Hoe lost u problemen op door ze sociaal te maken?

2 juni 2013 Michael Bres 638

De Organisatie- en Managementscan helpt

Problemen bij het samenwerken pakt u het beste aan door ze te ontwikkelen en sociaal te maken. Maar hoe doet u dat in de praktijk? Een antwoord op deze vraag, die bij veel van onze opdrachtgevers leeft, is de Organisatie- en Managementscan. Daarmee legt u de achterliggende oorzaken bloot en gaat u gericht aan de slag.

In een ideale situatie is de samenwerking in een organisatie zo georganiseerd dat ieder zijn of haar creativiteit, competenties, kennis en vaardigheden kan inzetten voor zichzelf, anderen en de organisatie als geheel. De werkelijkheid is vaak anders. De oorzaken van problemen bij het samenwerken zijn meestal te vinden in de managementaanpak, de organisatiestructuur en het overlegproces. Onze Organisatie- en Managementscan biedt u inzicht in de factoren die de samenwerking belemmeren en stellen u in staat om die aan te pakken.

Gedeeld en gemeenschappelijk beeld van problemen

Met de Organisatie- en Managementscan onderzoeken en analyseren we specifieke problemen in uw organisatie-, management- en productiesysteem. De scan geeft alle betrokkenen gedeeld en gemeenschappelijk inzicht in de aspecten, achtergrond, bronnen en samenhang van de problemen. Dit inzicht vormt de basis voor effectieve, realistische en uitvoerbare verbetermaatregelen met een breed draagvlak.

Kijken naar systemen en cultuur

Eerste stap is het inventariseren van het organisatie-, management- en productiesysteem. Dit doen we met een documentatiestudie. Daarna volgen interviews om de specifieke problemen te onderzoeken en uit te werken. In de interviews komen zowel systeem- als cultuuraspecten aan de orde. De doelgroep voor de interviews is gebaseerd op uw organisatiestructuur en teamsamenstelling.

Inzicht in situatie en probleem

De bevindingen van de documentatiestudie en interviewronde werken we uit in een situatie- en probleembeschrijving. Daarbij besteden we speciale aandacht aan inconsistenties tussen hoe dingen zouden moeten en hoe ze daadwerkelijk gaan. De geconstateerde problemen bespreken we in teamverband met alle betrokkenen. Zo maken we ze gemeenschappelijk. Samen zetten we dan ook concrete verbetermaatregelen op een rij.

Broodnodige confrontatie

De bespreking kan confronterend zijn en is een belangrijk onderdeel van de Organisatie- en Managementscan. Want het gaat niet alleen om het ‘harde’ resultaat: de rapportage met de situatie- en probleembeschrijving, de oplossingsrichting/verbeteraanpak, adviezen en mogelijke maatregelen. Het ‘zachte’ resultaat is net zo belangrijk. Dit houdt in dat problemen van onder tafel óp tafel komen, heilige huisjes omver gaan, problemen gezamenlijk worden beleefd, gemeenschappelijk begrip ontstaat en commitment wordt ontwikkeld om samen aan de slag te gaan. Na de bespreking volgt nog een eindrapportage.

Kwestie van enkele weken

Met de Organisatie- en Managementscan komt u in twee tot drie weken tot de kern van de problemen bij het samenwerken in uw organisatie én tot verbetermaatregelen waar iedereen zijn of haar schouders onder wil zetten. In een volgende nieuwsbrief leest u over de toepassing en effecten van de scan in een praktijksituatie.

Wilt u ondertussen meer weten over de uitvoering van een Organisatie- en Managementscan in uw organisatie? Neem dan direct contact op met Michael Bres, via 06 55 39 55 36.