Verbeter de communicatie in uw team

6 mei 2012 Michael Bres 915

Ontwikkel een effectief overlegproces gericht op bereiken van consensus

In een eerdere nieuwsbrief hebt u kunnen lezen hoe u samen problemen aan kunt pakken en dat u van mensen in een team mag verwachten dat ze zich vrij en professioneel uitspreken over problemen. In de praktijk blijkt het best lastig om op een open en integere manier in communicatie met elkaar aan problemen te werken. U kunt hier als manager veel aan doen. Hoe? Wij geven u zes tips.

Tip 1 Quot homines, tot sententiae

Oftewel, zoveel mensen, zoveel meningen (Cicero). Of u het nu wilt of niet, uw medewerkers hebben allemaal een mening, over van alles en nog wat. Ook als ze zeggen dat ze geen mening hebben, hebben ze een gedachte of gevoel over hoe het wel of niet moet. Of iets goed of fout is. En hoe dan ook, de eigen mening van een medewerkers blijft altijd van invloed op wat hij of zij doet. Ons advies: ga er in overlegsituaties vanuit dat naast uw mening er vele perspectieven en meningen mogelijk zijn. Sta er voor open om deze perspectieven en meningen te onderzoeken en te bevragen. Zorg dat ze aan de orde komen en dat iedereen wordt gehoord. Hoe eenvoudig dit ook klinkt, in de praktijk is het niet gebruikelijk dat medewerkers in overlegsituaties hun mening geven of perspectief delen. Als manager kunt u hier wat aan doen en dat begint met een open geest.

Tip 2 Iedereen moet gehoord kunnen worden

Hoe maakt u problemen sociaal? En hoe zorgt u dat medewerkers tijdens het overlegproces hun mening inbrengen op een creatieve en betrokken manier meedenken? Ons advies: realiseer u dat de inbreng van uw medewerkers grotendeels wordt bepaald door de wijze waarop u het overleg begeleidt. Zorg ervoor dat iedereen dezelfde kans heeft om een discussie te beginnen, waarin de standpunten van anderen kunnen worden getoetst. Ook is het uw verantwoordelijkheid dat iedereen deel kan nemen aan de discussie. Ieders beweringen, conclusies, verklaringen, interpretaties, ideeën, suggesties, maar ook vragen, twijfels en kritiek moeten kunnen worden gehoord.

Tip 3 Handel niet strategisch maar communicatief

Managers zijn doorgaans doelgerichte wezens die een efficiënt resultaat nastreven. Dat wordt ook van ze verwacht en over het algemeen is daar niets mis mee. Die doelgerichtheid kan echter verstarrend werken; de manager gaat strategisch handelen en gebruikt zijn positie om medewerkers tot het gewenste gedrag te bewegen. Vraagt u wel eens aan een medewerker om na de vergadering nog even te blijven zitten zodat u hem of haar nog eens duidelijk kunt maken wat de bedoeling is? Of om deze persoon aan te spreken op zijn of haar houding in het overleg? Realiseert u zich wat voor effect dit heeft op de kwaliteit van een volgend overleg? Ons advies: handel niet strategisch, maar communicatief! Zorg ervoor dat de communicatie niet wordt gehinderd door uw eigen dwang die voortkomt uit uw hogere positie. Zie tip 1! Blijf altijd open communiceren en voorkom dat machtsverschillen de kwaliteit van het overleg beïnvloeden. Verhinder dat bepaalde argumenten onttrokken worden aan het overleg of dat deze een onaantastbaar karakter hebben. U zult merken dat de inbreng van uw medewerkers groter en beter wordt doordat zij zich vrijer en comfortabeler voelen.

Tip 4 Bewaak de echtheid van de argumenten

Hoe is het gesteld met de ‘echtheid’ van de communicatie tijdens het overleg dat onder uw verantwoordelijkheid plaatsvindt? Houden mensen zich in? Zijn ze open over hun intenties en de doelen die zij nastreven? Zeggen ze wat ze doen en doen ze wat ze zeggen? Ook uw medewerkers kunnen strategisch handelen en doen alsof ze het gewenste gedrag vertonen. Ons advies: wees eerlijk over uw eigen bedoelingen en zeg wat u doet en doe wat u zegt. Vraag hetzelfde van uw medewerkers. Controleer tijdens het overleg of deelnemers elkaar manipuleren. Dit doet u door in discussies te onderzoeken of de ingebrachte argumenten waarachtig zijn. Ingewikkeld? Dat valt wel mee. Stel gewoon de vragen die in u opkomen.

Tip 5 Wees een goede voorzitter

Past u tip 2, 3 en 4 systematisch toe, dan creëert u een kritisch-rationeel overleg. In zo'n overleg worden alle argumenten rationeel tegen elkaar afgewogen. Er wordt communicatief gehandeld gericht op het bereiken van overeenstemming. Kortom, een ideale gesprekssituatie. Het zal u wellicht verbazen, maar uw medewerkers zijn dit niet gewend. Ook bestaat de kans dat ze u nog niet voldoende vertrouwen. Ons advies: nodig medewerkers uit om hun mening te geven. Zeker als u de mening van een medewerker al kent, kunt u vragen om deze in te brengen. Beantwoord vragen niet zelf, maar geef deze door aan andere deelnemers in het overleg. Wij noemen dat elastieken. Beperk u tot het begeleiden van het overleg. Resumeer de argumenten die worden ingebracht. Verwoord de conclusies niet zelf maar nodig anderen uit dit te doen. Dit verbetert niet alleen de kwaliteit van uw overleg. Het maakt het voor u en de andere deelnemers ook een stuk leuker.

Tip 6 Benoem de consensus en stel deze vast

Het klinkt allemaal leuk dat communicatief handelen en creëren van een ideale gesprekssituatie, maar er moeten ook besluiten worden genomen. Daar hebt u natuurlijk volkomen gelijk in. U bent echter degene die leiding geeft aan het overlegproces waarin de overeenstemming en besluitvorming zich ontwikkelen. Ons advies: het komt op u aan om de consensus vast te stellen en te benoemen. Op basis van uw verantwoordelijkheid en bevoegdheid bent u hiertoe gelegitimeerd. U moet, uit hoofde van uw functie, het besluit bepalen. Dat geldt ook bij situaties waarin er slechts een gedeeltelijke overeenstemming is. Hebt u zich gehouden aan tip 1 tot en met 5, dan kunt u, alle inbreng overwegende, de consensus samenvatten en het besluit verwoorden. Bij een goed overleg zullen alle betrokkenen het genomen besluit aanvaarden en uitvoeren.

Communicatief Handelen in het Lagerhuis: