Maak problemen sociaal met de Organisatie- en Managementscan

2 september 2013 Axis into Management 694

Ervaringen in de praktijk

De Organisatie- en Managementscan (O&M-scan) helpt u problemen bij het samenwerken op te lossen. In onze vorige nieuwsbrief las u hoe u met de scan achterliggende oorzaken blootlegt en gericht aan de slag gaat. Dit keer beschrijven we de toepassing en effecten ervan in een praktijksituatie.

Verschil tussen wenselijkheid en werkelijkheid

Een van onze opdrachtgevers maakt zich zorgen over de ontwikkeling en realisatie van de strategische plannen. De organisatie is aangepast in lijn met de hernieuwde strategische focus. De strategie is uitgebreid besproken en uitgewerkt tijdens ‘heidesessies’ en intern gecommuniceerd. Er lijkt een breed draagvlak voor de strategie, evenals voor de noodzaak tot implementatie. De directie stelt echter: “Alle neuzen staan dezelfde kant op, we hebben een goed plan en zijn het erover eens wat er moet gebeuren. Maar het ontbreekt ons aan de ‘ability to execute’. We maken onvoldoende voortgang, er is een verschil tussen wat we willen en wat we doen, tussen wenselijkheid en werkelijkheid. Hoe doorbreken we dit?” Het is de vraag of de samenwerking in de organisatie wel zo georganiseerd is dat ieder zijn of haar creativiteit, kennis en vaardigheden kan inzetten ten gunste van de strategische focus. Of wellicht is er sprake van ‘vals optimisme’ bij de directie. Is het draagvlak voor de strategische focus wel zo breed? En zijn de managementaanpak, organisatiestructuur en werkprocessen wel echt gericht op de nieuwe strategie?

Op zoek naar het concrete probleem

De directie vindt het wenselijk om te onderzoeken waarom de organisatie zich niet ontwikkelt in de gewenste richting. Het streven is om met alle betrokkenen een gemeenschappelijk inzicht in de aspecten, achtergrond, bronnen en samenhang van het probleem te ontwikkelen. De hoop is zo tot effectieve, realistische en uitvoerbare verbetermaatregelen te komen om het probleem te ondervangen. Bij aanvang van het traject wordt dit probleem gedefinieerd als ‘het ontbreekt ons aan de ability to execute om de gewenste strategie te implementeren’. Het is echter niet zeker of dit het echte concrete probleem is of dat er iets anders aan de hand is. De bedoeling van de O&M-scan is om dit te onderzoeken en de bevindingen sociaal te maken in het betrokken team.

Uitvoering van de O&M-scan

De eerste stap van de O&M-scan is gericht op het inventariseren van het organisatie-, management- en productiesysteem. De beschikbare documentatie bestaat onder meer uit presentaties, het strategische bedrijfsplan, notulen van management- en directievergaderingen, functie- en procesbeschrijvingen, een organisatiebeschrijving en maandrapportages. Daarna volgen interviewgesprekken met het directie- en managementteam, een vertegenwoordiging van de medewerkers en de voorzitter van de OR. Een belangrijk aandachtspunt bij deze gesprekken is alle problemen, relevante aspecten en informatie op tafel te laten komen en deze gemeenschappelijk te maken. De betrokkenen moeten daartoe in de gelegenheid worden gesteld en zich vrij en professioneel kunnen uitspreken.

Effecten van de probleeminventarisatie

De betrokkenen ervaren de aanpak van de O&M-scan als zeer plezierig en vertrouwenwekkend. Vooral door de benadering dat de bevindingen alleen in teamverband worden besproken, aan de hand van een situatie- en probleembeschrijving die iedereen gelijktijdig ontvangt. Al snel komen in de gesprekken inconsistenties naar voren tussen hoe dingen zouden moeten gaan en hoe ze werkelijk gaan. Managers en medewerkers zijn zeer openhartig, herkennen de inconsistenties en vullen deze langzamerhand aan met hun eigen bevindingen tot een compleet beeld. Opvallend is dat een aantal inzichten en problemen breed speelt, ze vormen een patroon. Met name deze patronen worden vervolgens in teamverband aan de orde gesteld.

Opmerkelijke bevindingen

Uit het onderzoek blijkt een aantal kernproblemen heel erg voor de hand te liggen. Toch lukt het niet, of onvoldoende, om deze te benoemen en gezamenlijk te bespreken. Het is logisch dat een ontwikkeling uitblijft. Zo leeft de mening dat de nieuwe organisatiestructuur helemaal niet bevorderend is voor de gewenste strategische ontwikkeling. Ook de wijze waarop het overleg is georganiseerd, blijkt niet aan te sluiten. Daarnaast zijn er uiteenlopende interpretaties van wat de strategie precies is, ondanks uitgebreide documentatie. Ten slotte is er geen aandacht besteed aan het uitvoerende niveau. De werkprocessen zijn niet aangepast en het werk gebeurt nog steeds op dezelfde manier.

Confronterende situatie

De probleem- en situatiebeschrijving roepen bij de betrokkenen een heftige reactie op. De problemen die ze zelf hebben benoemd en onderbouwd, zijn concreet gemaakt. De problemen zijn van onder de tafel, op de tafel gekomen, heilige huisjes zijn aangeduid, en wat tot dat moment onbesproken was, staat concreet op papier. Het probleem blijkt veel fundamenteler dan het ontbreken van een ‘ability to execute’. Het besef ontwikkelt zich dat de manier waarop er wordt gewerkt niet effectief, doelgericht en constructief is. De vraag dringt zich op waarom er wordt doorgegaan met de huidige werkwijze, terwijl duidelijk is dat deze niet gaat leiden tot de gewenste uitkomst. Die vraag is het startpunt voor de teambijeenkomst.

Perspectief voor andere oplossingen

Het primaire doel van de teambijeenkomst is dat de bevindingen gezamenlijk worden beleefd, dat hierover gemeenschappelijk begrip ontstaat en dat er commitment wordt ontwikkeld om samen aan de slag te gaan. Het team begint al snel te praten over andere manieren om het samenwerken te organiseren en aan te pakken. Vanuit de inzichten en het probleembesef ontwikkelt zich een perspectief om het anders te doen. Door de confrontatie niet te schuwen, komen de echte problemen aan de orde en dat biedt de mogelijkheid om ze op te lossen. Ook zijn er geluiden dat door de O&M-scan de problemen alleen maar groter worden gemaakt dan ze daadwerkelijk zijn. Door het team te begeleiden in de bespreking van wat ze zelf hebben aangedragen, is dit eenvoudig te weerleggen. Er zijn geen nieuwe problemen bijgekomen en de problemen zijn niet groter gemaakt dan ze al waren, er is alleen bewustzijn ontstaan.

Fundament voor verdere ontwikkeling

Het probleembesef en de nieuwe inzichten hebben een positieve uitwerking op de teamsamenhang en de samenwerking. Doordat de problemen zijn benoemd, worden ze niet meer geschuwd en verdwijnt de terughoudendheid om ze aan te pakken. Het algemene probleem van een tekort aan ‘ability to execute’ is omgezet naar concrete problemen die kunnen worden aangepakt en opgelost. De directie speelt hierbij een belangrijke rol door de problemen te aanvaarden en er op een realistische manier met het team mee aan de slag te gaan. Door de O&M-scan is een nieuw fundament gelegd voor de toekomstgerichte ontwikkeling van de organisatie, met het besef dat er nog veel werk moet worden verzet.