Bel ons:
030-273-4608

IT Demand Management ofwel goed opdrachtgeverschap

IT Demand Management ofwel goed opdrachtgeverschap

Een kunst op zich

Goed opdrachtgeverschap begint met een onderbouwd besluit om bepaalde IT-zaken niet (meer) zelf te doen. Maar heeft uw bedrijf wel een strategie, of minstens een beleid, voor het inschakelen van leveranciers? Wat is de scope van de dienstverlening die u wilt uitbesteden? En in welke keten zou de leverancier een rol spelen? Zo hebt u als opdrachtgever nog legio andere vragen te beantwoorden voor u begint met uitbesteden. Die antwoorden moeten bovendien door de hele organisatie worden gedragen, om problemen te voorkomen nadat het contract is getekend.

Wederzijds vertrouwen en partnerschap worden vaak genoemd als randvoorwaarden voor een succesvolle samenwerking. Die aspecten vat u niet in kwaliteitscertificaten en contracten. Veel belangrijker is het om samen te werken aan een gemeenschappelijk beeld van de bedoeling van de samenwerking en van daaruit wederzijds vertrouwen te ontwikkelen.

Mooi gezegd, maar hoe doet u dat?

De juiste eisen, keuzes en afspraken

Allereerst valt het vaak niet mee om de juiste leverancier te selecteren. Aan welke vakinhoudelijke eisen moet hij voldoen, hoe krijgt u scherp of hij daar ook aan tegemoet komt, hebt u echt iets aan CMMI Maturity Levels of ISO 9001-certificaten? En wat als u vastzit aan een Europese aanbesteding? Is er eenmaal een leverancier geselecteerd, dan staat u voor nieuwe vragen. Wat spreekt u af, wat is een zinvol contract, hoe kunt u uw vraag helder formuleren en hebt u daarbij alle stakeholders in beeld? Ook de wederzijdse verantwoordelijkheden moeten duidelijk zijn. Werkt u als partners samen of aan weerszijden van een schutting?

Basis voor een sterke business case

Dan is er de ‘proof of the pudding’. Hoe ervaren beide partijen de samenwerking? Krijgt u als opdrachtgever rapportages die iets zeggen over hoe tevreden u werkelijk bent? (Alle stoplichten op groen, maar toch werkt het niet: herkenbaar beeld?) Daarnaast is het belangrijk om vast te stellen of beide partijen krijgen wat ze nodig hebben. En is de eindgebruiker tevreden? Uiteindelijk moeten de beoogde voordelen uit outsourcing, offshoring, nearshoring of andere manieren van uitbesteding wel worden behaald. Over twee jaar wilt u nog met droge ogen naar de oorspronkelijke business case kunnen kijken. En u wilt geleerd hebben van uw ervaringen, om de volgende keer tot een betere business case te komen.

Modellen helpen deels

Er zijn in de markt geaccepteerde modellen, zoals CMMI en BiSL, die een nuttige inspiratiebron zijn bij het inrichten en organiseren van goed opdrachtgeverschap. Ze bieden een hulpmiddel om helder te krijgen wat u moet regelen. Hoe u dat dan moet regelen, is een ander verhaal en wordt aan u overgelaten. Terecht, want elke situatie is anders. Zo laat BiSL zien dat u geen ‘duurzame’ requirements voor de informatievoorziening kunt opstellen als u de strategische ontwikkelingen in het domein niet op de voet volgt. Dat klinkt logisch, maar hoeveel opdrachtgevers hebben dit strategische proces van ‘op de voet volgen’ goed geregeld en systematisch gekoppeld aan het operationele proces van ‘specificeren, ontwerpen en bouwen’? Wat moet u doen om dit wel voor elkaar te krijgen? CMMI heeft het over het afspreken van de requirements met alle relevante stakeholders. Helemaal waar, maar hoe lastig is het in de praktijk om al die stakeholders in beeld te krijgen, aan te haken en hun verantwoordelijkheid te laten nemen?

Realistisch perspectief neerzetten

Ter ondersteuning van het ontwikkelen van goed opdrachtgeverschap kan het zinvol zijn om eerst eens te kijken waar u nu staat ten opzichte van wat er nodig is voor uw organisatie om een goed opdrachtgever te zijn. Op basis van dit inzicht kunt u een realistisch perspectief voor verbetering neerzetten en stap voor stap aan de slag gaan. Het heeft geen zin een utopie voor over vijf jaar neer te zetten. De kans is groot dat u tijdens de rit last krijgt van voortschrijdend inzicht in hoe u het wilt hebben.

IT Demand Management: stap voor stap naar goed opdrachtgeverschap

Hoe belangrijk goed opdrachtgeverschap is, zien we bij Axis into Management dagelijks in onze professionele praktijk. Daarom ontwikkelden we IT Demand Management, een aanpak die erop is gericht u stap voor stap te helpen bij het ontwikkelen van goed opdrachtgeverschap. Wilt u hier meer over weten? Neem dan voor een vrijblijvend gesprek contact op met Frances van Haagen via frances.van.haagen@axisinto.nl