Gezond verstand in een groep

1 juli 2012 Jan Pompe 748

Waanzin treft men zelden in een individu, bij een groep mensen is het echter eerder regel dan uitzondering’.- Nietzsche

Hoe kan het zijn dat het ondanks de goede bedoelingen van managers en de goede wil van medewerkers soms toch misgaat in organisaties? Bekende voorbeelden zijn de bankencrisis, het COA (centraal orgaan opvang asielzoekers) en de Nederlandse Spoorwegen. Ieder schijnt in deze voorbeelden van goede wil te zijn en doet zijn of haar best. Desalniettemin ontstaat er wanorganisatie. Is daar een verklaring voor?

Volgens het door mij ontwikkelde Common Sense Development Program is het verstandig dat elke medewerker een positie heeft in een formeel overlegsysteem. Dit naast zijn of haar inbreng in het informele circuit, bijvoorbeeld via gesprekken in de kantine en bij de koffiemachine of onderling contact per telefoon. Van het overleg binnen het formele overlegsysteem, ook wel de overlegstructuur genoemd, moeten altijd notulen worden gemaakt. Ook dient de voorzitter, de manager van het team, terugkoppeling van en aan de organisatie te geven over de onderwerpen die ter sprake komen. Idealiter heerst in het formele overlegsysteem een open cultuur. Deze cultuur biedt ruimte om alle mogelijke concrete problemen en vragen aan de orde te stellen.

De situatie bij het COA

Naar mijn mening is het systematisch ontwikkelen van een kritisch en goed functionerend informeel en formeel overlegsysteem essentieel bij het voorkomen van wanorganisatie in een groep. Laten we het voorbeeld van het COA eens nader bekijken. De directeur werd beschuldigd van despotisme en moest om die reden aftreden. Er speelt nu een rechtszaak over de kwestie. Was deze beschuldiging, onderbouwd met voorbeelden en bewijzen, aan de orde gesteld in een in de organisatie functionerend formeel systeem, dan was sowieso de kans op verdere ontwikkeling van despotisme nihil geweest.

Wanorganisatie voorkomen

Bovendien zouden in een goed functionerend formeel systeem alle klachten zijn genoteerd en gedocumenteerd. Deze documentatie had dan in een rechtszaak kunnen dienen als onderbouwing van een klacht, maar ook voor het weerleggen van claims van medewerkers. ‘Kijk maar, er is over van alles geklaagd, maar nooit over despotisme’. Het meest waarschijnlijke scenario is dat met gebruikmaking van het formele systeem de wanorganisatie te voorkomen was geweest.

Oplossing zit in overlegsysteem

Alleen via een formeel overlegsysteem kunnen immers veranderingen, oplossingen en verbeteringen plaatsvinden en worden vastgelegd in de procedure. Het implementeren van een goed functionerend formeel systeem, in verbinding met een gezond informeel systeem, voorkomt wanorde in de organisatie. Naar mijn mening heeft het aan dit concrete aspect ontbroken bij het COA en is dat het daadwerkelijke onderliggende probleem. Dit is tevens de verklaring voor de wanorganisatie.

Tip

Stel uzelf de volgende twee vragen:

  1. Heeft in uw organisatie elke medewerker een plek in het formele overleg met zijn of haar team onder voorzitterschap van de betreffende manager?
  2. Heerst in alle teams een sfeer waarin medewerkers tijdens dit formele overleg alle concrete problemen op tafel kunnen leggen?

Als het antwoord op beide vragen ontkennend is, dan weet u wat u te doen staat.

Jan Pompe,
Managementfilosoof

IJsselstein 6 juni 2012

Vragen, opmerkingen? Graag! Stuur ze naar jan.pompe@axisinto.nl.