Zes Common Sense tips over mail als managementmiddel

1 april 2011 Michael Bres 590

Ontwikkel gemeenschappelijk begrip met een systematisch e-mailregime

Managers gebruiken de mail dagelijks, omdat het een gemakkelijk, snel en direct communicatiemiddel is. Mailen lijkt efficiënt en effectief, maar is dit zelden tot nooit. We verknoeien jaarlijks per persoon gemiddeld 320 uur aan inefficiënt mailen en zijn ons onvoldoende bewust van de effecten op de samenwerking, besluitvorming en organisatiecultuur. Zes tips waarmee u de mail inzet als constructief managementmiddel.

Tip 1: Stel geen beperkingen

Sturen Jan en alleman u mailtjes over van alles en nog wat? U kunt met zelfhulphandboeken en internettips het aantal berichten proberen te verminderen. Ons advies: niet doen! Mail is een ideale manier om elkaar op de hoogte te brengen en houden van wat er in de organisatie speelt. Dus mail u suf en steek tijd in het effectief verwerken en opstellen van mailtjes (zie bijvoorbeeld http://lifehacking.nl/kantoor-tips/effectief-e-mailen/ of google op e-mailtips). Volg daarbij wel de formele overlegstructuur (tip) en zorg dat uw medewerkers dat ook doen. Zo maakt u van mailen een managementmiddel dat de ontwikkeling van gemeenschappelijk begrip stimuleert.

Tip 2: Neem uw mail zeer serieus

Is de mail voor u een informeel en laagdrempelig conversatiemiddel, waarbij etiquette, inhoud en vorm er niet toe doen? En ziet u het als een middel om zaken te regelen via het informele systeem? Fout! Beschouw mail als een serieuze aangelegenheid. Zorg dat u 100% geconcentreerd bent bij het opstellen van berichten en precies weet wat u doet. Geef uw mails een formeel of informeel karakter, afhankelijk van de situatie en het onderwerp en schep zo duidelijkheid bij uw ontvangers. Gebruik mail als een systeem om onderzoek te doen, meningen te inventariseren en informatie uit te wisselen over lopende kwesties. Uw extra inspanningen zullen zich vertalen in meer gemeenschappelijk begrip. Voorwaarde is wel dat u een verbinding legt met het formele systeem (zie tip 3).

Tip 3: Verbind de mail met uw overlegstructuur

Hoe vaak komt het niet voor dat medewerkers per mail bij u klagen over het functioneren van andere collega’s, de vieze koffie, het verloop van een vergadering of een mopperende secretaresse? Over het omgaan met zeurende medewerkers hebben we eerder Common Sense tips gegeven. Maar wat doet u met hun mailtjes? Beantwoorden en klaar? Ons advies: bespreek onderwerpen waarover veel wordt gemaild als input voor overleg. Agenderen is eenvoudig en de mailtjes hebt u als vergaderstukken al beschikbaar. Door dit systematisch te doen, bevordert u een gezonde mailcultuur (minder, beter, meer inhoudelijk). U stimuleert overleg en zorgt dat zaken op tafel komen. Dit leidt tot meer integriteit binnen uw team.

Tip 4: Iedereen moet alles weten

Gebruikt u de mail om afspraken en beslissingen te communiceren? Of laat u deze via de mail bepalen? Dan is de kans groot dat uw formele systeem en overlegstructuur een lacune vertonen. Uw mailvoorziening is geen vervanging van een overlegstructuur. Mail biedt u en uw medewerkers geen enkele garantie op volledigheid, eerlijkheid, controle en openheid. Zeker als niet alle betrokkenen worden geïnformeerd en mail wordt ingezet voor machtspelletjes en manipulatie. Ons advies: zorg dat iedereen alles weet, kan volgen en begrijpt. Gebruik mail alleen om afspraken en beslissingen te communiceren die in de overlegstructuur aan de orde zijn geweest en op basis van gemeenschappelijk begrip tot stand zijn gekomen. Kijk hoe de mail nu vooral in uw organisatie wordt ingezet en u kunt deze tip naar waarde schatten. 

Tip 5: Raak niet geïnfecteerd door vals optimisme

Veel managers hebben onbewust last van vals optimisme. Een fantastische voorziening als de mail versterkt dit. Stuurt u wel eens een uitgebreide mail aan uw medewerkers die volgens u volkomen duidelijk is en heldere instructies en een sluitende redenering bevat? Toetst u dan ook of de inhoud aansluit op het gemeenschappelijke begrip? Is dit niet het geval, dan bestaat er een grote kans dat er in de praktijk weinig terechtkomt van wat u met uw mail bedoelde. Wij adviseren: onderzoek of alles voor iedereen 100% helder en begrijpelijk is. Doe dit tijdens vergaderingen of informeel door op een systematische manier het gemeenschappelijke begrip te toetsen en bespreken.

Tip 6: Hoed u voor de doodzonde

Hebt u wel eens meegemaakt dat uw manager na een overleg per mail terugkwam op besproken kwesties? Dat hij daarbij zijn afwijkende mening bij u neerlegde als de enige waarheid? En dat in deze mail tussen de regels door een dringend beroep werd gedaan op uw medewerking en gezond verstand? Natuurlijk maakt u zich nooit schuldig aan een dergelijke doodzonde. Ook niet als het gemeenschappelijke begrip van uw team afwijkt van uw eigen mening. Al is dat wel eens lastig. Mocht u toch de neiging krijgen afwijkende meningen de kop in te drukken met een mailoffensief, dan raden wij u aan deze neiging te onderdrukken. Ons advies: gebruik de mail niet om directief, eenzijdig en slinks uw mening door te drukken. Wilt u toch mailen? Stel dan vragen, druk uw twijfels uit en stel voor het onderwerp nader te onderzoeken en bespreken. Geef de ontvanger ook de gelegenheid om inhoudelijk te reageren.