert in gesprekssituaties

Het is niet alleen zo dat de mensen in een organisatie vaak verschillende woorden gebruiken om het doel dat ze samen nastreven te omschrijven. Het is ook een feit dat het beeld dat ze zich daarbij vormen, wordt bepaald door hun referentiekader. Iedereen heeft dus eigen ideeën over de betekenissen van woorden en de context waarin ze worden gebruikt. Bij de ontwikkeling van het gemeenschappelijke begrip wordt daar onvoldoende rekening mee gehouden. Dit is eenvoudig te ondervangen. Ons advies: wees in gesprekssituaties eisend en alert als het gaat om de gebruikte termen, zowel naar uzelf als naar uw gesprekspartners. Herken en benoem de termen en inhoud van het gesprek. Heb geduld, blijf onderzoeken, stel vragen en zorg voor verheldering van wat er wordt bedoeld. ‘Wat bedoel je precies’ is daarbij een prima vraag!

Tip 3: Hanteer een woordenboek

Wat ook opvalt, is dat er vaak te pas en te onpas ingewikkelde terminologie en onbegrijpelijk jargon worden gebruikt. Het is de vraag of mensen zelf wel weten wat ze met deze vage ‘stoplappen’ bedoelen. In ieder geval begrijpen ze elkaar niet. Dit belemmert natuurlijk de besluitvorming, het maken van afspraken en uiteindelijk de effectiviteit van de samenwerking. Ons advies: hanteer een woordenboek. Besteed tijd aan het opstellen van een overzicht met goede beschrijvingen van concepten die relevant zijn voor de samenwerking. Met een goede conceptuele definitie én met informatie over bijvoorbeeld het gebruik van een bepaalde term, verbetert u de specialistische communicatie en bespaart u overlegkosten. Een woordenboek is hiervoor een handig hulpmiddel.

Tip 4: Handel communicatief

In de praktijk blijkt het lastig om op een open en integere manier te communiceren over problemen en daar samen aan te werken. Niet iedereen wordt gehoord en er worden weinig vragen gesteld. Ook het uiten van kritiek of twijfels blijft nagenoeg achterwege. Medewerkers voelen zich niet vrij en comfortabel, waardoor hun inbreng beperkt en niet van hoge kwaliteit is. Het is uw taak als manager om hier iets aan te doen. Ons advies: verbeter decommunicatie in uw team. Communiceer open en voorkom dat machtsverschillen de kwaliteit van het overleg beïnvloeden. Zorg dat iedereen deel kan nemen aan de discussie. Onderzoek ook of iedereen begrijpt wat er wordt gezegd en vraag om verheldering. Stel vast of de bereidheid bestaat om zich te verdiepen in elkaars begrippen. Vat de argumenten die worden ingebracht samen en verwoord ze steeds op dezelfde manier met de overeengekomen terminologie (zie tip 3). Wees niet bang voor het geven en ontvangen van feedback, maar maak wel van tevoren afspraken over hoe je respectvol met feedback omgaat.

Tip 5: Doe niet zo moeilijk

Stel er wordt veel en vaak overlegd over dezelfde onderwerpen, maar het lukt niet om het gemeenschappelijk begrip eenduidig en begrijpelijk te verwoorden. Bij nieuwe pogingen om de zaken helder te krijgen, ontstaat er nog meer ingewikkelde terminologie en onbegrijpelijk jargon. De frustratie en de onderlinge irritatie nemen toe, doordat bij de uitvoering van de werkzaamheden telkens blijkt dat ‘we toch weer niet hetzelfde bedoelen’. Bovendien wordt niet onderkend dat er sprake is van spraak- en terminologieverwarring (tip 1). Ons advies: houd op met dat moeilijke gedoe en gescherm met woorden. Pak een whiteboard of een groot vel papier en ga tekenen. Maak schema’s, plaatjes en beelden. Bedenk een goede metafoor of vertel een verhaal. Ga samen kijken bij collega’s in de organisatie waar het wel goed werkt en laat zien wat u bedoelt. Gebruik voorbeelden. Combineer dit met tip 3 en u zult zien dat dit heel verhelderend is.

Tip 6: Ga uit van de logica van het systeem

De definities van termen en het gebruik van terminologie zijn context gebonden. Deze context wordt bepaald door ‘de logica van het systeem’. Bij een bakkerij is deze logica dat de grondstoffen, het productieproces, de productiemiddelen en de taakverdeling gericht zijn op het bakken van brood. De logica maakt duidelijk wat de bedoeling is en geeft richting aan de gemeenschappelijke taal. Hoe eenvoudig dit ook klinkt, de logica van het systeem is vaak complex en op verschillende manieren te interpreteren. Er is dan sprake van een fundamenteel probleem. Ons advies: stel de logica van het systeem centraal! Hoe? Door collega’s te vragen wat hun context is. Wat zijn we hier eigenlijk aan het doen? Hoe past dat in ons processenplaatje of in ons organogram? Waar hebben we het nu precies over? Wat is onze bedoeling? Wat willen we hiermee? Het in vraag stellen en bespreken van de logica van het systeem werkt heel louterend bij spraak- en terminologieverwarring. Zonder duidelijkheid hierover zijn tip 1 tot en met 5 bij voorbaat zinloos.