Managementopinie over reorganiseren

3 mei 2010 Michael Bres 739

Communicatie is geen redmiddel voor reorganisaties

Een communicatiemanager van een kleine hbo-instelling wordt geconfronteerd met een voorgenomen reorganisatie. Dit is besloten door het College van Bestuur en de reden is een plotseling financieel tekort. Er wordt een interne reorganisatiecommissie samengesteld. Dat er vooral managers zitting hebben in deze commissie is al duidelijk, hoewel de officiële samenstelling nog niet bekend is. Medewerkers van ondersteunende diensten hebben geen plek in de commissie. Ook de communicatiemanager wordt niet gevraagd. Als leidinggevende en als inhoudelijk deskundige ervaart hij dit als een probleem. Hij vroeg Axis into Management om advies.

Als hoofd communicatie en als communicatieadviseur van het management, wijst hij het CvB erop dat zorgvuldig communiceren over de reorganisatie van groot belang is. Zijn voornemen is een communicatieplan op te stellen. Daarmee wil hij een bijdrage leveren aan het succes van de reorganisatie. De communicatiemanager maakt echter geen deel uit van de reorganisatiecommissie en ook de hele formele organisatie wordt genegeerd bij het instellen van de commissie. De tamtam bij de koffiemachine draait op volle kracht. Er wordt volop gesproken, gespeculeerd en er gaan de wildste geruchten over de reorganisatie. Mensen zijn bang hun baan te verliezen en vragen zich af hoe het zo ver heeft kunnen komen. Het leek nooit gek genoeg te kunnen en nu is er ‘ineens’ een groot financieel tekort. Er zijn dus veel vragen.

Onduidelijkheden

De natuurlijke reactie van de communicatiemanager is het bedenken en inzetten van interventies op het gebied van de communicatie. Natuurlijk is communicatie erg belangrijk. Maar het is de vraag of nieuwe communicatie-initiatieven een adequate oplossing vormen voor de problemen. Op onze vraag wat nu het concrete probleem is, antwoordt de communicatiemanager dat de communicatie van het CvB niet echt is overgekomen. De ernst van de situatie komt niet tot zijn recht. Dat is zijn mening en betreft louter de communicatie. Maar wat is er aan de hand in de organisatie? Waar zit het probleem? Wat is het concrete probleem? Hoe wordt hier aan gewerkt en van waaruit komt het probleem? Betrokkenen worden geconfronteerd met alleen maar onduidelijkheden.

Formeel systeem

Bij dit soort trajecten kun je beter de bestaande structuur (het formele systeem) als uitgangspunt nemen en niet de communicatie. Zo luidt ons advies aan de communicatiemanager. Alleen in het formele systeem kunnen besluiten genomen worden over de bedrijfsvoering, zeker bij een reorganisatie. Een formeel systeem is altijd aanwezig, maar functioneert doorgaans niet goed. Daarom denken we dat we iets anders nodig hebben zoals creatieve communicatie-oplossingen. Dit is echter geen effectief middel om een reorganisatie ‘soepeltjes’ te laten verlopen. Communicatie-oplossingen zijn alleen effectief wanneer het formele systeem de communicatie en besluitvorming adequaat van boven naar onder en andersom faciliteert. Hoe is het anders mogelijk tot een gemeenschappelijk begrip te komen?

Vol gif

Maar ja, wat als het formele systeem niet goed functioneert? In het geval van de hogeschool zijn hiervoor voldoende aanwijzingen. Zo is de reorganisatiecommissie buiten het formele systeem geplaatst, heeft deze een officieus karakter en een informeel aangestelde voorzitter. Ook maken de hoofden van de ondersteunende diensten geen deel uit van het formele systeem. Ze worden buiten het overleg over de reorganisatie gehouden. Ze zijn niet volledig op de hoogte, beschikken niet over alle formele informatie en zijn niet in staat medewerkers waar ze leiding aan geven goed te informeren. Verder vindt er vanuit het bestuur directieve of autoritaire aansturing plaats. Daar komt nog een extra aansturing bij: die van de reorganisatiecommissie. En dan te bedenken dat de reorganisatie zelf nog niet eens formeel is aangekondigd. Al met al voldoende voedingsbodem voor de ontwikkeling van een destructieve cultuur vol scepsis, wantrouwen, demotivatie, verborgen of zichtbare weerstand. Voor zover dat nog niet het geval was, zit het organisatiesysteem vol gif.

Wake up!

Tja, en dan ben je een integere communicatiemanager die zich afvraagt wat te doen. Hoe kun je iets wat niet klopt sturen met communicatie? Ja, beïnvloeding, misleiding en manipulatie is een mogelijkheid. Maar het deugt niet en is op de lange duur niet effectief. Zo worden wij continu misleid met boodschappen zoals dat ‘rood eten uit een pakje’ heel gezond voor je is. Wake up! Dat soort communicatie is niet gewenst en al helemaal niet bij een reorganisatie. Wel een adequaat informeren waarbij iedereen alles weet, er geen geheime toestanden zijn en speculaties ontstaan, er geen officieuze commissies zijn, er geen informele gesprekken met belangrijke personen worden gevoerd et cetera. Maar hoe kun je binnen het geschetste systeem succesvol communiceren dat er bezuinigd gaat worden? En dat dit gebeurt door het ontslag van een groot aantal ondersteunende medewerkers? Zijn alle belangen daarmee gediend? Klop het? Kan ik het volledig begrijpen? En pakken we het goed aan? Directief ingrijpen, met alle schade van dien, is de enige instructie die de directie voor handen heeft en zal hanteren. De reorganisatiecommissie is slechts een afleidingsmanoeuvre.

U mag het zeggen…

Nee, communicatie is niet de oplossing voor mismanagement. Alleen herstel en inzet van de structuur, overleglijnen en hiërarchie, gericht op het systematisch ontwikkelen van gemeenschappelijk begrip, biedt soelaas. En ja, dat vereist vakmanschap en deskundigheid van het management en daar zit natuurlijk een probleem. Dit beperkt direct de mogelijkheden voor een integere en betrokken communicatiemanager met een goede en dienende intentie. Het enige dat hij kan doen is de problemen, ideeën en verbeteringen die hij voorstelt in het formele systeem inbrengen. Bijvoorbeeld in een managementvergadering of teamoverleg. Dat is de plek om voorstellen te doen, om aan deze complexe opdracht te werken, de problemen aan te spreken en een adequate besluitvorming en afsprakensysteem te ontwikkelen. Maar dit is confronterend, moeilijk en bij het ontbreken van een functionerende structuur zelfs onmogelijk. Een uitzichtloze situatie? Misschien. Maar wellicht zijn er lezers van deze opinie met andere of aanvullende adviezen?