Zes Common Sense tips voor betere teamwerking

5 december 2010 Michael Bres 1042

De resultaten zullen u verbazen

Werkt uw team niet lekker samen? Blijven onderwerpen onder tafel en zijn de verhoudingen ondermaats? Met deze handige tips verbetert u de communicatie, verhoogt u de betrokkenheid en verbetert u de besluitvorming binnen de gelederen.

TIP 1: Sondeer

Het informele systeem van een organisatie is meestal een bron van geroddel, gezeur en achterklap. Vaak wordt het ingezet om zaken te regelen op een manier die het team achteraf geen goed blijkt te doen. Ons advies: stop daarmee! Gebruik als management het informele systeem om onderzoek te doen, meningen te inventariseren en informatie uit te wisselen over kwesties die aan de orde zijn. Wij noemen dit ‘sonderen’. En dat staat voor onderzoeken, peilen, polsen, testen, uithoren en uitvorsen. Sonderen is een prima methode om gemeenschappelijk begrip in uw team te ontwikkelen. Voorwaarde is wel dat u een verbinding legt met het formele systeem waarin u en uw team beslissingen nemen.

TIP 2: Toets het gemeenschappelijke begrip

Veel managers hebben last van vals optimisme zonder dat te weten. We gaan er vaak vanuit dat we het over hetzelfde hebben als we zaken bespreken. De instructies waren helder, de uitleg volledig en de logica klopte. Denken we... Vervolgens komt er in de praktijk weinig of niks terecht van wat de bedoeling was. Een typisch geval van vals optimisme. Hoe dikwijls maakt u niet mee dat iedereen het in de vergadering volledig eens is en er bij de koffiemachine hele andere meningen en inzichten naar voren komen? Toets daarom of alles voor iedereen volledig helder en begrijpelijk is. Stel tijdens vergaderingen op een systematische manier vragen om vast te stellen of er gemeenschappelijk begrip is en spreek hierover.

TIP 3: Laat uw broek zakken

Dit bedoelen we natuurlijk spreekwoordelijk. Wat we willen zeggen is dat u, als managementfunctionaris van de organisatie, ook maar een mens bent. Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Dus ook door u. Veel managers denken dat ze hun positie binnen het team verzwakken als ze open zijn over gemaakte fouten. Ook trots, ego en een machocultuur vormen vaak een belemmering. Maar is het wel zo dat openheid over fouten uw positie ondermijnt? Zolang het niet gaat om fouten gebaseerd op bedrog of misleiding zal uw team die openheid juist waarderen. Ook ontstaat er inzicht in aspecten waar u met uw team aan kunt werken. Daarmee verkleint de kans op vergelijkbare fouten in de toekomst.

TIP 4: Maak gezeur concreet

Het gebeurt geregeld dat u als manager geconfronteerd wordt met gezeur van collega’s over het functioneren van andere collega’s. Hoe gaat u daarmee om? Spreekt u de andere collega’s erop aan? Neemt u de input mee in een functioneringsgesprek? Negeert u het? Wij adviseren u de zeurende collega’s te helpen om het gezeur zo concreet mogelijk te maken. Wat er precies fout gaat op de werkvloer, welke klachten er zijn, wie ermee te maken hebben, waarom het een probleem is, … Dit is nu sonderen (zie TIP 1). Zijn de klachten duidelijk, dan kunt u de klagende collega’s helpen om deze zelf uit te spreken. Bij voorkeur in teamverband. Dat is confronterend, maar werkt wel het beste. Zo komt u van gezeur en gedoe tot een inhoudelijke bespreking van klachten waar het hele team beter van wordt.

TIP 5: Snap de complexiteit van de werkvloer

De vraagstukken en uitdagingen op de werkvloer zijn vaak complexer dan managers denken. Hun beeld is gebaseerd op veronderstellingen, theorie en versimpeling. Praktische en concrete problemen negeren ze meestal, al dan niet bewust. Gaat het helemaal mis, dan moet een gerenommeerd adviesbureau uitkomst brengen. Daarmee lijkt het of de managers wel weten waar ze het over hebben en, nog belangrijker, zijn ze gedekt. Onze raad: snap de complexiteit van de werkvloer. Zorg voor gestructureerd overleg zodat u op de hoogte bent en blijft van wat er op de werkvloer speelt, wat er misgaat en waar verbeteringen mogelijk zijn. U zult versteld staan van de creativiteit, kennis en betrokkenheid van uw medewerkers. Ze blijken prima in staat de dagelijkse problemen op te lossen, als ze daartoe door u in de gelegenheid worden gesteld.

TIP 6: Zorg dat iedereen alles weet

In Den Haag weten ze alles van achterkamertjespolitiek, zo klinkt vaak het verwijt. Managers en medewerkers in organisaties kunnen er echter ook wat van. De informatie en macht zijn verdeeld en teams en teamleden moeten werken met halve waarheden. Ze moeten beslissingen uitvoeren, terwijl ze de logica, redeneringen en informatie erachter niet of half verteld krijgen. Wij zeggen: zorg dat iedereen alles weet, kan volgen en begrijpt. Misschien vindt u dit een open deur. In dat geval luidt ons advies: kijk om u heen en observeer hoe cruciale besluiten in uw organisatie tot stand komen en wie deze neemt. U zult het pas zien, als u het doorhebt.