Wat is een organisatie?

28 augustus 2013 Jan Pompe 1515

Een organisatie als dynamische samenhang van overeenkomsten

Volgens de vroegere organisatiefilosofie is een organisatie een groep samenwerkende mensen met een gemeenschappelijk doel. Deze definitie moet worden herbezien en vervangen. Een organisatie is namelijk te beschouwen als een platform waarmee diverse partijen hun eigen, onderling verschillende bedoelingen kunnen realiseren. Wilt u weten waarom, lees dan vooral verder.

Participanten en hun bedoelingen

Een organisatie heeft verschillende participanten. Zo zijn er aandeelhouders, leveranciers, medewerkers, management en klanten. Ook de Nederlandse staat (belastingdienst) en de gemeente (vergunningen) zijn betrokkenen. Elk van deze participanten heeft een andere bedoeling met de organisatie. Zo wil de ene medewerker met zo min mogelijk inspanning zo veel mogelijk geld verdienen, terwijl de andere de organisatie wil gebruiken om zijn carrière verder vorm te geven. Een leverancier wil voor een zo hoog mogelijke prijs producten of diensten leveren en een klant wil een zo hoog mogelijke kwaliteit voor een zo laag mogelijke prijs. Al deze bedoelingen krijgen vorm via formeel en informeel overleg en worden in een formele overeenkomst met de organisatie vastgelegd.

Overeenkomsten verbinden ons tot een organisatie

Elke participant is op zich, als individu of als instantie, verbonden met de organisatie door dergelijke overeenkomsten. Dat kan een aandeelhoudersovereenkomst zijn waarin de wederzijdse verplichtingen staan beschreven, een leveringsovereenkomst met leverings- en betalingsverplichtingen, of arbeidsovereenkomsten met een vastgestelde taakomschrijving en een daarbij behorende beloning. Een verplichting voor het betalen van belasting of de toekenning van een vergunning is eveneens een overeenkomst, al is deze eenzijdig opgelegd. En ook minder beduidende documenten, zoals facturen, notulen van een vergadering of het personeelshandboek, zijn overeenkomsten tussen participanten. Ze benadrukken allemaal de verbondenheid met de organisatie.

Een nieuwe definitie van ‘organisatie’

Bij deze benadering van organisatie verandert ook de definitie. We zien nu dat een organisatie een dynamische samenhang van overeenkomsten is die elke participant in staat stelt zijn of haar eigen bedoelingen te realiseren. Om al deze bedoelingen op een correcte en efficiënte wijze samen te brengen (c.q. te organiseren) is een formele structuur in de organisatie noodzakelijk, met daarin vastgelegde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Andere rol voor het management

Het management van een organisatie wordt gevormd door de formeel hoogste functionarissen van de verschillende divisies (hoofd financiën, hoofd sales, hoofd productie et cetera). Een andere benadering van de definitie van organisatie heeft ook consequenties voor het management. Wanneer we stellen dat de organisatie een platform is waarmee diverse partijen hun eigen, onderling verschillende, bedoelingen kunnen realiseren, dan verandert de taak van het management. Het kan zich beperken tot het in goede banen leiden en faciliteren van de noodzakelijke communicatieprocessen.

Zo kunnen beoordelingsgesprekken (zo leert ook onze Axis into Management-praktijk) uitstekend worden uitgevoerd door collega’s onderling. Het management hoeft deze gesprekken slechts te begeleiden en te documenteren. Het in de oorspronkelijke definitie noodzakelijk leiderschap en het daarbij behorende motiveren en stimuleren is binnen de nieuwe benadering niet langer noodzakelijk.

IJsselstein 2 september 2013

Jan Pompe, Managementfilosoof

Reacties? Vragen? Graag! jan.pompe@axisinto.nl