Uitdagingen van de Product Owner

3 april 2017 Frank Kist 295

Balanceren tussen inhoud en organiseren

Iedereen is het erover eens dat de Product Owner (PO) een cruciale rol speelt in organisaties waar agile wordt gewerkt. Maar het is ook een complexe, veeleisende rol. Een PO managet alle betrokkenen, geeft richting en visie, prioriteert zijn back-log en biedt ook nog eens inhoudelijke informatie. Er wordt veel tijd en geld besteed aan het selecteren, opleiden en vaak ook nog aan het certificeren van PO’s. Toch ervaren veel Product Owners en hun organisaties knelpunten in hun functioneren. Wat is er aan de hand?

Product Owner: schaap met vijf poten

Veel organisaties omarmen een ‘agile way of working’. Een belangrijk onderdeel van de agile transitie is het aanstellen van de juiste PO. We zien organisaties hier op verschillende manieren invulling aan geven. Sommige vinden het vooral belangrijk dat de PO voldoende mandaat heeft. In deze, vaak wat formele organisaties, worden PO’s van een ‘bepaalde signatuur’ aangesteld. Zij krijgen op grond van hun functie, rol of senioriteit zaken voor elkaar in het bedrijf.

Andere organisaties kiezen bij het selecteren van PO’s juist voor mensen die meer uit de inhoud komen, waarbij er verschillende opties zijn. We zien PO’s die voorheen rollen vervulden op het snijvlak tussen business en ICT, bijvoorbeeld informatiemanagers of functioneel beheerders. Er zijn echter ook PO’s die afkomstig zijn uit de business, zoals productmanagers, of PO’s die juist van de IT-kant komen, zoals analisten of ontwerpers. Zelfs boventallige projectmanagers worden omgeschoold tot PO.

Naast hun achtergrond zien we ook grote verschillen in de tijd die PO’s kunnen besteden aan hun rol. Er zijn fulltime PO’s, die deel uitmaken van een groter PO-team met bijbehorende hiërarchie, maar ook deeltijd PO’s die het PO-schap er ‘even’ bij doen. Deze tijdsverdeling is lang niet altijd te relateren aan de grootte van de organisiatie of het product waaraan wordt gewerkt.

Welke keuze de juiste is, is niet op voorhand te zeggen, maar het is niet moeilijk om te bedenken dat een bepaalde keuze of invulling van de rol tot knelpunten kan leiden.

Kans op mismatch

PO’s kunnen onmogelijk alle ins en outs van een complex bedrijfsproces overzien. Als dit niet wordt onderkend, leidt dit al gauw tot een mismatch in de verwachtingen over wat een PO kan ‘leveren’. Bovendien is het een enorm bedrijfsrisico als de PO een zogenaamd ‘single point of knowledge’ is. In de praktijk zien we dat PO’s zich prima kunnen laten helpen door collega’s met een meer inhoudelijke rol, die meer verstand van bepaalde details hebben. Denk aan architecten, procesontwerpers of functioneel ontwerpers. Scrum voorziet hier echter niet in, waardoor iedere organisatie er op zijn eigen manier invulling aan geeft. Ook deze keuzes kunnen snel tot knelpunten leiden. Een van de oplossingen die we vaak zien is dat organisaties een voorbereidingsproces inrichten. Een terugval naar het oude ‘waterval denken’ is dan snel gemaakt.

Meer aandacht voor mensen en interactie

Het belang van goede PO’s wordt door veel organisaties wel gezien en ze investeren dan ook veel in opleiding. Ze krijgen een speciale PO-training en behalen vaak ook een certificering. De nadruk bij veel trainingen ligt echter erg op de inhoudelijke en technische kant van het PO-werk, zoals de processen in scrum, het opstellen en uitwerken van de back-log en de items die daarop staan. Of, om met het agile manifesto te spreken: de aandacht ligt vooral op processen en tools en veel minder op mensen en hun onderlinge interactie. Het valt ons op dat er weinig aandacht is voor de wijze waarop de PO effectief kan zijn in zijn/haar rol als verbinder. In alle organisaties waar we komen, zien we hierdoor knelpunten in het functioneren van de PO.

Problemen vanuit de organisatiestructuur

Sommige problemen waar PO’s mee kampen, vinden hun oorzaak in de organisatorische structuren. Bijvoorbeeld:

  • De structuur in de organisatie ondersteunt het agile voortbrengingsproces nog niet volledig, waardoor de PO onvoldoende mandaat heeft en bijvoorbeeld overruled wordt door managers of directeuren uit de business die afwijkende prioriteiten stellen;
  • In veel organisaties werkt men (nog) projectmatig en is er spanning tussen de rol van de PO en die van de projectmanager;
  • Er werken meerdere PO’s naast elkaar en belangen en prioriteiten worden onvoldoende afgestemd en bestuurd;
  • PO is een rol in de organisatie en PO’s vervullen deze rol vaak naast hun ‘echte werk’; dit leidt er regelmatig toe dat zij in een soort spagaat terechtkomen.

De PO-rol is al een van de zwaardere rollen in een agile omgeving. Als de PO dan ook nog eens wordt gehinderd in de uitvoering van het werk door deze knelpunten, dan is het begrijpelijk dat een effectieve invulling van zijn/haar rol in het gedrang komt en dat de (werk)druk te hoog wordt –– met spanningen en frustraties, een hoog ziekteverzuim en zelfs mislukte carrières tot gevolg.

PO-training van Axis: de PO als effectieve organisator

In de PO-training van Axis into Management ontwikkelen wij met de (toekomstige) PO’s inzicht in het belang van structuur, voortbrengingsproces en rolduidelijkheid. Bovendien krijgt de PO handvatten voor de ontwikkeling van zijn/haar vaardigheden om te verbinden. Vanuit verschillende perspectieven leert de PO om naar zijn/haar omgeving te kijken en met alle knelpunten om te gaan. Deze vaardigheid is nodig om zich staande te houden in een complexe omgeving. Zo ontwikkelen PO’s zich tot een effectieve organisator met voldoende verstand van inhoud, die aan de organisatie kan leveren wat wordt gevraagd zonder dat dit ten koste gaat van de persoon.

Meer weten of schrijven? Bel of mail naar Frank Kist op nummer 06-12521592 of naar Jan-Sake Kruis op nummer 06-10559040.