Wees niet te begripvol

29 september 2011 Frank Kist 713

En andere nuttige tips voor intern projectmanagement

Hoe zorgt u ervoor dat uw interne projectorganisatie projecten binnen tijd en budget en met het gewenste resultaat afrondt? Een blik op de specifieke problemen van intern projectmanagement en tips voor een effectieve aanpak.

1. Doe écht Prince2

Bij veel organisaties is Prince2 dé standaard voor het uitvoeren en managen van projecten. Opvallend is dat ze zich bij het gebruik van deze methode vooral richten op de templates en het handboek. De essentie van Prince2, de principes ervan worden niet (altijd) begrepen en toegepast. Zo’n belangrijk principe is ‘continue business rechtvaardiging’. Dit betekent dat een project op ieder moment zakelijk gerechtvaardigd moet zijn. Is dat niet langer het geval, dan is een serieuze overweging om het project te stoppen op zijn plaats. Ken dus de essentie van de methoden die u toepast en handel ernaar.

2. Houd het klein

Organisaties hebben vaak de neiging om binnen een project zo veel mogelijk mensen te laten meepraten en -beslissen. Dat kan goed zijn, maar wil niet zeggen dat ze ook allemaal in de stuurgroep moeten zitten. Denk goed na over de samenstelling van uw projectorganisatie en houd die klein. Vooral de bezetting van de stuurgroep is bepalend voor het succes van een project. Leveren verschillende organisatieonderdelen een bijdrage aan het project? Laat dan per onderdeel een beperkt aantal managers of directeuren (liefst één) als senior supplier optreden in de stuurgroep. En vergeet bij een (pakket)implementatie ook niet om de leverancier op te nemen. Kortom, zorg dat alle belangrijke stakeholders bij een project goed vertegenwoordigd zijn in een stuurgroep van slagvaardig formaat.

3. Ieder zijn rol

Soms ligt er wel heel veel op het bord van interne projectmanagers. Zij moeten bijvoorbeeld de business case opstellen, maar ook de stuurgroep voorzitten en problemen oplossen als de opdrachtgever er niet uitkomt. Is dit in de basis niet goed geregeld in uw organisatie? Vorm als projectmanagers een coalitie en maak de zaak bespreekbaar.

 4. Opdrachtgever zijn valt niet mee

Opdrachtgevers spelen een cruciale rol bij projecten. Toch worden ze vaak vergeten of komen ze nauwelijks aan bod. Bijvoorbeeld omdat het projectmanagement vooral gefocust is op het rigide toepassen van methodes, zoals Prince2 (zie ook tip 1). Geef opdrachtgevers een duidelijke rol in projecten. U kunt die op verschillende manieren invullen. Misschien willen ze bepaalde taken en verantwoordelijkheden wel neerleggen bij het projectmanagement. Of ontbreekt het ze aan de benodigde kennis en ervaring om een goede opdrachtgever te zijn.

 5. Gebruik uw verstand

Soms doen projectmanagers wat de organisatie van ze verlangt, ook al is dat niet goed voor het project. Neem het volgende voorbeeld. In projecten worden normaal gesproken uren gepland voor onvoorziene zaken en tegenvallers. Organisaties hebben daar vaak richtlijnen voor, meestal 15 tot 20 procent. Bij een organisatie werd deze post een aantal malen geschrapt, op aangeven van de opdrachtgever. De projectmanagers namen de uren na verloop van tijd niet meer op. Het gevolg: projecten kwamen zwaar onder druk te staan en de beoogde resultaten werden niet binnen tijd en budget behaald. Blijf als projectmanager professioneel en gebruik uw verstand. Neem die uren wel op. Wordt u gedwongen om ze te schrappen? Benoem dan de mogelijke risico’s en gevolgen binnen de stuurgroep. Blijft het besluit overeind, laat het dan formeel vastleggen.

6. Heb niet te veel begrip en wees scherp

Interne projectmanagers hebben eerder begrip voor al het werk dat er naast het project moet gebeuren in de organisatie dan externe projectmanagers. Daardoor accepteren ze bijvoorbeeld dat er buiten de stuurgroep om dingen in de projectscope worden opgenomen of dat resources worden uitgeleend. Wees scherp en focus u op uw projectdoelstellingen. Voor overige zaken zijn andere managers verantwoordelijk. Willen mensen activiteiten in uw project opnemen of mensen uit uw project inzetten? Laat ze dit dan aankaarten bij de stuurgroep. Wees scherp, accepteer niets buiten de stuurgroep om en heb enig begrip voor hun probleem, maar niet te veel.

Worstelen uw projectmanagers of opdrachtgevers ook met het aansturen van de projecten in uw organisatie? Wij kunnen u op verschillende manieren helpen het benodigde vakmanschap te ontwikkelen en zaken scherp te krijgen. Neem contact op met Frank Kist via frank.kist@axisinto.nl of 06-12521592.