Is systematisch wel altijd voordelig?

29 september 2011 Jan Pompe 875

Het belang van systematiek voor het functioneren van uw organisatie

Waar mensen intensief samenwerken, zijn voorwaarden noodzakelijk om het systeem goed te laten functioneren. Neem de hiërarchie van het verkeer. Treinen, bussen, auto’s, fietsers en voetgangers kunnen als verkeersdeelnemers zowel afzonderlijk als samen goed functioneren binnen een complex kader van afspraken. Een geordend systeem van verkeersregels stelt ieder in staat het wegennet te gebruiken om veilig en snel op de plek van bestemming te komen. In organisaties kennen we ook zulke systemen.

Afspraken en hiërarchie zijn bij organisaties de verkeersregels en de organisatiestructuur vormt het wegennet. Dit systeem dient om er systematisch voor te zorgen dat iedereen binnen de organisatie kan doen wat nodig is. Net als in het verkeer bepalen de gezondheid van het systeem en de mate waarin afspraken en hiërarchie worden gerespecteerd in hoge mate de doelmatigheid en kwaliteit van de samenwerking. Maar hoe functioneert dit onder hoge druk? Wat als bijvoorbeeld in een crisissituatie of bij zware concurrentie alles op alles moet worden gezet? Is het dan nog wel verstandig om het systeem te volgen?

Vragen om moeilijkheden

Of de context nu verkeer of management is, het antwoord op deze vraag is vergelijkbaar. Als u zich individueel niet aan het systeem houdt, kunt u – mits u zeer bekwaam bent –  in het verkeer uw doel iets sneller bereiken. Uw handelen levert echter wel gevaar op, zowel voor anderen die gebruikmaken van systeem als voor uzelf. Het negeren van de verkeersregels en de structuur van het wegennet om individueel sneller op de plaats van bestemming te komen, is vragen om moeilijkheden. Het systeem gaat er niet beter door functioneren, maar juist slechter. Op den duur zal uw gedrag vertraging opleveren voor alle gebruikers.

Beter het systeem volgen

Hetzelfde principe geldt voor organisaties. Zij bestaan uit een systeem van regels, afspraken, hiërarchie en structuur. Dit systeem dient er onder meer voor dat de besluitvorming efficiënt en kwalitatief goed verloopt. Jammer genoeg wordt het daar in de praktijk niet vaak voor gebruikt. Afspraken en besluiten ontstaan bijvoorbeeld vaak buiten het systeem om in het informele circuit. Lekker praktisch, weinig overleg en het is in ieder geval geregeld. Hoewel informeel soms een snellere weg lijkt, is het dat zelden of nooit. Niet alle betrokkenen worden geïnformeerd en de kans bestaat op machtspelletjes en manipulatie. Gebruikers van het systeem hebben geen enkele garantie op volledigheid, eerlijkheid, controle en openheid. De samenwerking loopt hierdoor schade op.

Juist in crisis of bij hoge druk

Net als in het verkeer is het dus van het grootste belang dat we ons houden aan het systeem van de organisatie. Als we tenminste een optimale samenwerking nastreven. Dit geldt vooral in situaties waarin we onder hoge druk staan of waar sprake is van een crisis. Juist dan is het verstandig om afspraken, structuur en hiërarchie zorgvuldig te bewaken en ontwikkelen. Dat bevordert zowel het systeem van de organisatie in zijn geheel, als de realisatie van ieders individuele bedoeling. Dus om met Herman Finkers te spreken: “Kalm aan, en rap een beetje!”

Jan Pompe,

IJsselstein, september 2011