Managementopinie over een kansloze reorganisatie

6 juni 2010 Axis into Management 599

Zonder gemeenschappelijk begrip geen succes

In de vorige nieuwsbrief las u over een communicatiemanager en zijn zorgen rond een voorgenomen reorganisatie. De reorganisatie is inmiddels gerealiseerd. Een sterk staaltje van non common sense, waarbij de communicatiemanager kansloos toe moest kijken. Het management weigerde, bewust of onbewust, het formele systeem in te zetten. Een Common Sense Manager weet dat iedere opdracht dan gedoemd is te mislukken.

Gefrustreerde medewerkers

Grote stappen, snel thuis. Zo laat de reorganisatie van de kleine HBO-instelling zich het best omschrijven. Er is gesaneerd, de organisatiestructuur is gewijzigd, functies zijn aangepast en het geheel is geregenereerd. In tegenstelling tot wat een Common Sense Manager zou doen, werd echter niet systematisch gewerkt aan de ontwikkeling van gemeenschappelijk begrip. Dit werd vooral gevoed door gesprekken bij de koffiemachine, telefoontjes en mailwisselingen. Het gevolg? Gedesoriënteerde, boze en gefrustreerde medewerkers, die zich niet langer uit zichzelf inzetten voor de organisatie.

Belang communicatie niet onderkend

De communicatiemanager heeft nog geprobeerd de directie te overtuigen van het belang van een open en integere communicatie. Een kansloze actie in een organisatie waar de structuur, werkmethoden en cultuur rammelen (zie vorige nieuwsbrief). De directie, annex voorzitter van de reorganisatiecommissie, wilde geen communicatieadviseur dicht op het reorganisatieproces. Onbegrijpelijk, zeker voor een Common Sense Manager. De communicatiemanager heeft het erbij gelaten. Jammer, maar begrijpelijk.

Hoogoplopende spanningen

Vanuit de organisatie kwamen diverse signalen van onvrede over de reorganisatie en het gebrek aan informatie. De medewerkers moesten het doen met één bijeenkomst. Daarin werd uitgelegd dat de reorganisatie het resultaat was van een financieel tekort door verminderde rijksbijdragen. Vragen over de omvang van het tekort en of dit niet te voorzien was geweest, bleven onbeantwoord. Daarna was het enkele maanden stil. De spanning bij medewerkers liep hoog op.

Alleen per memo

Via een memo werd plotseling een nieuwe organisatiestructuur aangekondigd. Medewerkers konden hieruit opmaken dat hun baan werd geschrapt, managers constateerden dat ze manager af waren. Bepaalde functies bleken verdwenen. Drie managers, allen betrokken bij de reorganisatiecommissie, bleven buiten schot. Net als de directeur. Vreemd, gezien zijn verantwoordelijkheid voor de financiële problemen die de reorganisatie noodzakelijk maakten.

Doelstelling bereikt?

De directie is tevreden: de organisatie is volgens ‘tekentafelplan’ afgeslankt en aangepast. Minder medewerkers kunnen nu hetzelfde werk doen, uiteraard even goed als voorheen. Een misrekening, zo zal iedere Common Sense Manager zeggen. Want de organisatie is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de samenwerking tussen management en medewerkers. Er moet systematisch gemeenschappelijk begrip worden ontwikkeld. Anders zullen de socialiteit, motivatie en inspiratie het zwaar te verduren krijgen. En dat zal de organisatie op de lange duur niet ten goede komen.