Projectmanagement en scrum

6 mei 2012 Frank Kist 1273

Over projectmanagement, SCRUM en Common Sense Management

In deze nieuwsbrief kijken we opnieuw naar een succesfactor bij de inzet van SCRUM, een raamwerk voor agile management van softwareontwikkeling. Dit keer nemen we projectmanagement in relatie tot SCRUM onder de loep. En we leggen de link met Prince2 en Common Sense Management.

Principeverschil

Er is een principieel verschil tussen SCRUM en traditionele watervalmethoden. Bij de watervalmethode is de benodigde functionaliteit leidend en zijn tijd, geld en middelen de variabelen. Er kan worden gekozen om later op te leveren, extra geld en middelen in te zetten of een combinatie daarvan. Bij SCRUM, maar ook bij andere Agile-methoden, is het net andersom: tijd, geld en middelen zijn vaste gegevens en de functionaliteit is variabel.

Verwachtingenmanagement

Dit principeverschil brengt een risico met zich mee. Organisaties die met watervalmethoden hebben gewerkt, zijn gewend om de functionaliteit te krijgen die werd beoogd. Met SCRUM is dat vaak niet het geval. Dit kan leiden tot ontevreden of teleurgestelde opdrachtgevers en/of gebruikers, omdat niet volledig aan hun verwachtingen wordt voldaan. Verwachtingenmanagement is dan ook erg belangrijk. Daarbij speelt de projectmanager een cruciale rol. Hij is verantwoordelijk voor het managen van het dynamische proces en het systematisch ontwikkelen van gemeenschappelijk begrip bij alle betrokken partijen over de actuele situatie.

SCRUM + Prince2: past dat?

SCRUM is een projectmanagementaanpak die snel en effectief software oplevert. Er zijn enkele algemene principes, maar verder schrijft SCRUM weinig voor. Er ligt veel verantwoordelijkheid bij het team dat de gewenste functionaliteit moet ontwikkelen. Wie aan Prince2 denkt, komt direct op de term projectbeheersing. Een focus op projectbeheersing lijkt haaks te staan op een flexibele aanpak zoals SCRUM. Toch vullen beide methodieken elkaar prima aan. Want terwijl SCRUM zich richt op het maakproces van het softwareproduct, is de focus van Prince2 het managen van het projectproces. SCRUM concentreert zich dus vooral op het 'managing product delivery'- proces binnen Prince2 (zie onderstaande figuur).

 

 

Meer aspecten managen

De figuur laat ook zien dat er veel meer te managen is dan alleen de SCRUM-aspecten. Daarbij vervullen de projectmanager en stuurgroepleden een belangrijke rol. Het betreft aspecten als:

·     waarom zouden we dit project doen (business case)?

·     hoe organiseren we het project, zowel qua besturing als bemensing van de teams?

·     hoeveel SCRUM-teams zijn er nodig en welke samenstelling dienen ze te hebben?

·     welke eisen zijn er vanuit architectuur, beveiliging, beheer en kwaliteitsbewaking en hoe borgen we die binnen het project?

·     hoe regisseren we de samenwerking met (off-/nearshore) partners?

·     hoe vinden de test en acceptatie van alle ontwikkelde producten plaats?

·     hoe gaan we de implementatie-aspecten organiseren en besturen?

 

De koppelvlakken van SCRUM en Prince2

Het werken met SCRUM vergt een andere invulling van een aantal projectmanagementaspecten. Bij traditionele ontwikkelmethoden wordt bijvoorbeeld een uitgebreide ‘product breakdown structure’ gemaakt. Ook wordt in detail beschreven wat op welk moment moet worden geproduceerd en opgeleverd. Binnen een SCRUM-project gelden andere principes en processen. Het ontwikkelproces wordt ook anders gedocumenteerd en de detaillering van het werk gebeurt gaandeweg. De projectmanager die met Prince2 werkt moet een meer dynamische verbinding leggen tussen de uitvoering (managing product delivery) en het management van de projectinitiatie, de projectfases en de grenzen tussen de fases.  

Beperkte rol projectmanager ontwikkelproces

De rol die de projectmanager speelt bij het operationele ontwikkelproces in een SCRUM-traject is wezenlijk anders. Het SCRUM-team, onder aansturing van de SCRUM-master en de Product Owner, is namelijk zelf in belangrijke mate verantwoordelijk voor het volgen van het proces. Het team organiseert het ontwikkelproces, zorgt voor een effectieve samenwerking en is continu bezig om zijn aanpak systematisch te verbeteren. Zolang het team goed functioneert en het proces goed wordt gevolgd, blijft de rol van de projectmanager zeer beperkt. Projectmanagers, die van nature ‘control freaks’ zijn, kunnen hier vaak niet mee uit de voeten. Ook opdrachtgevers moeten de kunst van het loslaten beheersen en vertrouwen op het vakmanschap en verantwoordelijkheidsgevoel van het team.

Standaard SCRUM-implementatie bestaat niet

Nu blijkt dat SCRUM en Prince2 elkaar prima aanvullen en versterken, rijst de vraag hoe beide methodes zich dan verhouden tot Common Sense Management. Organisaties die op grotere schaal met SCRUM gaan werken, dienen goed na te denken over de aspecten die voor hun organisatie relevant zijn. De valkuil is om een soort 'standaard SCRUM-implementatie' te doen, zonder rekening te houden met de specifieke vraagstelling en kenmerken van het project. Common Sense Management kan op dit gebied een belangrijke aanvulling vormen op SCRUM en Prince 2.

Common Sense Management + SCRUM + Prince2 = 4!

Onze ervaring is dat het goed werkt om eerst met de stakeholders in de organisatie een goede business case te ontwikkelen. Het is belangrijk om hierover overeenstemming te hebben alvorens aan de slag te gaan. Ook is het belangrijk dat de ‘uitvoerders’ de business case volledig begrijpen en dus weten wat de bedoeling is. Daarna is het zaak om de business case te bewaken en aan te passen als de situatie daarom vraagt. De omstandigheden zijn immers net zo dynamisch als de SCRUM-ontwikkelmethode! Met Common Sense Management is het mogelijk om, op basis van gemeenschappelijk begrip, op een dynamische manier verder invulling te geven aan het werken met SCRUM. Zo bieden SCRUM, Prince2 en Common Sense Management samen grote synergievoordelen aan projectmanagers. 

Meer weten? Neem contact op met Axis into Management

Wij kunnen u op diverse manieren ondersteunen bij het verbeteren van uw projectmanagement, al dan niet met SCRUM. Wilt u weten hoe ? Neemt u contact op met Frank Kist (frank.kist@axisinto.nl of via 06-12521592). Wij gaan graag met u in gesprek!