Bel ons:
030-273-4608

Een probleem bestaat uit processen

Een probleem bestaat uit processen

Problemen zijn te observeren, te analyseren en te verbeteren

Problemen: managers hebben er dagelijks mee te maken. Ze dienen zich aan in allerlei vormen en we zijn gewend om erover na te denken. Een probleem is echter nooit eenduidig of enkelvoudig, maar bestaat eigenlijk uit samenhangende processen. Met deze wetenschap kunnen we problemen observeren, analyseren en verbeteren.

Laten we een voorbeeld nemen. De CFO stelt in het managementteam dat de kosten te hoog zijn en benoemt dit als een probleem. Hoe is dit probleem te observeren, te analyseren en op te lossen?

Uitspraak als startpunt voor observatie

Om het probleem aan te pakken, dienen we de uitspraak van de CFO serieus te nemen en te gebruiken als startpunt van onze observatie. Daarbij kijken we behalve naar de stijgende kosten, ook naar dalende omzetten en winstmarges. We onderzoeken bijvoorbeeld hoe de situatie in de markt zich ontwikkelt. Hoe het komt dat de verkoopprijzen niet worden aangepast. Hoe de onderlinge samenwerking is en of die wellicht efficiënter kan. Welke fouten er worden gemaakt bij de productie. Of deze te voorkomen zijn en of het  machinepark wel up-to-date is. Ook kijken we welke kosten zijn gestegen en hoe deze kosten zich verhouden tot kosten bij soortelijke bedrijven.

Wat wordt er formeel en informeel gezegd?

Daarnaast is het zaak om ons oor te luister te leggen in het informele overleg en alle betrokkenen die zich met deze zaken bezighouden te interviewen. Bovendien moeten we de aspecten binnen het formele systeem aan een nader onderzoek onderwerpen. Hoe wordt er in het overleg over gesproken? Wat staat er in de notulen? En welke maatregelen zijn er al genomen? Zo ontwikkelen we gaandeweg een visie op de processen rond het probleem.

Bevindingen delen in formeel overleg

Bij een interventie brengen we onze bevindingen, en dan vooral de inconsistenties die we hebben gevonden, naar voren. Zo hebben we ontdekt dat de salesmanager de kostprijs te hoog vindt om te concurreren. Terwijl de productiemedewerkers klagen over ineffectieve samenwerking en verspilling van materiaal. We merken daarbij op dat deze punten niet terug te vinden zijn in het formele overleg. Als verbetermanager delen we deze bevindingen in het formele overleg en bevragen we het team.

Van probleem naar verbeterbare processen

Alle betrokkenen beginnen nu een verband te zien tussen de processen die samen hebben geleid tot wat de CFO het probleem noemde. Er ontstaat als vanzelf een gesprek over deze processen, zowel in het formele als in het informele systeem. De organisatie wordt zich bewust van de moeilijke situatie waar zij zich in bevindt. Nu kunnen in de teams beslissingen worden genomen die leiden tot een verbetering van de processen en dus tot de oplossing van het probleem.

We nodigen u uit om in uw eigen werk dat wat een probleem wordt genoemd eens te beschouwen en te onderzoeken als samenhangende processen. U kunt in dit verband ook lezen: over oplossingen en hun problemen.

Ik ben benieuwd naar uw reactie.

IJsselstein 22 maart 2013

Jan Pompe, Managementfilosoof

Reacties? Vragen? Graag! jan.pompe@axisinto.nl