Zes Common Sense tips om samen problemen aan te pakken

6 november 2011 Michael Bres 1150

Maak problemen bespreekbaar in plaats van ze op te lossen

Van mensen in een team mag worden verwacht dat ze zich vrij en professioneel uitspreken. Vaak is het echter juist behoedzaamheid die hoogtij viert in vergaderkamers. Onderlinge problemen worden niet benoemd en confrontaties vermeden. Dit is voor geen enkele organisatie, manager of medewerker bevorderlijk. Zes tips waarmee u gegarandeerd het overleg over en de aanpak van problemen verbetert.

Tip 1: Maak uw problemen sociaal

Zeg eens eerlijk, komt het bij u ook voor dat echte problemen onbespreekbaar zijn? Het valt namelijk niet mee om ze onder woorden te brengen, in uw team te bepraten en samen te beleven. Toch is dit hard nodig. Ons advies: maak problemen sociaal! Ga werken aan uw problemen in communicatie met anderen, zoals de mensen met wie u samenwerkt. U komt dan in een situatie waarin de inbeelding, indrukken, invallen en intuïtie van het hele team en de individuele leden tot uw beschikking staan. Hoe socialer u het probleem maakt, hoe beter eraan gewerkt kan worden. Maar daar moet u wel wat voor doen. Wat? Dat leest u in de volgende tips.

Tip 2: Leg alles open op tafel

Natuurlijk wilt u problemen sociaal maken en probeert u dat ook. Maar het geeft altijd zo’n gedoe. U bent het zelden met elkaar eens en er wordt gezeurd, geklaagd en gemopperd. In het slechtste geval houden uw medewerkers op met reageren. Ze communiceren niet meer en doen gewoon wat gevraagd wordt. De kans is groot dat u dit aan uzelf te wijten hebt. Ons advies: vraag u eens af hoe open, integer en concreet u werkelijk bent. Dit zijn belangrijke voorwaarden om in communicatie met anderen aan problemen te werken. Pas als u alles op tafel legt en beschikt over een analyse van het probleem gebaseerd op concrete feiten, dan kunt u problemen echt sociaal maken.

Tip 3: Pak het probleem volledig aan

Problemen zijn enge dingen en het liefst wilt u er zo snel mogelijk van af. Maar is het niet zo dat een oplossing de dood in de pot is? Dat daarmee de ontwikkeling van het probleem en het overleg hierover stoppen? En bent u zich wel bewust van de complexiteit en diversiteit van het probleem? Dit negeren is wel zo gemakkelijk, toch? Dan kunt u tenminste verder. Ons advies: onderken de complexiteit van een probleem. Wees bereid om alle aspecten te onderzoeken en pak het probleem vervolgens in zijn volle omvang aan, in communicatie met uw team. Wat de gevolgen ook zijn. Vermijd het comfort dat versimpeling of een oplossing u biedt.

Tip 4: Stop het proces van onderzoek en ontwikkeling niet

Leidt u ook aan de ziekelijke behoefte van managers om onzekerheid te reduceren? Maakt u ook plannen en beheersingsmodellen om de schijn van controle op te houden? Op zich is daar niets mis mee. Behalve als u de analyse waarop u deze plannen en modellen baseert als eindpunt beschouwt. Het probleem is bekend, heerlijk. U kunt zich dus concentreren op de oplossing en het gevoel van onzekerheid, onbehagen of niet ‘in control’ zijn achter u laten. Ons advies: beschouw uw concrete analyse niet als het eindpunt, maar juist als het begin van het overleg. Realiseer u dat het proces van onderzoek en ontwikkeling stopt wanneer u níét onzeker bent over de oplossing of hierover géén onbehagen voelt. Blijf over uw analyse en de oplossing van het probleem communiceren met anderen. Ook al weet u niet wat de uitkomst hiervan zal zijn.

Tip 5: Deel uw onzekerheid

Hebt u ook de neiging om dat vervelende gevoel van ‘het niet weten’ weg te moffelen wanneer u een probleem bespreekt? Van u mag immers worden verwacht dat u weet hoe het zit en wat er moet gebeuren. Ons advies: doe niet zo suf en zeg dat u het ook niet weet. Onderdruk uw drang naar duidelijkheid als die er niet is en aanvaard dat u zich in een ambigue en onzekere situatie bevindt. Uw schijngevoel van controle of welbehagen is daarmee weliswaar volledig verdwenen, maar u krijgt er een enorme opluchting en gezamenlijk besef voor terug.

Tip 6: Probeer het een keer!

Het klinkt allemaal erg leuk, dat sociaal maken van problemen. Maar hoe zit het met de medewerkers waar u leiding aan geeft? Het is logisch dat u sceptisch bent over hun inzet om in communicatie met u aan problemen te werken. U hebt dat immers nog nooit zo gedaan. Bovendien hebben uw medewerkers mogelijk een houding van ‘niet reageren’ ontwikkeld. Ons advies: probeer het gewoon een keer. Vertel aan uw team wat u van plan bent en gebruik daarbij tip 1 tot en met 5. Laat uw medewerkers deze tips lezen en nodig ze uit om te reageren. Vertel waar u mee zit en sta ook toe dat zij situaties en problemen benoemen, alles wat van belang is inbrengen, vragen stellen en hun mening geven.  

Wilt u hulp bij het in de praktijk brengen van onze tips? Neem contact op met Michael Bres (michael.bres@axisinto.nl) of Frank Kist (frank.kist@axisinto.nl).